Nossas Soluções

Compreenda os benefícios de usar o Portal de Assinaturas

0

Cada vez mais, as empresas têm buscado automatizar e digitalizar os seus fluxos operacionais e documentais, objetivando a redução de custos, a otimização dos processos e a sustentabilidade.

Dessa forma, o Portal de Assinaturas Certisign surge como uma importante ferramenta para a formalização das transações em meio digital.

O Portal de Assinaturas garante que documentos sejam assinados e enviados de forma online, sem que seja necessário esperar por um longo período, com total segurança e validade jurídica.

Existem vários benefícios atribuídos ao uso dessa ferramenta. Alguns deles são a diminuição do custo com autenticações e reconhecimento de firmas, e o deslocamento de profissionais a cartórios específicos. Mas, essas vantagens não param por aí. Outras diversas podem ser destacadas.

Por isso, no post de hoje, abordaremos os principais benefícios do uso de um Portal de Assinaturas para diferentes frentes de mercado. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!

Conceitos de Assinatura Digital e Eletrônica

Antes de abordamos os benefícios do Portal de Assinaturas e as operações que podem ser realizadas por meio dele, é importante que você entenda os conceitos da assinatura digital e eletrônica, a diferença entre elas e como podem ser usadas na prática.

A assinatura eletrônica é formada a partir da grafia de uma assinatura na tela de um dispositivo e coleta de evidências. Ou seja, é um conjunto de dados que comprovam que um documento eletrônico foi realmente assinado por uma pessoa.

Essas evidências são: a captura da grafia da assinatura, o IP do Usuário, a Geolocalização, Data e Hora, Voz, Foto, entre outros métodos que podem ser utilizados.

Já a assinatura digital utiliza um certificado digital para reconhecer o signatário. Foi criada para dar ainda mais credibilidade ao documento virtual, conferindo às assinaturas digitais características como autenticidade, integridade e não repúdio. Tem a mesma validade jurídica que um cartório atribui.

Na prática, diversos documentos podem ser gerenciados e assinados com a assinatura digital ou eletrônica.

Tipos de documentos que podem ser assinados

Poder assinar o documento digitalmente traz grandes benefícios ao seu negócio. E com o Portal de Assinaturas, é possível assinar qualquer tipo de documento, de qualquer extensão, que envolva o registro de um acordo entre as partes ou a comprovação regulatória, como processos judiciais e administrativos, procurações, contratos de aluguel ou prestação de serviço, laudos laboratoriais ou qualquer outro tipo de documento.

Processos de submissão de documentos

Você pode utilizar o portal para submeter um único arquivo ou vários, de uma única vez. Uma maneira simples de submeter uma grande quantidade de documentos para assinatura é utilizando a funcionalidade de submissão de documentos e assinaturas em lote do Portal de Assinaturas. Com apenas alguns cliques, você terá diversos documentos assinados com validade jurídica.

Fluxo de assinaturas

Por meio do portal, é possível configurar fluxos e deixar o processo automatizado. Para cada participante de um fluxo, define-se o título dessa pessoa no documento e o que ela deve fazer.

Essa funcionalidade pode ou não ter uma ordem de ação para cada assinante. Por fim, ainda é possível determinar quem deve receber o documento assinado finalizado.

O portal é personalizado e permite criar as regras para a assinatura. Todas as etapas podem ser acompanhadas e o próprio sistema notifica os envolvidos na sequência. Os participantes podem ser classificados por:

  • signatário: cumpre o papel de assinante principal no fluxo;
  • testemunha: é o participante que comprova que o conteúdo do documento foi acordado pelos assinantes;
  • parte: apenas acompanha o fluxo do documento.

Após classificar os participantes, é possível indicar a ação que cada um deve fazer no fluxo. As ações são:

  • assinar: utilizando um certificado digital (assinatura digital) ou realizando a grafia da assinatura e coleta de evidências (assinatura eletrônica);
  • autorizar: é quem aprova ou não um fluxo de assinaturas, caso desaprove, o fluxo é reiniciado;
  • observar: apenas acompanha e não interfere no fluxo.

Verificação de assinaturas

O verificador de assinaturas do Portal é uma funcionalidade que valida se um documento foi assinado corretamente. Esse serviço é responsável pela verificação de assinaturas, garantindo a sua veracidade e se realmente foi realizada pelo próprio assinante, evitando fraudes.

Vale ressaltar que o Portal de Assinaturas Certisign tem essa funcionalidade em sua ferramenta, considerada única no mercado, garantindo um diferencial para a empresa.

