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Controle de férias online beneficia a empresa e o colaborador: saiba como fazer

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O controle no departamento de Recursos Humanos é fundamental em uma organização. Todos os dados cadastrais e informações importantes são geridos pelo RH, e para que o fluxo de trabalho seja efetivo e prático, a adoção de tecnologias se torna primordial, um exemplo disso é o controle de férias online.

Ela visa facilitar o planejamento e o controle dos processos referentes à liberação de férias para os colaboradores de maneira coordenada. Isso traz benefícios para que a empresa não tenha problemas como gargalos e processos legais, bem como maior transparência e simplicidade no controle dos dias de férias já utilizados.

Pensando nisso, vamos abordar como o controle de férias online auxilia a empresa e os colaboradores. Confira!

O que é o controle de férias online?

Normalmente, a rotina de departamento pessoal é marcada com muitos pedidos de licença com aprovação pendente. Logo, personalizar o tipo de férias e os benefícios da sua organização libera o setor desse aborrecimento. O controle de férias online permite que você configure seu sistema conforme necessário.

Também facilita o cálculo de permissões de licença, dias de transição e saldos pendentes. Se você tiver escritórios em várias regiões pode ter um controle integrado. Tudo isso é possível por meio de um software especializado. As solicitações, consultas e aprovações são executas em um único local, reduzindo a burocracia e a incidência de erros.

Sendo assim, o controle de férias online é um excelente maneira de otimizar o ambiente de trabalho em uma plataforma de fácil acesso e com total transparência para todos os envolvidos na organização. O relacionamento e a gestão de pessoal fica mais fluida e satisfatória, pelo fato de gerar mais produtividade e respostas consistentes.

Quais os benefícios dessa prática para a empresa e o colaborador?

Agilidade

Processos ágeis são a meta de qualquer setor e no RH não seria diferente, com a adoção do controle de férias online o fluxo de trabalho se torna muito mais eficiente. Isso porque em poucos cliques tanto os profissionais de Recursos Humanos podem operar o sistema de acordo com sua demanda, economizando tempo e locomoção.

Relatórios

Outro ponto é o fornecimento de relatórios abrangentes que resumem os dias de férias de cada colaborador e os dias restantes. Juntamente à folha de pagamento é possível calcular os dias de pagamento ou exclusão de cada funcionário, e os administradores e gerentes também podem obter relatórios para toda a organização ou departamento.

Planejamento e gestão de férias

Um planejamento bem definido viabiliza a gestão correta de todas as etapas das férias em que os colaboradores estão. Com poucos cliques os detalhes são exibidos como fila de férias, solicitações a serem aprovadas e checagem das férias marcadas. Tudo isso é feito em tempo real via Internet, atualizando todos os status e enviando notificações caso necessário.

Como o controle de férias online funciona?

O controle de férias online funciona de maneira a estabelecer um padrão de controle em toda a organização. Ele substitui o uso de papel e procedimentos isolados que trazem maior demanda de tempo e refeituras. Os processos são automatizados para melhorar a eficiência do fluxo de trabalho e registro das férias.

Ou seja, os dados são inseridos no sistema e depois são processados automaticamente sem a necessidade de intervenção humana. De acordo com o tipo de negócio e procedimentos internos o controle de férias online é configurado. Por exemplo, uma empresa precisa delimitar quantos colaboradores podem tirar seu período de férias sem causar perda na produção.

Logo, se um determinado número de profissionais que já solicitaram e tiveram seus requerimentos aprovados forem igual ao limite estabelecido para aquele setor e período, aquela data não estará mais disponível para outros. Manualmente essa tarefa seria muito mais demorada e dispendiosa.

Por isso, um controle de férias online funciona muito bem para resolver questões corriqueiras referentes ao setor de Recursos Humanos na organização. Vale ressaltar que ele acaba com filas e formulários em papel para preenchimento manuscrito.

Quais processos podem ser feitos de forma mais automatizada?

Cálculo de férias

O pagamento de férias se torna muito mais simples e rápido quando feito em um controle de férias online. Basta manter os dados dos salários dos profissionais da empresa atualizados e os benefícios concedidos, que o sistema entrega todos os valores. Isso reduz o trabalho manual e lento, assim como a incidência de erros de cálculos. Outro ponto é a integração com a contabilidade, visando a troca de informações imediatas.

Agendamento

No modo convencional, o agendamento de férias é feito manualmente em planilhas eletrônicas isoladas. Com o controle de férias online o colaborador solicita em qual momento ele deseja tirar seu período de descanso remunerado, sem intermediação de um integrante do RH. De acordo com a lei atual, ele pode tirar os 30 dias corridos ou dividir em até 3 períodos. A data da solicitação e o aviso são registrados para comprovar a ação.

Aprovação

Quando o profissional solicita seu período de férias, o departamento pessoal e o gestor da área em que ele faz parte são notificados. Caso ocorra algum impeditivo a aprovação pode ser indeferida, caso contrário ela será aprovada. A notificação é feita por e-mail e também exibida na plataforma de controle de férias online.

Histórico

O histórico é um relatório completo com todos os registros de férias que o colaborador já teve. Isso permite ter um acompanhamento do período em que novas férias podem ser requeridas e os detalhes de cada descanso remunerado já recebido. Os principais dados encontrados são:

  • nome;
  • cpf;
  • cargo;
  • setor;
  • status de férias (solicitada, aprovada, finalizada);
  • valor do abono das férias;
  • data de início e fim das férias.

Dessa forma, todo o controle é alcançado mediante um software de gestão de RH que ofereça em seus módulos essa ferramenta de controle de férias online. A eficiência operacional proporcionada por um sistema integrado libera os profissionais do RH para atividades estratégicas de tomada de decisão e inovação.

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