Cópia autenticada substitui documento original? Entenda

6 minutos para ler

O Brasil é um país essencialmente burocrático. Temos uma série de documentos importantes que precisam ser apresentados nas mais diversas situações cotidianas e por isso, muitos se perguntam se a cópia autenticada substitui o documento original.

De fato, o processo de autenticação foi criado com essa finalidade, por volta dos anos 1940. Porém, se tratando de validade de documentos não é tão simples assim. O processo ainda deixa muitas dúvidas para quem precisa apresentar documentos em estabelecimentos comerciais, por exemplo. 

Para você entender de vez como funciona a autenticação de documentos, elaboramos este post com algumas explicações e perguntas frequentes sobre o assunto. Confira!

Afinal, cópia autenticada substitui documento original?

A autenticação é, justamente, o ato de conferir a uma cópia a mesma validade de seu documento original. Dessa forma, o Tabelião atesta que a cópia autenticada é idêntica e, portanto, fiel ao original apresentado a ele. 

A princípio e de maneira geral, a cópia autenticada substitui o original. No entanto, comercialmente falando, alguns estabelecimentos solicitam os documentos originais de seus clientes para abrir uma linha de crédito ou para a contratação de um serviço, por exemplo. 

Apesar da validade das cópias autenticadas, não há nada de errado com essas exigências. Primeiro porque é prerrogativa de cada estabelecimento exigir documentos originais ou não, e segundo porque, em se tratando de relações comerciais, não existe uma lei que disponha sobre a regulamentação da apresentação de documentos. 

Portanto, embora o Tabelião tenha autoridade para atestar a autenticidade de uma cópia, isso não é garantia de que ela será sempre aceita. Mesmo porque, um documento original também pode ser negado, dependendo de sua validade e condições. Muitos estabelecimentos não aceitam documentos muito antigos, desatualizações ou deteriorados. 

Vale mencionar que, de acordo com o Decreto nº 9.094/2017, que visa desburocratizar a relação entre Estado e cidadãos, os documentos emitidos nos órgãos públicos do país estão dispensados da necessidade de autenticação. 

Que situações impedem a autenticação?

Embora o processo de autenticação de documentos seja bem simples, muitas dúvidas podem surgir quanto às condições do documento original. 

De fato, para que a autenticação ocorra sem problemas é importante que o original esteja claro, totalmente visível e sem rasuras. Um documento que passou, por exemplo, por uma inundação, dificilmente poderá ser autenticado. Assim, listamos abaixo algumas das situações em que um documento não poder ser autenticado. 

Rasuras

Tanto o documento original quanto a cópia autenticada não podem conter qualquer rasura. Um rabisco para alteração de algum dado automaticamente invalida o documento e/ou sua cópia. 

Adulterações

Marcas de raspagem, lavagem com solventes ou uso de corretores também são impedimento para autenticação, uma vez que denotam alteração do conteúdo original. 

Escrita a lápis

Caso sejam de preenchimento manual, os documentos originais precisam ser feitos e assinados a caneta, assim, suas cópias somente serão autenticadas dessa forma. 

Espaços em branco

Nenhum documento que tenha espaços grandes em branco poderá ter sua cópia autenticada, uma vez que há a possibilidade de inclusão de texto nos espaços, o que poderia facilmente adulterar informações, mudando o sentido de algumas frases do original. 

Papel térmico

Por fim, o papel térmico, aquele utilizado nas máquinas de fax, por exemplo, também inviabiliza a autenticação. Isso porque a impressão realizada nesse tipo de papel tende a se apagar com o tempo. 

Como autenticar documentos? 

Autenticar documentos é uma prática bastante comum e simples. O interessado deve comparecer a um Cartório de Notas de posse do documento original nas condições adequadas. 

Lá, um funcionário do estabelecimento, o escrevente, fará a cópia do documento e atestará que ele é autêntico, ou seja, exatamente igual ao original, colando um selo e carimbando diretamente na cópia. 

É possível fazer as cópias em outro lugar e levá-las prontas ao cartório, porém, será necessário apresentar os originais junto, para que o escrevente possa compará-los. No caso do original estar redigido em outro idioma, é necessário apresentar uma tradução em português ao cartório. 

