Dicas de Gestão

Contrato digital: descubra as 6 melhores práticas

Entenda como a gestão de contratos evolui com a tecnologia e descubra as 6 melhoras práticas sobre contrato digital.
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Nos últimos anos, as novas tecnologias passaram a fazer parte do nosso dia a dia, criando novos hábitos e simplificando alguns processos. Situações burocráticas como a assinatura de um contrato se tornaram fáceis de serem realizadas.

O recurso da assinatura digital permite que as pessoas assinem um documento sem sair do seu ambiente de trabalho. Situações como viagens e o deslocamento até o cartório para reconhecer firma de uma assinatura ou firmar um contrato estão sendo deixadas de lado.

A eliminação da burocracia, a praticidade, a agilidade e a segurança são algumas das principais vantagens da adoção do uso de um contrato digital. A criptografia dos dados e as múltiplas formas de verificação garantem a validade jurídica do documento.

O contrato digital já é um recurso amplamente utilizado, podendo encontrá-lo, até mesmo, em contratos de aluguéis. Não fique por fora dessa novidade: leia este artigo e descubra as 6 melhores práticas do contrato digital.

1. Identificar as partes envolvidas

Uma das informações mais importantes de um contrato são as partes envolvidas. É preciso preencher os dados corretamente, evitando que erros simples possam anular o acordo realizado.

No caso de contratos empresariais, deve-se observar se as partes têm capacidade jurídica para celebrarem um contrato. Esse procedimento é utilizado para garantir que o contrato tenha validade, evitando sua nulidade ou interdição (total ou parcial sem assistência).

Informações como razão social, endereço completo da sede (logradouro, bairro, cidade, estado e CEP), dados do representante da empresa e, principalmente, o número do cartão CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) devem ser inseridas no documento digital.

Verifique, também, se a pessoa responsável por assinar o documento tem autonomia para tal. Uma simples leitura do contrato social e das atas de reuniões permite a confirmação dessa informação.

2. Preste atenção no objeto do contrato

O objeto do contrato nada mais é do que um resumo do serviço que será prestado pela contratada à contratante. Por mais que a empresa seja conhecida e o seu serviço for o principal motivo para a execução do contrato, é fundamental garantir a sua presença do documento assinado.

Dessa maneira, as partes se resguardarão contra possíveis mudanças de escopo. O trabalho a ser executado deve ser o especificado no contrato. Não é raro nos depararmos com situações que exigem a mudança do escopo, aumentando ou diminuindo quantitativos e, em alguns casos, incluindo itens.

Para regularizar essa situação, deve-se elaborar aditivos contratuais, negociando o escopo das novas atividades e realizando os ajustes necessários. Essa maneira agradará as partes envolvidas.

3. Esteja atento aos direitos e deveres de cada uma das partes

Os direitos e deveres de cada uma das partes é outra prática a se prestar atenção em um contrato digital.

A cláusula referente às obrigações da contratada, por exemplo, deve especificar os serviços que serão fornecidos e as demais regras estabelecidas no processo de negociação. Assim, torna-se possível evitar surpresas durante a prestação do serviço. O sigilo em informações confidenciais também deve ser incluído nessa cláusula.

Em contrapartida, a contratante também tem suas obrigações. É preciso garantir que a empresa arcará com os compromissos e condições firmadas, para conseguir se beneficiar do produto/serviço a ser executado.

4. Defina o tempo de contrato

Como você deve estar percebendo, o contrato digital tem as mesmas informações e cláusulas de um contrato físico. Sendo assim, é fundamental definir o tempo de contrato.

O contratante e o contratado devem buscar um prazo consensual, estabelecendo uma data limite para que as atividades sejam finalizadas. É comum que a vigência seja compatível com o tipo de contrato escolhido, mas não quer dizer que a relação se findará ao seu término.

Existem contratos em que o prazo é indeterminado. Situações como a contratação de um software ou a execução de um serviço constante são bons exemplos.

Porém, existem contratos que são de experiência ou têm fases de execução. Nesse caso, é imprescindível especificar os termos e estipular uma data de renovação, evitando a utilização de renovações automáticas. Aditivos podem ser utilizados para estender a sua duração, caso seja viável.

5. Atente-se às cláusulas de cancelamento

Certamente, pensar e analisar as cláusulas de cancelamento não são situações costumeiras no processo de assinatura de um contrato. Afinal, ninguém assina um documento pensando em cancelá-lo, não é mesmo?

No caso de um contrato digital, é preciso se resguardar contra o descumprimento de cláusulas. A melhor maneira para fazê-lo é garantir a proteção dos interesses defendidos e utilizar penalizações. É comum a utilização de cláusula penal, estabelecendo a aplicação de multas caso ocorra o descumprimento contratual.

Obviamente, deve haver uma igualdade de condições, permitindo a criação da cláusula penal para os dois lados presentes na negociação.

6. Use e abuse do contrato digital

O contrato digital é um recurso valioso e que, certamente, veio para ficar. A sua praticidade e a agilidade adquirida são vantagens consideráveis.

A assinatura de um contrato físico pode durar semanas, necessitando de alguns gastos como o envio de documentos pelos correios e o reconhecimento de firmas em cartórios. Por outro lado, a assinatura de um contrato digital pode ser realizada em questão de minutos ou horas.

É válido ressaltar que um contrato digital tem a mesma validade jurídica de um contrato físico. A única diferença entre eles é que todo o processo pode ser realizado pela tela do computador ou por meio de tablets e smartphones, evitando a impressão e a assinatura manual.

O processo de autenticação das assinaturas e o armazenamento do contrato também serão realizados em meios eletrônicos. Entretanto, para utilizar esse tipo de contrato, é preciso cumprir alguns pré-requisitos, como a contratação de plataformas especializadas em assinatura digital,  como o Portal de Assinaturas.

O Portal de Assinaturas garante a autenticidade das assinaturas, tornando o contrato válido. Somente contratos assinados por meio de plataformas credenciadas terão validade jurídica.

O contrato digital é uma tecnologia que mudará a forma como os negócios são realizados, em todo o mundo. A praticidade e a rapidez dessa alternativa fará com que projetos possam ser iniciados mais rapidamente, eliminando toda a burocracia que atrapalha o desenvolvimento das atividades.

E aí, gostou do nosso artigo? O que achou das melhores práticas que fornecemos sobre contrato digital? Que tal conhecer, agora, o que é como fazer uma assinatura digital no Portal? Essa será mais uma forma de otimizar seu tempo, podendo focar no que realmente importa. Não deixe para depois!

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