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Como um Portal de Assinaturas pode auxiliar empresários?

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A gestão de documentos é uma das atividades mais importantes em algumas empresas. Conseguir organizar, armazenar e assinar todos os documentos em tempo hábil não é uma tarefa fácil. Muitos empresários perdem um grande tempo nesse processo, principalmente por se verem obrigados a analisar folha por folha, item por item.

Entretanto, o mundo contemporâneo está mudando a forma como fazemos negócios. Novas tecnologias estão surgindo, simplificando a execução de algumas tarefas simples, buscando otimizar o tempo e melhorar os resultados.

Nesse sentido, o Portal de Assinaturas para empresários pode ser um grande aliado. Com esse recurso, todo o processo de gestão documental da empresa pode ser feita em um único ambiente, permitindo a análise e a assinatura de documentos em qualquer lugar do mundo, necessitando apenas de um dispositivo com acesso à internet.

Porém, você sabe como um Portal de Assinaturas pode auxiliar empresários? Não? Então, continue a leitura deste artigo e descubra!

O que é o Portal de Assinaturas?

O Portal de Assinaturas é uma solução criada para facilitar o processo de gerenciamento e assinatura de documentos. Por meio desse recurso, qualquer empresário poderá assinar e administrar os seus documentos de uma forma automatizada e, o melhor, tudo feito de forma online.

Sendo assim, pode-se afirmar que todo o processo que envolve a assinatura e gestão de documentos poderá ser realizado em uma única plataforma, independentemente do tamanho da empresa ou do tipo de negócio.

Qualquer documento poderá ser assinado por meio da plataforma e a validade jurídica será a mesma de documentos assinados em cartório. Falando em cartórios, não será mais necessário contar com alguns dos seus serviços, eliminando o custo com as taxas cobradas e reduzindo as despesas de transporte de funcionários para a realização desse serviço.

Outra vantagem do Portal de Assinatura para empresários é a agilidade que será implementada em todo o processo. Agora não será mais necessário esperar um motoboy trazer um documento para que você assine.

Com poucos cliques, será possível analisar e assinar um documento, otimizando todo o processo e evitando a burocracia costumeira da assinatura de um contrato. Podemos dizer, inclusive, que os contratos digitais vieram para ficar e, certamente, substituirão os papéis. É apenas uma questão de tempo.

Quais são os setores que podem fazer parte desse Portal?

Um requisito para aderir à tecnologia do Portal de Assinaturas é ter uma empresa que gere papéis, independentemente de sua finalidade. Em outras palavras, a maioria das empresas responde a esse tipo de requisito. Afinal, você conhece alguma empresa que não tenha documentos para armazenar e assinar?

Obviamente, nem todos os setores de uma companhia devem fazer parte do Portal. Setores como o de contabilidade e fiscal, jurídico, compras, comercial e recursos humanos são aqueles que mais geram papéis.

Todos os documentos passarão a ser assinados e armazenados em meios digitais. Assim, é importante destacar que o uso do Portal de Assinaturas para empresários poderá reduzir em 80% o consumo de papel em uma empresa.

O processo de armazenamento e assinatura conta com toda a segurança necessária que um documento online exige e permite o acesso às informações em qualquer lugar do mundo. Seja por meio de um smartphone, tablet ou computador, o empresário poderá acessar, assinar e controlar os seus documentos por conta da tecnologia em nuvem. Vale a pena, não é mesmo?

Documentos assinados pelo Portal de Assinaturas têm validade jurídica?

A grande dúvida que muitos empresários têm é: “documentos que são assinados pela internet têm validade jurídica? Um contrato assinado online tem o mesmo valor que um contrato de papel, reconhecido em cartório?”

É possível realizar dois tipos de assinatura através do Portal:

1) Assinatura Digital

Os documentos assinados por meio da tecnologia da assinatura digital têm validade jurídica semelhante aos documentos assinados em cartório. A validade jurídica é garantida por meio da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e deve atender a três características: autenticidade, integridade e tempestividade.

A autenticidade é responsável por realizar a verificação jurídica, pela criptografia de dados, garantindo a identificação do assinante (quem assinou um documento digitalmente não pode negar que o fez, como acontece com papéis).

A integridade, por sua vez, é utilizada para comprovar que o documento está íntegro, ou seja, não houve nenhum tipo de adulteração ou modificação nas informações, certificando que o documento assinado é e está idôneo.

Por fim, a tempestividade visa assegurar a data e a hora em que a documentação foi assinada, conferindo maior segurança a todos os envolvidos no processo.