É possível autenticar uma cópia feita da cópia autenticada? 

Apesar de o documento autenticado ter validade em solo nacional, e presumidamente substituir o original, não o faz para esse fim. Ou seja, ele não poderá ser reproduzido, gerando outras cópias autenticadas, a autenticação somente pode ser realizada a partir do documento original. 

Como saber se a cópia é, de fato, reconhecida por um cartório?

Uma cópia autenticada deve conter o selo e carimbo de autenticação, além da assinatura do escrevente. São esses 3 elementos que atestam que ela foi reconhecida por um cartório. 

Posso autenticar um documento emitido pela internet?

Em plena era digital, uma dúvida cada vez mais comum é a questão dos documentos emitidos pela internet. Ocorre que a autenticação é um processo simples, porém rigoroso, sendo uma das exigências que o documento esteja assinado e/ou carimbado pelo órgão emissor. 

Assim, documentos impressos por meio da internet podem ser recusados na hora da autenticação. Por isso, para o meio digital, a melhor opção é que os documentos sejam assinados digitalmente. 

Assinatura digital, feita com um certificado digital, é juridicamente válida no Brasil e garante a autenticidade e integridade do documento eletrônico. Embora esse tipo de assinatura não tenha validade quando impressa, ela viabiliza o envio do documento pela internet, atestando sua legitimidade. 

Com o Portal de Assinaturas da Certisign é possível assinar documentos digital e eletronicamente, com agilidade, praticidade e segurança. 

Como vimos o processo de autenticação não é difícil e a cópia autenticada substitui documento original na maioria das ocasiões. Entretanto, com a transformação digital é cada vez mais comum que as empresas emitam documentos pela internet, o que dificulta a autenticação. 

Além disso, a partir do uso da tecnologia os processos estão cada vez mais rápidos e necessitar ir ao cartório autenticar cópias pode ser um entrave a rotina operacional de uma empresa. A assinatura digital parece uma solução mais adequada aos tempos atuais, não é mesmo? 

De toda forma, é importante entender como funcionam os processos manuais. Por exemplo, você sabe qual a diferença entre autenticar documentos e reconhecer firma? Que tal descobrir agora, lendo este post

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O Brasil é um país essencialmente burocrático. Temos uma série de documentos importantes que precisam ser apresentados nas mais diversas situações cotidianas e por isso, muitos se perguntam se a cópia autenticada substitui o documento original.

De fato, o processo de autenticação foi criado com essa finalidade, por volta dos anos 1940. Porém, se tratando de validade de documentos não é tão simples assim. O processo ainda deixa muitas dúvidas para quem precisa apresentar documentos em estabelecimentos comerciais, por exemplo. 

Para você entender de vez como funciona a autenticação de documentos, elaboramos este post com algumas explicações e perguntas frequentes sobre o assunto. Confira!

Afinal, cópia autenticada substitui documento original?

A autenticação é, justamente, o ato de conferir a uma cópia a mesma validade de seu documento original. Dessa forma, o Tabelião atesta que a cópia autenticada é idêntica e, portanto, fiel ao original apresentado a ele. 

A princípio e de maneira geral, a cópia autenticada substitui o original. No entanto, comercialmente falando, alguns estabelecimentos solicitam os documentos originais de seus clientes para abrir uma linha de crédito ou para a contratação de um serviço, por exemplo. 

Apesar da validade das cópias autenticadas, não há nada de errado com essas exigências. Primeiro porque é prerrogativa de cada estabelecimento exigir documentos originais ou não, e segundo porque, em se tratando de relações comerciais, não existe uma lei que disponha sobre a regulamentação da apresentação de documentos. 

Portanto, embora o Tabelião tenha autoridade para atestar a autenticidade de uma cópia, isso não é garantia de que ela será sempre aceita. Mesmo porque, um documento original também pode ser negado, dependendo de sua validade e condições. Muitos estabelecimentos não aceitam documentos muito antigos, desatualizações ou deteriorados. 

Vale mencionar que, de acordo com o Decreto nº 9.094/2017, que visa desburocratizar a relação entre Estado e cidadãos, os documentos emitidos nos órgãos públicos do país estão dispensados da necessidade de autenticação. 

