Como reduzir gastos com os serviços de motoboy em sua empresa?

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Há alguns anos, praticamente toda empresa dependia de serviços de entrega rápida de documentos, agregando às despesas mensais um gasto considerável com esse tipo de contratação.

Ao longo do tempo, a transformação digital dos negócios permitiu e vem permitindo a redução de inúmeros gastos já incorporados na gestão de uma empresa, entre eles o serviço de motoboy.

Com os avanços da era digital, cada vez mais empresários estão conseguindo reduzir ou mesmo eliminar essa despesa.

Em tempos de crise, os negócios tendem a manter seus processos atuais, e as estratégias de redução de gastos se resumem a cortes na estrutura.

A implementação de determinadas soluções digitais, por outro lado, gera uma economia considerável às empresas e garantem o retorno dos investimentos a curto prazo.

Nesse contexto, algumas dessas inovações podem ser cruciais na tarefa de reduzir custos com o serviço de motoboy e otimizar o tempo e dinheiro da sua empresa. Ficou interessado? Abaixo, detalhamos cada uma delas. Acompanhe!

Substitua papéis por arquivos eletrônicos

É simples: a digitalização dos processos, que se refere à substituição do papel pelo documento digital, libera a empresa da dependência do serviço de transporte e entrega de arquivos físicos.

Além do ir e vir de contratos entre clientes, fornecedores e consultores — seja para assinatura ou revisão dos termos —, documentos em papel são comumente arquivados em espaços terceirizados, demandando ainda mais deslocamentos.

Além de evitar esse gasto desnecessário de tempo e dinheiro, há outros benefícios da digitalização de documentos, como a segurança dos processos, economia com papel e material de escritório, mobilidade e diminuição do impacto no ambiente (uma vez que mais papéis significam mais lixo urbano).

Assine acordos e contratos digitalmente

A evolução tecnológica, acompanhada pela legislação, permite que documentos digitais sejam assinados pela internet, com validade jurídica equivalente às assinaturas manuais.

A assinatura eletrônica é uma versão virtual para a assinatura manuscrita, sendo associada a um conjunto de evidências que lhe conferem autenticidade — foto, IP, confirmação por SMS, entre outras. Ela pode ser utilizada em diversos tipos de documentos, como recibos, declarações, acordos, entre outros.

Na assinatura digital, na qual a identidade do signatário é garantida por um certificado digital, há o maior grau de autenticação, pois o certificado é um dispositivo validade presencialmente e que não permite fraudes.

Dessa forma, ao utilizá-la, não é necessário o comparecimento a esse estabelecimento para formalização de contratos, por exemplo.

Utilize o Portal de Assinaturas

Assinaturas eletrônicas ou digitais devem ser realizadas por meio de uma plataforma, como o Portal de Assinaturas da Certisign.

Trata-se de uma plataforma de serviços em nuvem, na qual é possível fazer o upload de arquivos, assinar documentos com validade jurídica, criar fluxo de assinaturas e transmitir o documento. A ferramenta pode ser usada diretamente pelo site ou ser integrada a outros sistemas de gestão de negócios.

O Portal oferece ainda inúmeras funcionalidades que facilitam a gestão desse processo, como organização, arquivamento, armazenamento, controle dos fluxos de assinatura, envio de notificações, verificação de assinaturas etc.

Envie documentos pela internet

A substituição do envio físico — serviço de motoboy — pelo envio digital — via Portal de Assinaturas — oferece diversas vantagens:

  • economia: corte de gastos com entrega. Considerando a média mensal de 100 solicitações do serviço na cidade de São Paulo, o gasto anual com esse serviço pode chegar a 30 mil reais;
  • segurança: sem risco de extravio, perda ou roubo. No caso dos documentos digitais, a criptografia é utilizada para proteger as informações na rede, garantindo a integridade e sigilo do conteúdo;
  • agilidade: entrega em segundos, independentemente da distância ou condições de trânsito;
  • alcance: o envio digital de documentos pode ser feito de qualquer lugar do mundo, desde que haja acesso à internet, assim como o recebimento;
  • horário de atendimento: os serviços de motoboy atendem dentro de um horário limitado, e o envio digital pode ocorrer durante 24 horas por dia e 7 dias por semana.

Aposte em uma gestão de contratos eficiente

Com o uso de ferramentas digitais, a gestão de contratos se torna muito mais prática eficiente, o que reflete no trabalho de toda a equipe.

Sem burocracias para adquirir assinaturas e depender do tempo de serviços de motoboy, os funcionários podem focar em tarefas mais estratégicas para o negócio.

Para você ter uma ideia, profissionais gastam de 5 a 15% do seu tempo lendo documentos, mas perdem até 50% dele buscando arquivos físicos. Ou seja, uma gestão digital bem-feita representa economia em tempo e custos.

Reuniões presenciais podem ser reduzidas ou até eliminadas, assim como a redução de despesas com deslocamento da equipe interna e viagens — passagens, hospedagem e diárias —, em casos de negócios fora da cidade sede da empresa.

Invista em tecnologia e ganhe mobilidade

Os benefícios da tecnologia vão além, pois o avanço das ferramentas de comunicação vêm possibilitando muito mais interatividade, conectividade e mobilidade para os seus negócios.

O envio digital substitui a necessidade de contratação do serviço de motoboy, e quaisquer esclarecimentos podem ser prestados por meio de videoconferências e webchats, conectando várias pessoas em uma só conversa ao vivo.

Além disso, com a evolução dos smartphones, já é possível assinar documentos pelo celular. Dessa forma, o responsável não precisa sequer estar presente fisicamente no escritório para dar andamento a um processo de compra de material, por exemplo.

Ofereça comodidade aos clientes

A digitalização dos processos pode se tornar um grande diferencial competitivo para empresas. Além de reduzir os custos e otimizar o fluxo operacional, a opção oferece comodidade ao cliente, o qual despensa a necessidade de se deslocar ou mesmo perder tempo com encontros presenciais.

Receber e assinar a documentação a qualquer hora e lugar — procurações, contratos, minutas, declarações, formulários contábeis, entre outros — é um grande atrativo para pessoas com rotinas ocupadas, o que faz dessa uma ótima estratégia para aumentar a experiência do seu cliente, já que você está facilitando a sua vida.

Saiba que a redução de gastos com serviço de motoboy é apenas um dos motivos que impulsionam as empresas na busca pela transformação digital. Segundo as pesquisas da IDC, o índice geral de digitalização dos negócios atingiu 67,5%, o que equivale a dizer que, quem não iniciar essa corrida, fica atrás da concorrência!

Agora que você já sabe como reduzir gastos com transporte de documentos, que tal compreender um pouco mais sobre os benefícios de usar o Portal de Assinaturas? Boa leitura!

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