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Benefícios de ter controles internos e gestão de riscos na empresa

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Quando se fala em controles internos e gestão de riscos de uma empresa, o assunto pode soar burocrático ou complicado, mas, na verdade, independentemente de ser pessoa física ou jurídica, os dois temas precisam de atenção e dedicação especial. Para uma companhia, por exemplo, o gerenciamento de riscos pode evitar prejuízos financeiros, sociais, operacionais e até de imagem (reputação).

É nesse contexto que os controles internos são mais necessários. A equipe responsável por esse controle atua em conjunto com a equipe responsável pela gestão de riscos para garantir que todas as informações e recursos dos quais a empresa dispõem estão corretos e a salvo de ameaças externas. Quer entender mais sobre o assunto? Conheça alguns benefícios a seguir.

Mapeando os riscos

A atuação da gestão de riscos é global, isto é, uma de suas razões de existir é a possibilidade de identificar possíveis falhas em processos que, como consequência, gerem danos para a companhia. Isso vale para todas as áreas, da Qualidade ao setor de Recursos Humanos.

Se, por exemplo, a área comercial tem o lançamento de um produto previsto em seu planejamento, mas um de seus fornecedores descumpre o prazo preestabelecido, de forma a prejudicar todo o cronograma, o que fazer? Desistir de lançar? Cortar relações com o parceiro? Demitir o responsável pela negociação?

A gestão de riscos entra em ação para solucionar conflitos como esse, que são indesejáveis, mas totalmente possíveis de acontecer. E, dependendo da situação, a reação precisa ser imediata, ou os riscos (e consequências) são catastróficos para a empresa. O time de gestão deve trabalhar em parceria com todos os setores, conhecer todos os processos, porque a avaliação e o acompanhamento do pessoal é o que vai permitir a melhoria contínua.

Reconhecendo as oportunidades

Gerenciar os riscos também favorece o aparecimento de novas oportunidades. Durante a revisão de um procedimento, é possível não só encontrar novas formas de fazê-lo, otimizando tempo e produtividade, mas também proporcionar mais efetividade e funcionalidade dentro da companhia.

A mesma prática é válida para os controles internos e, a partir de uma ótica pontual, pode-se encontrar maneiras inovadoras de economizar recursos, de ter dados contábeis mais exatos e dar mais segurança para o patrimônio da organização.

Zelando pela independência dos processos

Os controles internos e gestão de riscos são construídos à base de muito conhecimento teórico sobre o modelo de gestão, as pessoas, os sistemas utilizados e, claro, os processos. Esse é o primeiro passo para organizá-los. Mas, o que vem depois dessa estruturação? Eventualmente as políticas criadas se tornam dependentes de seus criadores. Como fazer para garantir sua independência?

Uma dica válida para alcançar esse objetivo é saber qual ponto deve ser trabalhado primeiro. Supondo que sua empresa está crescendo, conquistando espaço no mercado, já tem uma quantidade considerável de empregados e você começa a sentir falta de um controle mais rígido e seguro para diminuir os riscos. Então, inicialmente, vai organizar os critérios do gerenciamento de riscos e descobrir as ameaças de cada operação e, em seguida, pensar nos controles, certo? Mas não é bem por aí!

Na verdade, é durante a análise de cada processo, procedimento ou política, que seus perigos devem ser enumerados e estudados, para construir seu plano de ação correspondente. Esse é um dos motivos pelo qual os controles internos e o gerenciamento dos riscos dependem um do outro. Independentemente do segmento ou tamanho da organização, eles precisam coexistir para a sustentabilidade do negócio.

Implementando os controles internos

Já foi explicada a importância e os benefícios dos controles internos. Agora, saiba como colocá-los em prática no ambiente organizacional.

Auditoria interna

Organizar auditorias internas periódicas é indispensável para o bom funcionamento da companhia. É por meio dela que documentos, políticas e processos são revistos e atualizados. Elas são importantes não apenas sob ponto de vista fiscal, mas também para criar uma cultura de padronização.

É comum que os setores, mediante uma auditoria, se esforcem para regularizar (ou maquiar) seus documentos a fim de mantê-los no padrão exigido e serem bem avaliados. Por isso, preocupe-se, ainda, com a manutenção dessas auditorias e em conscientizar as equipes e suas lideranças sobre o porquê é essencial para a funcionalidade do negócio.

Treinamentos

Falando em conscientização, paralela à implementação das auditorias, recomenda-se alinhar com a área de Recursos Humanos ou a de Qualidade sobre a necessidade de promover um calendário de capacitação, com foco na estratégia por trás dos controles internos.

Esses treinamentos são importantes para aumentar o engajamento e informar sobre o novo momento da empresa. Certifique-se de que serão efetivos e estratégicos.

Gestão de terceiros

A cadeia de relacionamentos de uma companhia é um de seus pontos fortes, mas pode se tornar um ponto fraco se não houver critérios e políticas bem definidas para a elaboração dos contratos. A relação com os fornecedores e com os prestadores de serviços deve ser transparente, honesta e documentada.

Como tem sido registrado o vínculo de trabalho entre sua empresa e seus parceiros? Avalie essa questão e tome as providências cabíveis para sua regularização.

Implementando a gestão dos riscos

Com os controles internos definidos, é hora de analisar quais riscos podem prejudicar sua execução regular. Conheça, abaixo, algumas práticas para implementar inicialmente.

Gestão de pessoas

Quando se fala em gerenciar riscos, isso não se restringe a processos. As pessoas estão por trás de todas as fases e elas merecem destaque nessa implementação. Por isso, o próprio processo de recrutamento e seleção já deve considerar quais perfis são mais adequados para a vaga aberta.

Isso pode soar redundante, mas o contrário acontece com freqüência devido à falta de cautela nos processos seletivos. O profissional responsável deve realizar provas práticas e testes para assegurar a aderência do candidato e, assim, evitar prejuízos, retrabalhos e turnover (Rotatividade de pessoal).

Análises e monitoramento de resultados

O processo de gestão de riscos exige a participação de todas as áreas da empresa. Naturalmente, são os responsáveis pelos processos que os conhecem melhor e podem ajudar a equipe de Qualidade a identificar os riscos e montar o plano de ação para revertê-los.

As análises qualitativas e quantitativas permitem uma investigação precisa dessa primeira fase. Além delas, o ideal é definir alguns indicadores de desempenho e resultados para acompanhar como os perigos e ameaças estão, diante da conjuntura atual.

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