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Como ser mais produtivo? Veja 10 dicas para dar início a essa mudança

Como ser mais produtivo? Veja 10 dicas para dar início a essa mudança
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Você está cheio de tarefas esperando para serem executadas em sua mesa, não para de trabalhar e, mesmo assim, termina o dia com a sensação de que não teve tempo para tudo o que tinha planejado? Saiba que há uma série de técnicas que podem ser usadas para ajudar você a ser mais eficiente nas suas rotinas pessoais e profissionais.

Bastam algumas mudanças de hábito, organização e adoção de tecnologias para que essa realidade se torne diferente. Quer saber como ser mais produtivo? Separamos 10 dicas para ajudar você a atingir esse objetivo. Leia e comece agora a mudar!

1. Estabeleça quais são as prioridades

Parece óbvio, mas nem sempre conseguimos, no dia a dia, determinar o que é mais importante fazer naquele momento. Esse é o primeiro passo no caminho para a qualidade das tarefas que está fazendo — sejam elas profissionais ou pessoais. Avalie qual o prazo que você tem para executá-las e qual a relevância delas.

Uma estratégia que costuma funcionar é estipular uma quantidade de afazeres que você consegue fazer em um período e listá-los para que sejam iniciados e terminados dentro desse horário. Se você perceber que o tempo foi suficiente, conseguirá avaliar se pode fazer mais ou se tem que diminuir o número de tarefas, de acordo com as suas necessidades.

2. Faça uma lista de tarefas com alguns dias de antecedência

Ter um panorama mais amplo de todas as coisas que você precisa fazer em um período maior, como três dias, dará a você mais chances para planejar a forma como o seu tempo poderá ser usado.

Assim, se você é daquelas pessoas que recebem novas tarefas a qualquer momento, poderá ajustar a agenda para conseguir entregar todo o trabalho dentro do prazo.

Sendo assim, quando fizer a sua lista, procure deixar espaço nos seus horários para as surpresas do dia a dia. Afinal, sempre surge algo para ser feito que não estava planejado e é preciso ter tranquilidade para que isso não afete a sua produtividade.

3. Determine a sua meta e divida-a em tarefas menores

Essa é uma estratégia que pode ser adotada tanto na sua vida profissional quanto para a realização de sonhos e a execução dos seus planos.

Estabeleça as suas metas, mas transforme-as em pequenas tarefas com prazos possíveis de ser alcançados. Assim, você não desanima diante de tudo o que tem que fazer para atingi-las, pois conseguirá enxergar os objetivos sendo alcançados aos poucos.

Dessa forma, você evita frustrações com trabalhos que parecem sempre inacabados ou com planos que nunca são colocados em prática, como aquela viagem nas férias. Tenha a certeza de que as pequenas motivações são fundamentais para manter você mais produtivo.

4. Acabe primeiro as tarefas mais difíceis

Você já ordenou a sua lista de afazeres por prioridade, de acordo com a relevância e os prazos de entrega. Agora, é a vez de determinar quais são as mais difíceis de serem executadas. Essas são as que você deve tirar primeiro da sua agenda.

Isso porque as atividades mais desafiadoras acabam sendo, também, as que mais cansam a sua mente. Na medida em que você as elimina, acaba tornando o seu dia mais leve. Afinal, como ser mais produtivo se você estiver tenso o tempo todo?

5. Identifique em que horários você é mais produtivo

Sabemos que o organismo reage de maneiras diferentes, dependendo do período do dia. Muitas pessoas preferem trabalhar com mais intensidade pela manhã. Assim, devem concentrar mais afazeres importantes nesse horário.

Outras só conseguem produzir durante a tarde ou à noite. Procure respeitar o funcionamento do seu cérebro e adequar a sua agenda a ele. Isso pode ser determinante para quem busca melhorar a produtividade no ambiente de trabalho.

6. Não deixe para depois

Temos a certeza de que você conhece o ditado: não deixe para amanhã o que pode ser feito hoje. A sabedoria popular também pode ajudar a quem está em busca da resposta para como ser mais produtivo.

Mesmo que você esteja indisposto ou com dificuldade para executar tudo aquilo que está previsto em sua agenda, saiba que não vale a pena adiar o trabalho. Pode ter certeza de que o acúmulo com as tarefas que já estavam previstas para o dia seguinte afetará imensamente a sua disposição e o seu rendimento.

7. Programe pequenas pausas

Definitivamente, ser produtivo não quer dizer trabalhar incessantemente, sem conseguir parar para um pouco de relaxamento. Fazer pausas moderadas entre um trabalho e outro ajuda a renovar as energias.

Você deve estabelecer as próprias regras para as suas paradas para descanso, mas é aconselhável que elas ocorram ao menos a cada uma ou duas horas, no máximo. Mas não exagere: passar de dez minutos sem fazer nada certamente vai tirar você do foco!

8. Elimine as distrações

Como ser mais produtivo no ambiente de trabalho se a cada 5 minutos o seu celular notifica uma mensagem nova, o telefone da mesa não para de tocar e as redes sociais tomam o seu tempo e a sua mente com tantas novidades? É preciso estabelecer limites para o uso dessas ferramentas.

Procure separar um horário específico para checar e-mails e mensagens novas, conferir os jornais e as redes sociais. As interrupções tiram o foco do trabalho e colaboram com o atraso da entrega das tarefas.

9. Use a tecnologia a seu favor

Atualmente há uma série de softwares, aplicativos e sites que podem ajudar você a ser mais produtivo. Procure por ferramentas que ajudem a fazer as suas listas de tarefas, anotações, agenda, entre outros.

Para quem trabalha com muitos documentos, por exemplo, existe a possibilidade de fazer a gestão deles online, além das assinaturas digitais, que vão exigir menos papelada e burocracia na sua mesa. Isso também aumentará o seu rendimento no trabalho e a quantidade de tempo para concluir as suas tarefas, visto que as viagens e os deslocamentos para assinar documentos serão extintos.

10. Saiba delegar e dizer não

Agora que você já listou as suas tarefas, olhe bem para elas e responda: tudo isso pode ser feito apenas por você? Delegar tarefas para alguém que esteja com mais tempo para realizá-las vai ajudar a liberar a sua agenda e a sua mente para fazer o trabalho com mais precisão.

Além disso, não aceite tudo o que for pedido para que você faça: dizer sim para tudo é um verdadeiro inimigo da produtividade. Tente fazer apenas as coisas que estão relacionadas com os seus objetivos e que só podem ser feitas por você.

Há muitas outras mudanças que podem ser promovidas para ajudar você a ser mais produtivo e organizado. É importante que você crie um ambiente propício a essa mudança, uma mesa arrumada e um espaço organizado, confortável e estimulante. Outra dica importante, que tem a ver também com a sua saúde, é manter uma boa postura. Isso vai ajudar a diminuir o cansaço.

Não se esqueça, aliás, de que dormir bem deve fazer parte dos seus planos para melhorar o seu rendimento e que acordar cedo pode ser determinante para que você consiga antecipar as suas atividades e deixar você mais motivado para seguir em frente.

Agora que você já tem um verdadeiro guia sobre como ser mais produtivo, que tal dividir essas dicas preciosas com os seus amigos nas redes sociais?

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