Que situações impedem a autenticação?

Embora o processo de autenticação de documentos seja bem simples, muitas dúvidas podem surgir quanto às condições do documento original. 

De fato, para que a autenticação ocorra sem problemas é importante que o original esteja claro, totalmente visível e sem rasuras. Um documento que passou, por exemplo, por uma inundação, dificilmente poderá ser autenticado. Assim, listamos abaixo algumas das situações em que um documento não poder ser autenticado. 

Rasuras

Tanto o documento original quanto a cópia autenticada não podem conter qualquer rasura. Um rabisco para alteração de algum dado automaticamente invalida o documento e/ou sua cópia. 

Adulterações

Marcas de raspagem, lavagem com solventes ou uso de corretores também são impedimento para autenticação, uma vez que denotam alteração do conteúdo original. 

Escrita a lápis

Caso sejam de preenchimento manual, os documentos originais precisam ser feitos e assinados a caneta, assim, suas cópias somente serão autenticadas dessa forma. 

Espaços em branco

Nenhum documento que tenha espaços grandes em branco poderá ter sua cópia autenticada, uma vez que há a possibilidade de inclusão de texto nos espaços, o que poderia facilmente adulterar informações, mudando o sentido de algumas frases do original. 

Papel térmico

Por fim, o papel térmico, aquele utilizado nas máquinas de fax, por exemplo, também inviabiliza a autenticação. Isso porque a impressão realizada nesse tipo de papel tende a se apagar com o tempo. 

Como autenticar documentos? 

Autenticar documentos é uma prática bastante comum e simples. O interessado deve comparecer a um Cartório de Notas de posse do documento original nas condições adequadas. 

Lá, um funcionário do estabelecimento, o escrevente, fará a cópia do documento e atestará que ele é autêntico, ou seja, exatamente igual ao original, colando um selo e carimbando diretamente na cópia. 

É possível fazer as cópias em outro lugar e levá-las prontas ao cartório, porém, será necessário apresentar os originais junto, para que o escrevente possa compará-los. No caso do original estar redigido em outro idioma, é necessário apresentar uma tradução em português ao cartório. 

É possível autenticar uma cópia feita da cópia autenticada? 

Apesar de o documento autenticado ter validade em solo nacional, e presumidamente substituir o original, não o faz para esse fim. Ou seja, ele não poderá ser reproduzido, gerando outras cópias autenticadas, a autenticação somente pode ser realizada a partir do documento original. 

Como saber se a cópia é, de fato, reconhecida por um cartório?

Uma cópia autenticada deve conter o selo e carimbo de autenticação, além da assinatura do escrevente. São esses 3 elementos que atestam que ela foi reconhecida por um cartório. 

Posso autenticar um documento emitido pela internet?

Em plena era digital, uma dúvida cada vez mais comum é a questão dos documentos emitidos pela internet. Ocorre que a autenticação é um processo simples, porém rigoroso, sendo uma das exigências que o documento esteja assinado e/ou carimbado pelo órgão emissor. 

Assim, documentos impressos por meio da internet podem ser recusados na hora da autenticação. Por isso, para o meio digital, a melhor opção é que os documentos sejam assinados digitalmente. 

Assinatura digital, feita com um certificado digital, é juridicamente válida no Brasil e garante a autenticidade e integridade do documento eletrônico. Embora esse tipo de assinatura não tenha validade quando impressa, ela viabiliza o envio do documento pela internet, atestando sua legitimidade. 

Com o Portal de Assinaturas da Certisign é possível assinar documentos digital e eletronicamente, com agilidade, praticidade e segurança. 

Como vimos o processo de autenticação não é difícil e a cópia autenticada substitui documento original na maioria das ocasiões. Entretanto, com a transformação digital é cada vez mais comum que as empresas emitam documentos pela internet, o que dificulta a autenticação. 

Além disso, a partir do uso da tecnologia os processos estão cada vez mais rápidos e necessitar ir ao cartório autenticar cópias pode ser um entrave a rotina operacional de uma empresa. A assinatura digital parece uma solução mais adequada aos tempos atuais, não é mesmo? 

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