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5 fatores que definem o portal de assinaturas como uma ferramenta essencial para sua empresa

6 minutos para ler

A gestão inteligente de uma empresa passa por uma série de mudanças, desde as comportamentais até aquelas mais estruturais, que dependem de análise, planejamento e organização. Uma forma de ajudar o gestor nesse processo é contratar Portal de Assinaturas para o gerenciamento de documentos digitais, por meio de assinatura digital e outras funcionalidades importantes.

Essa decisão tem efeitos altamente positivos no negócio, contribuindo com o aumento da produtividade das equipes, a tomada de decisões mais certeiras e economia. Por consequência, o que a empresa sente ao iniciar essa transformação e automatizar seus processos é, em médio e longo prazos, uma maior rentabilidade, por meio da atuação estratégica de seus colaboradores.

Neste artigo, vamos mostrar a você como o Portal de Assinaturas será útil, tornando-se uma ferramenta indispensável ao negócio. Confira esses 5 benefícios que a ferramenta tem a oferecer à sua equipe!

1. Utilização da assinatura digital

Uma das primeiras vantagens de contratar Portal de Assinaturas para melhorar os fluxos na gestão de um negócio é o uso da assinatura digital nos documentos da empresa. O serviço, oferecido pela ferramenta, funciona como um reconhecimento de firma, mas de forma digital. Isso significa que ela pode ser usada em todos os procedimentos e contratos feitos online, sem que haja necessidade de ir até um cartório para obter validação jurídica.

Um documento que leva a sua assinatura digital tem a garantia de que não sofrerá alterações em seu conteúdo após a elaboração e o envio dele. Além disso, o procedimento oferece o não repúdio ao conteúdo, o que significa que a autoria dele não pode ser negada.

Certificação digital ICP-Brasil

Todos esses benefícios estão previstos devido ao uso da certificação digital ICP-Brasil, um reconhecimento eletrônico único, usado com exclusividade para o dono daquela assinatura. A certificação não pode ser transferida entre pessoas, sejam elas físicas, sejam jurídicas. Por isso, a autenticidade do documento é atestada e tem sua segurança garantida por meio do uso de criptografia.

2. Mais segurança e validade jurídica

Documentos, como contratos, perícias, aceites, laudos e outros, mesmo os enviados a órgãos governamentais, como Anvisa, Detran ou Receita Federal, têm total valor jurídico. Isso foi garantido a partir da publicação da Medida Provisória nº 2.200-2, em 2001.

Pela lei, a solução apresentada pelo Portal de Assinaturas tem validade jurídica devido ao uso do certificado digital, que confere aos documentos e assinaturas digitais autenticidade, integridade e não repúdio. Assim, além de o processo ser mais seguro e ágil, ele elimina a necessidade de reconhecimento de firma em cartório, pois esse procedimento é substituído pela assinatura e o certificado digital.

Como vem acompanhada do Carimbo do Tempo, a data e a hora da assinatura dos documentos também são atestadas. A isso, o setor jurídico chama de tempestividade, muito importante, dependendo das transações que envolvem o uso dessa documentação.

3. Gestão e otimização do fluxo de contratos

A automatização da gestão de documentos em sua empresa também interfere, como mencionamos, na produtividade da sua equipe e na melhoria dos fluxos de trabalho. Isso ocorre, principalmente, no que se refere aos contratos — tanto com clientes como com fornecedores.

Isso porque os documentos digitais dispensam os custos com impressão, papéis, idas e vindas ao cartório e encontros desnecessários para resolver questões que podem ser solucionadas pela internet.

Como tudo passa a ser feito digitalmente, o tempo para que um contrato seja assinado, finalizando uma negociação, cai de longos 30 dias, ou mais, para dois a três dias. Assim, sobra espaço para ações mais estratégicas, que podem envolver transações mais vantajosas para a empresa, além da redução de desperdícios, da melhor supervisão dos termos e cláusulas contratuais, do maior controle dos vencimentos e pagamentos, entre outras vantagens.

4. Armazenamento em nuvem

Desburocratizar os processos, reduzir o uso de papéis e de impressões, cortar gastos com envios pelos Correios e com transporte, entre outros, são alguns dos benefícios de contratar Portal de Assinaturas. Além deles, há a possibilidade de digitalizar toda a sua papelada e, com isso, usar o armazenamento em nuvem.

A partir dele, sua documentação terá uma guarda mais segura, organizada e com maior acessibilidade, pois pode ser usada por todas as pessoas que tiverem autorização, de qualquer ponto, usando um computador, um smartphone ou um tablet, bastando apenas ter internet. O processo é totalmente assegurado pela codificação das informações e por meio do uso de senhas de acesso.

O gerenciamento dos dados e informações salvas na nuvem também é facilitado, além de livrar os espaços na empresa, que antes eram usados apenas para o arquivamento da papelada. Por fim, como os documentos estarão salvos em diversos servidores preparados para receber esse armazenamento, os riscos de perda, de violação e de extravio são praticamente eliminados.

5. Apoio à sustentabilidade

Projetos sustentáveis estão, cada vez mais, na pauta das empresas e dos consumidores conscientes. Assim, a eliminação do uso de papéis contribui de forma importante nesse processo, reduzindo a produção de lixo e os gastos de recursos como água e energia, que têm impacto direto no meio ambiente.

O uso do Portal de Assinaturas para a gestão de documentos no seu negócio ainda pode levar a sua empresa a reverter esse benefício em créditos de carbono, reforçando a responsabilidade socioambiental da sua marca. Mais do que isso, podemos mencionar a economia, já que o uso de papel, dependendo dos casos, pode comprometer até 20% do faturamento do seu negócio, em especial se ele envolver uma troca muito grande de documentação.

O uso da assinatura digital e a consequente migração dos documentos físicos para os documentos online é um diferencial competitivo para as empresas, uma vez que ajuda a diminuir custos, aumentar a produtividade e reforçar a imagem institucional. Esse é um ponto que tem sido cada vez mais valorizado pelos clientes que estão em busca de marcas que atuam com transparência, credibilidade e segurança nas operações.

Não é preciso contratar Portal de Assinaturas para começar a perceber os benefícios que ele trará à sua empresa. Você pode sentir isso antes mesmo, ao fazer o teste gratuito da ferramenta em seu negócio. Não perca mais tempo!

5 fatores que definem o portal de assinaturas como uma ferramenta essencial para sua empresa
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