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Contrato eletrônico: 5 dicas para garantir mais segurança

Contrato eletrônico: 5 dicas para garantir mais segurança
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Se a tecnologia é cada vez mais parte da vida de todas as pessoas, como podemos deixar de fora da inovação algo tão importante, como a gestão de contratos? Atualmente, ela é fundamental para que as empresas ganhem mais tempo e produtividade e para que todas as partes envolvidas tenham mais segurança em suas negociações e operações.

Mas, afinal, você sabe o que é o contrato eletrônico? Tem ideia de como funciona o amparo legal a essa ferramenta? Neste post, vamos tirar as suas dúvidas sobre esse assunto e dar as melhores dicas sobre segurança na gestão de contratos digitais. Continue a leitura e elimine a burocracia da sua vida!

O que é o contrato eletrônico?

Com o desenvolvimento das ferramentas de assinatura digital, cada dia mais, as pessoas passam a usar a internet para assinar documentos sem ter de sair de casa ou do escritório. Isso porque, da forma como ela é feita, atendendo aos requisitos legais, ela tem validade jurídica e não há mais necessidade da ida a um cartório para a autenticação dessa assinatura.

O contrato digital, então, nada mais é do que um documento formalizando uma negociação entre duas ou mais partes, mas sem a necessidade do uso do papel e da assinatura física, com reconhecimento de firma, para a sua formalização. O que garante a validade dele é a criptografia dos dados e as formas de verificação que as ferramentas disponíveis na internet permitem.

Tudo isso faz com que o seu tempo seja poupado e, por consequência, haja real economia de dinheiro. Além disso, as empresas podem livrar-se de uma grande papelada, que envolvia funcionários para fazer a gestão e organização dos documentos e muito espaço para arquivá-los.

Qual a segurança jurídica do contrato eletrônico?

A legislação brasileira garante que os documentos digitais e o comércio eletrônico sejam aceitos e validados juridicamente. Tudo começou com a criação de dois projetos de lei, ainda em 1999, sobre o assunto e com a evolução deles, em 2001, com o desenvolvimento do PL 4906, mais completo.

Contudo, por incrível que possa parecer, nenhum deles ainda foi aprovado e, por isso, houve a necessidade de se criar a Medida Provisória número 2200/2001, que respalda, atualmente, a formalização do contrato eletrônico e de outros documentos que utilizam a assinatura digital. Com ela, foi criado o Comitê Gestor de Infraestrutura de Chaves Públicas (CG ICP-Brasil), que é responsável pela certificação digital no Brasil.

Existem características importantes que servem para dar validade jurídica a um documento e são elas que devem ser observadas na hora de aceitar um contrato eletrônico, por exemplo. São elas: autenticidade, ou seja, a verificação da autoria e da assinatura; integridade, que é a comprovação de que ele não foi adulterado; e a tempestividade, ou seja, a checagem da época de produção do documento.

Assim, se o documento digital apresentar essas três características, deve ser validado juridicamente com segurança.

Quais os benefícios de usar essa forma de contrato?

Como podemos perceber, há uma série de vantagens no uso da assinatura digital para a validação de documentos e contratos eletrônicos. Vamos conhecê-las? Veja a lista abaixo:

  • a velocidade da redação e transmissão do documento é muito maior, diminuindo o tempo e os custos da operação;
  • a duplicação de um documento eletrônico não é considerada cópia, mas validada como original, pois a assinatura digital já é autenticada por causa do certificado digital;
  • é muito mais simples o processo de recuperação de dados e de arquivamento de documentos eletrônicos;
  • você pode usar a nuvem para arquivar os seus documentos, eliminando a necessidade de espaço físico e diminuindo os seus custos;
  • além de ter uma operação mais sustentável, reduzindo o uso de papel, não há mais problemas com a deterioração de documentos e possível perda de informações importantes.

Quais as dicas para a segurança do contrato eletrônico?

Para que a gestão de documentos digitais seja eficiente e segura, é preciso tomar certas medidas de precaução. Veja algumas dicas para que haja segurança no uso de contrato eletrônico na sua empresa!

1. Identificação

No caso do contrato eletrônico, identificar as partes envolvidas de forma adequada é tão importante quanto no documento físico. Ou seja, todos os dados devem estar preenchidos sem erros para que eles não possam ser invalidados no futuro. Além disso, você deve ter certeza de que as pessoas que vão assinar o contrato têm capacidade jurídica para tal.

É preciso garantir que as informações mais importantes, como os dados do representante da empresa, estejam no documento e se a pessoa designada a assinar o contrato tem autonomia para fazer essa operação — o nome dela, então, deve estar no contrato social da empresa que representa.

2. Leitura atenta

Você deve prestar muita atenção à leitura do objeto do contrato. Isso porque, como mencionamos, uma das características que tornam um documento válido juridicamente é a sua integridade, ou seja, a garantia de que ele não terá o seu conteúdo alterado.

Dessa forma, se houver necessidade de alguma mudança no escopo do contrato, será mais seguro que sejam feitos aditivos contratuais com os ajustes necessários.

3. Plataforma de assinaturas

Procure uma empresa que possa atendê-lo e ajudá-lo a fazer a gestão dos seus documentos. Além disso, uma plataforma de assinaturas vai fazer com que você gerencie, assine e envie documentos digitais com total validade jurídica. Com a tecnologia da certificação digital, todos os seus documentos importantes, como o contrato eletrônico, terão segurança e a possibilidade de fraude reduzida.

A assinatura digital usa o Certificado Digital ICP-Brasil e equivale à sua assinatura de próprio punho quando usada nos documentos digitais, sem necessidade de passar por um cartório. Além disso, ela garante o não repúdio, ou seja, o signatário não pode negar a sua autoria.

É possível também utilizar uma assinatura eletrônica para autenticar sua assinatura em contratos eletrônico. Seu uso também é valido juridicamente, porém, nesta modalidade, não é utilizado um certificado digital.

4. Direitos, deveres e cláusulas de cancelamento

Assim como em um documento físico, no contrato eletrônico, devem estar claros os direitos e deveres de todas as partes envolvidas, especificando as obrigações da contratada e da contratante. Além disso, as cláusulas de cancelamento ajudam a resguardar as partes contra o descumprimento de termos do contrato, protegendo todos os interessados.

5. Tempo de contrato

Seu contrato digital deve ter uma validade estabelecida, determinando um prazo de término em que haja consenso entre as partes. Quando ele for por prazo indeterminado, deve especificar os termos de renovação e os aditivos, caso sejam necessários.

O contrato digital tem tanto a validade jurídica como as características mais importantes para garantir a segurança das partes envolvidas que o documento físico. A vantagem é que você poderá reduzir o tempo de elaboração dele, além dos seus custos e melhorar as suas formas de armazenamento.

Quer saber mais sobre como garantir a segurança jurídica de documentos importantes? Então, leia mais este artigo!

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