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Compartilhamento inteligente de informações: entenda o que é e suas vantagens

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Cada vez mais as empresas têm percebido que para manter o alto padrão de qualidade de produção e entregas elas precisam ter um compartilhamento inteligente de informações. Isso significa ter maior controle e segurança no momento de enviar e receber arquivos eletronicamente e existem diversas plataformas no mercado que possibilitam essa integração e acessibilidade.

É inegável que a conectividade advinda da era digital aumentou o volume de tráfego de dados. A adoção do compartilhamento inteligente de informações é de extrema importância para que não haja falhas que comprometam a continuidade das tarefas e da qualidade, devido à capacidade de organização dos arquivos.

Nesse contexto, separamos as principais vantagens do uso dessa prática na sua empresa. Acompanhe!

Centralizar informações

A grande vantagem de centralizar dados por meio do compartilhamento inteligente de informações é que a eficiência do trabalho é aprimorada. O gerenciamento central pode reduzir bastante o tempo de trabalho para gerentes e a equipe local. Além do mais, centralizar informações do sistema melhora a confiabilidade.

Os dados e arquivos podem ser temporariamente armazenados em uma área comum para depois serem acessados e transmitidos. Outro ponto importante é que a duplicação e retrabalhos são evitados, já que tudo será posto em um único local sem que haja a fragmentação ocasionada pela ausência de uma padronização na guarda das informações.

Por exemplo, um modelo de documentos padronizados de acordo com o negócio pode ser cadastrado e compartilhado com todos os envolvidos. Então, caso ocorra algum tipo de alteração, todos os usuários terão acesso à última versão do documento aprovada. Dessa maneira, não há o risco de incompatibilidade ou falta de clareza por duplicações.

Segurança

Sabemos que os dados e informações são ativos importantes para qualquer empresa. Por meio deles, há a possibilidade de extrair estratégias e tomar decisões. Logo, a segurança é um fator fundamental para a preservação dos aquivos. Por meio do compartilhamento inteligente de informações você consegue definir regras de acesso para um diretório de acordo com a necessidade.

Além do mais, níveis de permissões podem ser adotados para que determinadas ações como alteração e envio não sejam feitos por qualquer pessoa. Isso facilita o registro de quem acessou e as versões que foram alteradas ao longo das atividades. Outro ponto é em relação aos backups de segurança que podem ser feitos de maneira prática e rápida.

Ou seja, todos os documentos são armazenados em servidores externos e protegidos por criptografia, firewall e monitoramento da rede. Toda essa infraestrutura é oferecida pelo fornecedor dentro das tecnologias mais atualizadas do mercado. Desse modo, o acesso e manutenção do portal fica por conta da empresa responsável.

Mobilidade

A mobilidade já é uma realidade no mundo corporativo e representa uma grande vantagem no quesito de compartilhamento inteligente de informações. Isso porque todos os dados podem ser acessados, enviados e recebidos de qualquer dispositivo com acesso à internet. Essas características facilitam o andamento do fluxo de trabalho, pois a localização geográfica já não será um fator limitador.

O acesso remoto proporcionado pela mobilidade permite a interação de membros da equipe de diversos locais para executarem o trabalho de maneira interativa e flexível. Um exemplo disso é a guarda de documentos eletrônicos na nuvem, que facilita o acesso por meio de smartphones, notebooks e tablets.

Além do mais, há uma elevação do controle da gestão de tempo, simplificando o acompanhamento de todas as etapas das tarefas realizadas pela equipe. Isso também traz uma visão global a respeito do progresso do time na realização das suas atividades ao longo do dia a dia, evitando perdas significativas que possam trazer consequências negativas para a empresa.

Agilidade

Quanto mais ágil a execução dos processos, melhor será o ganho de produtividade e faturamento. No modo tradicional, o fluxo de informações tendem a ser mais lentos pela ausência de automatização e centralização. Com o compartilhamento inteligente de informações os ganhos com agilidade são evidentes.

As informações podem ser enviadas e analisadas em pouco tempo, pelo motivo de não haver necessidade de serviços intermediários para o despacho e recebimento dos arquivos. Logo, a comunicação interna e com o cliente ganha em qualidade e rapidez, facilitando pautas para reuniões, solicitação de ajustes e revisão de itens de um projeto, por exemplo.

Sem contar que a busca por informações contidas em determinados arquivos pode ser feita de forma rápida, bem como a sua catalogação. Em poucos cliques o usuário pode acessar aquilo que necessita naquele momento, seja para avaliar, compartilhar ou editar. Além do mais, o treinamento de novos colaboradores é otimizado, assim como a introdução de um novo processo dentro da organização.

Economia

A economia de custos alcançada pelo compartilhamento inteligente de informações é uma das vantagens que mais chama a atenção dos gestores. Isso ocorre porque não existe a necessidade de uma infraestrutura própria de armazenamento como uma sala reservada para servidores, por exemplo. Logo, o gasto com manutenção de equipamentos é diminuído drasticamente.

Somando a isso, podemos destacar a diminuição da necessidade de tintas para impressão de documentos, papel e serviços de envio de documentos. Afinal, todos os documentos são eletrônicos e facilmente manipuláveis por quem tem acesso ao sistema. Além do mais, as assinaturas manuais registradas em cartório também despendem tempo e dinheiro.

Um exemplo de solução econômica ideal é uma plataforma GED (Gestão eletrônica de documentos), como o Portal de Assinaturas que permite que documentos sejam assinados digitalmente e com validade jurídica por meio do Certificado Digital emitido pela plataforma. Outras funcionalidades podem ser encontradas como a assinatura em lote, que facilita a assinatura e o envio de uma grande quantidade de arquivos de uma única vez.

Dessa forma, fica claro que o compartilhamento inteligente de informações agrega ganhos operacionais e estratégicos para a organização. Por isso, busque alternativas que permitam o uso de todas as funcionalidades que você necessita em um único local e obtenha todas essas vantagens abordadas em sua empresa.

E então, gostou deste artigo? Agora que você conhece as vantagens do compartilhamento inteligente de informações, descubra os principais fatores para consolidar a segurança da informação nas empresas. Até a próxima!

Compartilhamento inteligente de informações: entenda o que é e suas vantagens
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