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Como um portal de assinatura pode otimizar a rotina de engenheiros

Como um portal de assinatura pode otimizar a rotina de engenheiros
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Com a era digital, empresas de diversos setores vêm se beneficiando das inovações e transformações promovidas pela digitalização de seus processos. Os impactos são percebidos nas áreas técnicas em diversas esferas, desde a descoberta de novos materiais ao uso de um portal de assinatura digital para engenheiros, por exemplo.

As vantagens da digitalização de assinaturas, comuns a diversos ramos de negócios, se destacam positivamente em um cenário no qual os documentos de extremo valor técnico são requeridos para o andamento dos projetos, com requisitos de validade jurídica. Além de especificidades de impressão, tamanho e manuseio.

Dessa maneira, reunimos, neste post, as principais funcionalidades e benefícios que um portal de assinaturas pode trazer para o seu escritório, mudando a sua rotina e agilizando os seus processos. Confira!

Como as funcionalidades do portal podem otimizar a rotina dos escritórios de engenharia?

A engenharia é uma das áreas que mais tem a ganhar com os impactos da transformação digital. Nesse sentido, podemos destacar a digitalização do processo de assinatura de documentos, incluindo as diversas funcionalidades oferecidas por uma plataforma que ofereça esse tipo de serviço, como o Portal de Assinaturas da Certisign.

A possibilidade de assinar eletrônica ou digitalmente documentos, tais como projetos, laudos, contratos e ARTs, de forma online e sem burocracia pode mudar a rotina de um escritório, além de se tornar um deferencial competitivo no mercado.

Certificado Digital

Trata-se da identidade da pessoa física ou jurídica no meio digital, conferindo autenticidade à assinatura digital a ele associada. Por meio do certificado digital, ficam garantidas a identidade do signatário e a integridade do documento, ou seja, a impossibilidade de qualquer alteração.

Dessa forma, laudos, projetos e ARTs podem ser assinados digitalmente a qualquer tempo e local, até pelo celular, desde que o responsável tenha acesso à internet. Ao simplificar essa ação primordial na rotina dos escritórios, é possível acelerar a entrega e o andamento dos projetos.

Assinatura Eletrônica

Além da assinatura digital, um engenheiro pode se valer também da assinatura eletrônica — para a qual não há necessidade de um certificado digital.

Esse modelo de assinatura, embora não equivalha à assinatura autenticada em cartório, é válido em diversos documentos típicos da rotina de qualquer empresa, como contratos, atas e recibos, por exemplo. Nele, um conjunto de dados do signatário — foto, voz, geolocalização, IP e outros — é coletado e associado ao documento, atestando a autoria da assinatura.

Outras Funcionalidades

Há ainda diversas outras funções disponibilizadas no Portal para facilitar e agilizar a rotina de profissionais liberais e empresas, tais como assinatura em lote, a integração com sistemas de gestão, o verificador de assinaturas e a gestão, o controle e o armazenamento de arquivos eletrônicos.

Qual a validade jurídica da assinatura digital e eletrônica em documentos técnicos?

Conforme a Medida Provisória 2200/01, que confere validade jurídica aos documentos assinados digitalmente com certificados emitidos por órgão competente (ICP Brasil), todo e qualquer documento assinado digitalmente tem a mesma veracidade jurídica e comprobatória daquele que foi assinado manualmente e autenticado em cartório.

Isso significa que ela atribui autenticação, integridade e não repúdio ao documento assinado com certificação digital, podendo ser usada com segurança em documentos técnicos de engenharia, uma vez que a legislação somente exige que sejam validadas a autoria e a veracidade do conteúdo, independentemente da forma.

A mesma MP também valida o uso da assinatura eletrônica, bastando apenas as partes concordarem com o seu uso.

Possui validade jurídica, porém não o equivalente à uma autenticação em cartório.

Quais as principais vantagens de um portal de assinatura digital para engenheiros?

Agora que você já sabe tudo o que um portal de assinaturas pode oferecer em termos de assinaturas juridicamente válidas, chegou a hora de falarmos dos inúmeros benefícios que a digitalização desse processo pode trazer para o seu dia a dia e para a eficiência do seu escritório.

Agilidade

Como já mencionado, assinar digitalmente é rápido e prático, reduzindo o tempo de espera por assinaturas e de gestão da documentação — impressão, plotagem, manuseio, envio, arquivamento etc.

A entrega e o andamento dos projetos pode ser acelerada em virtude de um fluxo de assinaturas mais rápido e sem burocracias.

Economia

Os impactos na redução de custos vão desde a economia de papel ao corte de despesas de envio e transporte:

  • redução de papel, de impressões e plotagens, necessárias no âmbito de projetos e bem mais caras que as impressões comuns;
  • corte de gastos com cartório e serviços de entrega;
  • despesas com viagens para aprovação e validação de projetos e assinatura de contratos;
  • custos de armazenamento e manutenção de documentos.

Mobilidade

Ao optar pela assinatura digital, o seu escritório ganha também mobilidade, uma vez que os responsáveis técnicos poderão assinar documentos de qualquer lugar — pelo celular, tablet ou computador — evitando que projetos fiquem emperrados aguardando assinatura.

É comum um escritório tocar projetos de obras realizadas em outras cidades, por exemplo. A assinatura online viabiliza a rápida comunicação entre escritório e canteiro de obras, nesses casos.

Armazenamento

A questão do armazenamento torna-se especialmente complexa nos escritórios de engenharia. Se guardar qualquer tipo de documento já demanda bastante espaço físico, imagine como é difícil e trabalhoso o arquivamento de plantas plotadas em tamanho A0 e maquetes em 3D.

Isso sem falar no mobiliário de arquivo especial necessário e nos cuidados de manutenção. O armazenamento digital reduz e muito a necessidade de espaço físico para armazenamento, além de diminuir custos de gestão e operação dos arquivos, garantido a conservação dos documentos.

Segurança

Escritórios de engenharia podem ter processos digitais rápidos e seguros, assinando e enviando laudos e ARTs para qualquer lugar do mundo via internet.

Dada a dificuldade de manuseio de alguns documentos, devido à especificidade dos formatos, das plantas e dos projetos, por exemplo, o envio online ocorre com muito mais facilidade e segurança, preservando a integridade dos arquivos.

Considerando todas as vantagens que um portal de assinatura digital para engenheiros pode gerar para o dia a dia de seu escritório, bem como a validade jurídica e a segurança de assinar e enviar documentos digitalmente, não há motivos para engenheiros não seguirem a tendência de outras áreas, inclusive a jurídica, e digitalizar os seus processos.

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