2) Assinatura Eletrônica

Na assinatura eletrônica, a autenticidade da assinatura é comprovada através de evidências coletadas. É possível coletar voz, foto, IP do dispositivo, data, hora e o local exato que o usuário estava quando realizou a assinatura eletrônica (GPS).

Por não ter um certificado associado ao signatário, é necessário inserir mais fatores de autenticação para acesso ao documento. Além das evidências coletadas no momento da assinatura eletrônica, o signatário precisava de autenticar para acessar o documento. A autenticação pode ser feita via código SMS, código combinado entre as partes e outros fatores.

Tem validade jurídica também pela MP 2.200/02. A diferença entre ela e assinatura digital, está na forma de autenticação e também na comprovação da assinatura. A assinatura digital possui o mesmo valor jurídico que uma assinatura em cartório, já a eletrônica possui validade jurídica, porém não é equivalente à uma assinatura autenticada em cartório.

Quais são os benefícios de contar com um Portal de Assinaturas para empresários?

Além da redução em 80% do consumo de papel e de deixar o seu negócio mais tecnológico, caminhando em conjunto com os avanços da nossa sociedade, existem outros benefícios que fazem o Portal de Assinaturas ainda mais interessante.

Economia de tempo

A assinatura de um contrato, nos moldes atuais, pode levar dias, semanas e, dependendo da situação, meses. Imagine, por exemplo, uma empresa na qual os sócios moram em locais distintos do país.

Caso um documento necessite da assinatura de todos, ele deverá ser enviado ao endereço de cada um dos sócios, que deverão recebê-los, analisá-los, assiná-los e despachá-los para o próximo destino. O processo se torna moroso e extremamente burocrático.

Com o Portal de Assinaturas, todos os sócios receberão os documentos ao mesmo tempo e, em poucos minutos, poderão analisá-los e assiná-los. Não será necessário enviar o documento fisicamente para os demais, uma vez que eles também já receberam, digitalmente. Então, um processo que poderia levar semanas para ser concluído poderá ser finalizado em poucos minutos.

Redução de custos

A redução de custos também é muito maior do que eliminar as despesas com motoboys e as taxas de cartórios. Todos os custos com o deslocamento de profissionais, despesas de viagens, alimentação e tantos outros serão imediatamente eliminados, bem como os custos com o armazenamento desses documentos.

Deve-se atentar, ainda, para o fato de que esse profissional, que antes era responsável por se deslocar aos cartórios, poderá ser aproveitado em outras funções, mais importantes. Assim, ele se sentirá valorizado e a empresa contará com um bom profissional em seu devido posto de trabalho.

Por fim, o empresário também se beneficiará. A agilidade no processo proverá maior mobilidade, pelo fato de poder assinar os contratos em qualquer lugar do mundo. Além disso, a sua rotina poderá ser favorecida: menos tempo será despendido nessas tarefas, permitindo que ele possa focar no que realmente importa: a gestão do seu negócio!

Segurança

Um incêndio, um assalto e, até mesmo, o descuido de um trabalhador desatento podem ser fatores para que contratos e outros documentos sejam perdidos. Assim, como você fará para recuperá-lo? Pedir ao seu parceiro de negócios uma cópia evidenciará a falta de organização e essa atitude poderá ser vista como descaso.

O Portal de Assinaturas evita esse tipo de situação. Todos os documentos criados podem ser organizados e armazenados por, até, 5 anos. Em outras palavras, independentemente dos problemas e imprevistos que possam acontecer, os seus documentos estarão seguros. Pense nisso!

Sustentabilidade

Não podemos falar de assinatura digital sem mencionar a sustentabilidade, não é mesmo? Esse tipo de ação está sendo bem-vista pela maioria dos clientes. Estar em consonância com ações que protegem o meio ambiente será fundamental para qualquer negócio que queira prosperar.

Logo, digitalizar o processo de gestão de documentos será de grande valia. Empresas e setores que necessitam de papéis para operar poderão fazê-lo em meios digitais, modernizando a sua operação e mostrando para os clientes e todo o mercado que você está preocupado com as questões ambientais.

O Portal de Assinaturas para empresários é uma tecnologia que veio para ficar. Reunir todos os contratos em um único ambiente, permitindo a assinatura de vários documentos em poucos cliques e poucos minutos é uma vantagem incrível, principalmente nos dias atuais, em que o tempo é um recurso cada vez mais escasso. Pense nisso!

E aí, gostou do nosso artigo? O que achou do Portal de Assinaturas para empresários? Ficou interessado? Então, que tal conhecer o post tudo o que você precisa saber antes de fazer a sua assinatura digital? Não perca essa oportunidade, hein?

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