Corte de custos: como a tecnologia auxilia na redução de papel nas empresas?

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Empresários estão sempre estudando maneiras de realizar corte de custos em suas empresas. Nesse sentido, uma medida que, invariavelmente, leva à redução de despesas em diversos aspectos é a diminuição do uso de papel.

Entretanto, uma pesquisa feita pela AIIM (Association for Information and Image Management) mostrou que, em 2015, 40% das empresas ainda possuíam seus arquivos em papel, o que se devia ao desconhecimento em relação às alternativas disponíveis.

De lá para cá, as soluções digitais vêm se tornando mais seguras e populares. Sendo assim, muitas empresas têm buscado reduzir o consumo de papel utilizando a tecnologia. Quer saber como fazer isso na sua companhia? Este post é para você! Continue a leitura e descubra!

Como o uso de documentos digitais favorece o corte de custos?

Uma empresa pode adotar um conjunto de medidas que levam à redução do uso de papel e, consequentemente, ao corte de custos. Dentre elas, podemos citar a impressão em frente e verso, a conscientização dos funcionários e, principalmente, o uso da tecnologia.

Não se trata apenas da digitalização de documentos e da troca de informações pela rede, mas sim da adoção de processos realmente digitais, envolvendo a gestão eletrônica de documentos. Diferentemente do digitalizado, o documento digital é aquele originado integralmente de forma digital.

Nesse sentido, a medida mais eficiente é a substituição do documento físico pelo digital. Esse procedimento passa por mudanças nos processos de trabalho, como a utilização de assinaturas eletrônicas, armazenamento em nuvem, emissão de notas fiscais eletrônicas, entre outras.

O resultado dessa transformação gera economia em diversos aspectos, desde a redução nos gastos com papel, toner, material de escritório, armazenamento, serviços de motoboy e até as horas de mão de obra, resultante da otimização do trabalho dos funcionários.

Otimizando tempo

Estudos da Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD) mostram que os arquivos ativos de uma empresa crescem, em média, 25% a cada ano.

Além disso, devido à desorganização desse arquivos, gestores passam o equivalente a 4 semanas por ano buscando informações.

Isso sem falar na perda e deterioração de arquivos em papel. Nas empresas brasileiras, um documento é perdido a cada 12 segundos, e funcionários perdem 2 horas por dia tentando achá-los. Isso mostra que o bom e velho método de arquivamento para a papelada é ineficiente e inseguro e sujeito a falhas humanas, condições ambientais e extravios. Além do mais, ocupa muito espaço.

Economizando dinheiro

A redução no consumo de papel representa uma grande economia financeira para as empresas, uma vez que um alto volume de impressões implica gastos com insumos — papel e toner — energia elétrica, manutenção de impressoras, espaço para armazenamento, entre outros.

Por exemplo, se uma grande empresa faz 50 mil impressões por mês, ela utiliza 100 resmas de papel (500 folhas). Considerando o preço médio de R$15,00 por resma, apenas o papel para essas impressões custa cerca de R$1.500,00 mensais.

Se usarmos a mesma base de cálculo para o toner, os números serão ainda maiores. Na melhor das hipóteses, um toner pode imprimir até 3.000 folhas.

Então, seriam necessárias 16 unidades por mês. Tendo em conta o preço médio unitário de R$ 300,00, isso levaria a uma despesa de R$ 4.800,00 só com tinta.

Somados aos gastos com papel, a despesa básica com impressão em uma grande empresa gira em torno de R$ 6.300,00 mensais, ou seja, mais de R$ 75 mil ao ano.

Como implementar uma rotina de documentos digitais em uma empresa?

O passo mais importante para implementar uma rotina de trabalho com documentos digitais em uma empresa é a mudança na forma de assinatura. A adoção das assinaturas online envolve a contratação de uma plataforma para gestão dessas transações digitais.

Por sua vez, o Portal de Assinaturas Certisign oferece diversas funcionalidades que facilitam essa prática, além de contar com a segurança e a qualidade da marca, já consolidada no mercado de identificação digital.

Assinaturas

De acordo com a MP n° 2.200-2/2001, documentos assinados pela internet têm a mesma validade jurídica daqueles que recebem uma assinatura manuscrita.

Dessa maneira, conforme os requisitos de autenticação específicos para cada tipo de documento, deve-se optar pela modalidade eletrônica ou digital.

A assinatura eletrônica reúne evidências que comprovam a identidade do signatário, não sendo necessário um certificado digital.

É indicada para documentos que tramitam no âmbito interno das empresas e são de baixo valor, como propostas comerciais, planos de saúde, formulários de RH, contratação de serviços básicos, entregas de mercadorias, notificações, entre outros.

Já a assinatura digital, obrigatoriamente vinculada a um Certificado Digital ICP Brasil, além de comprovar a autoria, garante autenticidade, integridade e não repúdio. Equivale à uma assinatura de próprio punho, já que o certificado é tido como uma identidade digital, sendo validado presencialmente e não permitindo fraudes.

Para que haja confiança pública, essa opção é mais recomendada no caso de envio de documentos para fora da rede da empresa, como contratos de alto valor, procurações, documentos contábeis, laudos técnicos etc.

Gestão e controle

Além de poder assinar documentos, o Portal de Assinaturas oferece opções que facilitam a gestão do processo de assinaturas. É possível criar fluxos de assinaturas, cadastrar pessoas envolvidas e determinar os seus papéis, assinar arquivos em lote, enviar e-mails de notificação, acompanhar e controlar os fluxos, armazenar documentos na nuvem, verificar assinaturas, entre outras funcionalidades.

Mobilidade

Após realizado o upload no site, qualquer documento pode ser assinado diretamente pelo celular, por meio do aplicativo SignApp, disponível tanto para IOS quanto para Android.

Essa opção garante mobilidade à sua empresa, podendo-se assinar contratos e outros arquivos a qualquer hora e em qualquer lugar do mundo, desde que haja conexão com a internet.

Segurança

Além disso, as assinaturas feitas no Portal de Assinaturas são protegidas por criptografia, garantindo a não violação e a não alteração do conteúdo dos arquivos.

Como vimos, o uso de soluções digitais como a assinatura eletrônica, o armazenamento em nuvem e a transmissão pela rede favorecem a redução do consumo de papel nas instituições. Essa medida resulta em um corte de gastos significativo para a empresa. Além disso, o ganho em eficiência e organização leva ao aumento da lucratividade.

Gostou deste artigo? Aproveite que está por aqui e descubra também estes 6 motivos para deixar de vez os papéis de lado. Boa leitura!

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