Benefícios ao utilizar o Portal de Assinaturas

Redução de custos

Quando falamos em redução de custos, as assinaturas digitais e eletrônicas são aliadas das empresas. Com elas, os gastos anuais com compra e impressão de papel, autenticações e deslocamentos são reduzidos consideravelmente.

De maneira prática, você poderá reduzir a zero os gastos com motoboy, autenticação cartorária, guarda de documentos e deslocamento. Além disso, é possível reduzir em até 80% os gastos relacionados à compra, administração e manuseio de papéis.

Se você quer saber exatamente o quanto poderá economizar utilizando o Portal de Assinaturas, basta fazer o download da calculadora de ROI (Retorno de Investimento). Você poderá saber, em algumas cliques, o quanto irá economizar em até 2 anos.

Otimização de tempo

As empresas buscam constantemente maximizar a sua produtividade. E, para isso, otimizar o tempo é uma possibilidade que impacta diretamente em várias etapas do negócio, garantindo melhores resultados. Quando se trata de otimização do tempo, o Portal de Assinaturas pode se tornar um grande aliado das empresas.

Um dos pontos importantes é na desburocratização dos processos. Tarefas manuais demandam muito tempo e podem atrapalhar o andamento dos negócios. Com o portal, todos os processos são feitos em meios eletrônicos e aumentam a produtividade das equipes na empresa.

Confidencialidade dos documentos

Manter o sigilo e a confidencialidade de certos documentos são algumas das principais preocupações nas empresas. Os documentos e as informações de todo negócio precisam ser protegidos, e garantir isso em meio virtual exige certos esforços e cuidados.

Por meio do Portal de Assinaturas, é assegurada a confidencialidade e a veracidade do documento. Para garantir a qualidade das informações e a proteção dos dados fornecidos pelos clientes, é adotada, pelo Portal de Assinaturas Certisign, uma robusta infraestrutura criptografada para armazenamento das informações e do documento.

Processos digitais, ágeis e seguros

Os documentos que antes demoravam cerca de quatro dias para capturar assinaturas agora podem ser fechados em algumas horas. O Portal de Assinaturas elimina várias etapas dos processos, e permite operacionalizar com eficácia os sistemas e o planejamento estratégico, tornando os fluxos mais ágeis, dinâmicos e sustentáveis.

Uma das grandes vantagens do Portal de Assinaturas é a validade jurídica. Todo e qualquer documento assinado digitalmente tem validade jurídica assegurada pela MP n°2.200-2/2001. Essa medida provisória garante que os documentos assinados digitalmente (com certificado) ou eletronicamente (com evidências) sejam válidos juridicamente.

Além disso, podemos destacar que, em todas as assinaturas, independente do tipo, o Portal de Assinaturas utiliza carimbo do tempo para garantir ainda mais segurança no processo. Esse carimbo de tempo garante a exata data e hora que o documento foi assinado, além de assegurar que não houveram alterações no documento assinado.

Com isso, é possível minimizar os riscos relativos a fraudes e proporcionar um ambiente seguro para gerenciamento de informações.

O Portal de Assinaturas é uma solução segura, prática, rápida e eficaz para os negócios. Percebe-se, portanto, a importância da tecnologia para manter o nível de qualidade da empresa, obter credibilidade e valorização nos seus serviços.

Sobre o Portal de Assinaturas Certisign

É uma plataforma tecnológica desenvolvida pela Certisign que oferece serviços digitais com validade jurídica. Isso permite processos de cadastros, captura de formulários, ligação com sistemas externos e, especialmente, gerenciamento e a aplicação de assinaturas digitais e eletrônicas a qualquer documento eletrônico.

O Portal de Assinaturas Certisign é uma plataforma completa para gerenciar e assinar documentos com validade jurídica. O seu uso elimina um conjunto de custos operacionais além de proporcionar uma melhor experiência digital para seus clientes, parceiros e fornecedores.

Dados do Portal

  • Mais de 100 mil usuários em todo Brasil;
  • Mais de 50 mil empresas cadastradas;
  • Disponível em 7 idiomas

Quer uma demonstração do Portal de Assinaturas para a sua empresa? Basta entrar em contato. Nossos especialistas trarão todas as soluções do nosso software para sua empresa ter processos digitais, ágeis e seguros.

Compreenda os benefícios de usar o Portal de Assinaturas
Avalie este post
Você pode gostar
Como garantir que um documento que foi assinado digitalmente tem validade? Saiba tudo sobre as principais formas de verificar a validade.
Como verificar uma assinatura digital?
Assinatura Digital
Como fazer uma assinatura digital realmente válida?

Deixe seu comentário

Seu Comentário*

Seu Nome*
Seu site

Share This