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Importância de se ter um bom controle de contratos na empresa

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Ter um bom controle de contratos no ambiente corporativo é fundamental para a continuidade dos negócios. Sem esse cuidado prático, podem ocorrer vários problemas em atender as exigências das normas vigentes e as demandas dos clientes internos. Isso envolve risco de multas, perdas de clientes e parceiros que, definitivamente, nenhum gestor deseja passar.

O controle de contratos pode garantir o cumprimento do acordo para ambas as partes, bem como ter uma base consistente para a tomada de ações específicas como monitoramento da execução contratual e possíveis oportunidade de renovações. Isso eleva a confiança da equipe envolvida nos processos, evitando gargalos e burocracia.

Pensando nisso, falaremos, neste artigo, da importância de ter um bom controle de contratos dentro dos negócios. Confira:

A gestão de contratos

Grande parte dos gestores ainda imagina que a gestão de contratos se limita à tarefa de arquivamento dos contratos após o acordo firmado com as partes. No entanto, um controle de contrato eficiente abrange diversos aspectos estratégicos, justamente para ter um acompanhamento firme e eficiente de todas as etapas que compõem o fluxo de documentos na empresa.

A gestão de contratos corporativos refere-se a um termo geral para uma série de ações, tais como estabelecimento, desempenho, modificação, dissolução, transferência, rescisão, revisão, supervisão e controle de contratos. A conclusão, desempenho, modificação, transferência e rescisão também são parte importante de toda essa engrenagem.

A revisão, supervisão e controle são os meios de gerenciamento de contratos, que deve ser amplo, sistemático e dinâmico em todo o ciclo de vida dos documentos. Todo o processo começa com a negociação, elaboração, assinatura e vigência até o vencimento do contrato. Portanto, é fundamental adotar boas práticas que viabilizem um bom controle de contratos na organização.

A importância do controle de contratos

O controle de contratos é fundamental em um mercado cada vez mais dinâmico, que exige processos ágeis e bem definidos. A ideia é que todos os departamentos envolvidos no conteúdo dos termos do contrato devam ser gerenciados em conjunto. A dinâmica é buscar uma mudança em todo o processo de conformidade.

Em particular, é preciso compreender as mudanças que envolvem modificar, complementar ou suspender e terminar o contrato no tempo. Esse controle favorece a agregação de valor e permite que haja clareza entre todos os envolvidos.

Destacamos, logo abaixo, os principais postos favoráveis à gestão documental dos setores empresariais.

Possibilidade de aumentar o poder de negociação

Por meio do controle de contratos o poder de negociação aumenta. Isso se dá pelo maior domínio de todo o processo contratual. Por exemplo, saber antecipadamente quando o contrato vai expirar permite que seja feito um levantamento prévio do perfil do contrato e a perspectiva do cliente. Dessa forma, fica muito mais fácil chegar ao ponto-chave em uma negociação de maneira decisiva.

Aprimorar o controle dos vencimentos

O ciclo de vida do contrato precisa ser acompanhado sem falhas. Se as datas não forem devidamente registradas, não haverá notificação, nem controle sobre períodos para encerramento ou renovação contratual. Tendo esses registros feitos corretamente, nenhum vencimento passará despercebido, abrindo possibilidades de renegociações mais favoráveis com os clientes e parceiros.

Melhor verificação do cumprimento das cláusulas estabelecidas

Todo tempo é valioso quando se trata do ambiente de mercado. O controle de contratos proporciona a verificação do cumprimento das cláusulas estabelecidas. Afinal, não é apenas apanhar assinaturas e guardar o documento. Sua execução precisa ser avaliada, trazendo confiabilidade e segurança jurídica, principalmente na gestão de contratos com fornecedores.

Ferramentas para realizar o controle de contratos

É muito difícil fazer um bom controle de contratos sem o apoio de ferramentas que automatizem e facilitem o trabalho. Como os ciclos tecnológicos estão cada vez mais rápidos, o mercado oferece diversas possibilidades que abrangem vários ramos empresariais. Veja, logo abaixo, as principais ferramentas para essa finalidade. Confira!

Sistema em nuvem

Com a digitalização, existe uma maior facilidade em gerar grande volume de dados e e, também, de poder guardá-los sem grandes esforços. Um sistema em nuvem fornece uma infraestrutura de servidores de dados externos que alocam de forma segura todos os contratos. Cópias de segurança são geradas para que o cliente possa acessar todos as informações sem perdas e também recuperem arquivos localmente em seu dispositivo.

Portal de Assinaturas

O Portal de Assinaturas é uma ferramente bem completa para realizar o controle de contratos. Além dela oferecer o armazenamento na nuvem, ele também fornece assinaturas digitais com a mesma validade jurídica de uma assinatura registrada em cartório. Níveis de permissões de acesso garantem maior controle sobre os usuários, sem contar que as versões anteriores dos arquivos podem ser visualizadas para fins de verificação e envio totalmente online.

Padronização interna

Não adianta ter bons recursos tecnológicos sem uma cultura interna de engajamento e padronização do modo de trabalho. Quando o time de profissionais interagem e compreendem que o sistema pode trazer resultados a partir de boas práticas de uso, os ganhos são perceptíveis. Isso eleva a produtividade e adequação aos modos mais atuais de execução do controle de contratos da empresa, bem como o aproveitamento da capacidade de inovação da equipe.

Relatórios periódicos

Os relatórios são uma ferramenta que permite mensurar os impactos de cada contrato fechado. Afinal, uma grande quantidade de acordos assinados não são garantia de altos índices de receita. Um software ou plataforma de gestão de contratos pode gerar relatórios precisos com base no cruzamento de dados dos negócios da empresa.

Isso auxilia na tomada de decisão estratégica e controle financeiro. Afinal, ter informações precisas disponíveis a qualquer momento é um princípio que potencializa ajustar os rumos da empresa rapidamente.

Dessa maneira, o controle de contratos se mostra fundamental para as empresas. Lembrando que as maneiras de obter e executar essa tarefa são possíveis desde o uso de planilhas eletrônicas personalizadas a sistemas de gestão de contratos especializados. Isso vai depender das demandas da empresa e o orçamento livre para investir.

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