Como tornar a guarda de documentos mais simples e barata?

Como você faz a guarda de seus documentos atualmente?

Todos nós já tivemos uma pilha de papel que apenas cresce. Publicidade, contas, documentos importantes e jornais. Se a pilha está em um balcão ou na mesa de trabalho, pode gerar estresse. Para evitar que essas pilhas aumentem, é recomendável que você organize os seus papéis a cada dois ou três dias.

Porém, existe uma forma mais simples e barata de se organizar a guarda de documentos. Trata-se do armazenamento digital. Essa forma é a mais econômica e que melhor atende à diminuição do uso de papéis e, consequentemente, de espaço físico.

Veja, neste artigo, como tornar a guarda de documentos mais simples e otimizada. Boa leitura!

Qual é a importância da guarda de documentos?

Os arquivos geralmente são feitos por razões práticas, funcionais e relacionadas ao trabalho. Manter a pesquisa, a classificação e o arquivamento simplificados torna as tarefas mais fáceis para você e para os outros, além de economizar tempo e dinheiro.

Por questões econômicas e jurídicas, se surgirem dúvidas sobre os seus próprios interesses, o arquivo é de grande valor. Também em razões legais, alguns documentos devem ser armazenados por lei por um período mais curto ou mais longo.

Documentos diferentes poderão ser salvos por alguns anos, enquanto alguns serão arquivados por um período constante. Logo, é preciso ter uma boa guarda de documentos para evitar complicações nos processos de negócio e na legalidade jurídica.

Como a guarda de documentos pode ser feita?

O princípio básico do depósito de documentos é que o material criado pela empresa ou por remessas de negócios deve ser salvo. A organização, o departamento ou o indivíduo é responsável pelo arquivamento. Você pode utilizar um esquema geral de arquivos com responsabilidades bem definidas.

O cronograma é usado como uma diretriz para saber o que arquivar e como arquivar para facilitar a busca dos documentos. Pode-se destacar:

• atas de reuniões anuais e de diretoria;
• relatórios de negócios e de auditoria;
• mensagens enviadas, cartas, e-mails e diários;
• listas de membros e contas;
• registros periódicos;
• documentos recebidos e correspondências.

Uma dica para classificar facilmente os seus documentos é você dividir os arquivos em mais acessados e menos requisitados. Assim, os documentos menos usados são inseridos no arquivo no lugar mais reservado, e os que são mais utilizados no dia a dia são inseridos em locais de acesso mais rápido.

Porém, ter a guarda feita de forma física, pode burocratizar a gestão de documentos e trazer altos custos para a organização. Quem nunca ficou horas procurando um documento? Segundo essa pesquisa, 400 horas anuais é o tempo que os colaboradores gastam procurando arquivos nas empresas.

Trataremos como resolver este problema nas linhas abaixo.

Quais são as vantagens da guarda de documentos digitalizada?

A digitalização de documentos tem um grande impacto na velocidade dos procedimentos relativos a todo o negócio. Os documentos geralmente são movidos entre os departamentos e o pessoal, de acordo com o fluxo do trabalho de processamento e gerenciamento.

A velocidade e a eficiência de todo o trabalho não apenas melhorarão permitindo a troca de todos os documentos pela rede devido à digitalização da guarda de documentos, mas também o tempo do recebimento e a emissão de arquivos. Ao melhorar o nível de serviço para os clientes, a competitividade corporativa será elevada.

Tradicionalmente, para guarda de documentos, é necessário pagar os custos gastos com o espaço de armazenamento físico, recuperação de documentos, transporte, descarte e despesas de pessoal relacionadas a essas tarefas.

Com a guarda de documentos digitalizada, os custos tradicionais de armazenamento de arquivos são drasticamente reduzidos. A organização e a segurança no acesso também são um diferencial na digitalização, o que garante praticidade e confiança aos usuários.

Como um Portal de Assinaturas pode ajudar?

Quando você pensa em armazenar todos os seus documentos digitalmente, logo surge a dúvida de como atestar a veracidade das assinaturas contidas neles. O Portal de Assinaturas dispõe de serviços baseados em normas legais para gerenciar todos os arquivos que você necessite para o seu negócio.

Mas, e se você pudesse além de armazenar, também assinar online com validade jurídica?

As assinaturas digitais e eletrônicas tornam possível você assinar um documento diretamente pelo Portal e garantir validade jurídica. Dessa forma, você tem a total confiança no armazenamento, na assinatura e no envio de documentos eletrônicos.

Você pode ter vantagens, como:

Transformação do ciclo de negócio

Ao digitalizar e incorporar toda a sua documentação em uma plataforma segura, você terá a ajuda que precisa para acelerar o ciclo de negócios. Todo o processo de formalização, análise e tomada de decisão será dinamizado pela fácil gestão da guarda de documentos.

A dinâmica produtiva do seu negócio alcança um patamar significativamente satisfatório. Sua marca e todos os envolvidos terão menos preocupações com a velocidade de obtenção de informações da instituição e dados dos clientes e fornecedores.

Mobilidade

Independentemente de onde você esteja, você pode consultar qualquer informação, pois todos os documentos estarão online, disponíveis à qualquer hora.

Você também pode assinar um documento por meio de um aplicativo móvel direto no seu smartphone. Ao centralizar a guarda e assinatura de documentos, você consegue acessar as documentações em qualquer lugar e a qualquer momento. Isso ajuda a melhorar a eficiência e diminuir erros de comunicação.

Confidencialidade

Para intenções maliciosas de roubo, são necessárias medidas de segurança para as informações digitalizadas. Dentro da guarda de documentos digitalizados, existem várias medidas, como adicionar uma senha para acesso aos arquivos, permissões de acesso de usuários etc. Ao implementar adequadamente as contramedidas, o risco de vazamento de informações é reduzido.

Pesquisa otimizada

Para documentos em papel, você precisa encontrá-los manualmente, mas quando eles são digitalizados, você poderá acessá-lo assim que pesquisar pelo nome do arquivo. Ao digitalizar a guarda de documentos, você pode definir categorias de acordo com a sua necessidade, como ter pastas e subpastas definidas por tipo de arquivo. Isso elimina muito o tempo para procurar materiais dentro do horário de trabalho.

Ainda segundo essa pesquisa, aproximadamente 25 horas são desperdiçadas recriando documentos não localizados.

Compartilhamento

Em comparação com a documentação em papel, os dados digitais têm uma grande vantagem em sua capacidade de geração de relatórios rápidos. Você pode compartilhar informações em alta velocidade, mesmo estando em filiais distantes que levam tempo para entregar documentos, em viagens de negócios ou no exterior.

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