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Como otimizar sua gestão de contratos com o Portal de assinaturas? Descubra agora!

Descubra como a gestão de contratos pode ser prática e sem burocracia. O Portal de Assinaturas já ajudou mais de 50 mil empresas em todo Brasil. Saiba mais!
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Segundo pesquisa da ANGC (Associação Nacional de Gestores de Contrato), 90% das empresas brasileiras não têm uma política eficiente para essa área. A gestão de contratos com o Portal de assinaturas se revela como um caminho para mudar esse cenário na sua empresa.

Uma gestão de contratos eficiente é o diferencial entre empresas que sucumbem ao endividamento, com lucro ínfimo, e aquelas bem sucedidas, com alta fidelização de clientes e crescimento exponencial.

No artigo de hoje, vamos mostrar como o Portal de Assinaturas pode ser o seu aliado na busca por resultados mais efetivos, otimizando processos e tornando a gestão de contratos mais eficiente. Confira!

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Qual é a importância de uma gestão de contratos eficiente?

Em um sistema capitalista, qualquer empresa sofre uma pressão constante para reduzir os seus custos, elevar a sua performance e, dessa forma, diminuir riscos operacionais e maximizar o seu capital. Em tempos de alta competitividade e crise político-econômica, isso é ainda mais urgente.

gestão de contratos ganha cada vez mais importância nesse contexto, não só porque o volume e a complexidade dos projetos vêm crescendo, mas porque influi direta ou indiretamente em vários pontos de economia.

Podemos citar a otimização dos fluxos de trabalho, monitoramento de variações orçamentárias, negociação de contratos mais vantajosos e redução de desperdícios como exemplos.

A gestão de um contrato acompanha toda a sua existência, desde a sua criação e execução ao seu término ou renovação, incluindo contratos de vários tipos, com fornecedores e clientes, para obtenção de crédito, contratação de colaboradores etc.

Os efeitos positivos de uma gestão eficiente podem ser percebidos por meio da elevação do poder de negociação da empresa, maximização dos benefícios e supervisão eficaz no cumprimento das obrigações contratuais.

Além disso, a boa gestão também contribui para a melhoria da proteção da empresa e para o controle de vencimentos e pagamentos, otimizando o ciclo operacional e financeiro. Por outro lado, uma gestão ineficiente pode acarretar uma série de problemas,como:

  • descumprimento de cláusulas sem a devida sanção;
  • desconsideração dos juros de mora, em caso de atrasos de pagamento;
  • perda de documentos;
  • cumprimento de obrigações desnecessárias, que fogem ao objeto do contrato;
  • não acompanhamento dos prazos estabelecidos;
  • desatenção com possíveis alterações na legislação que afetem o contrato;
  • descaso com o encerramento de contratos de bens e serviços contínuos, levando a interrupções no fornecimento.

Portanto, a má gestão de contratos traz um enfraquecimento da confiança entre as partes, ocasionando perda de dinheiro e de tempo.

Quais são as vantagens de um sistema de gestão de contratos?

Diante de tanta complexidade, não há dúvidas de que a automatização do processo de gerenciamento e o uso de contratos eletrônicos podem trazer inúmeros benefícios para a empresa. Entre essas vantagens, destacam-se:

Economia de tempo

Contratos eletrônicos, assinados e armazenados em meio digital, encerram uma era de burocracia e trabalho braçal na gestão documental.

Ao eliminar etapas como impressão, manuseio e arquivamento de documentos físicos, os colaboradores são liberados para funções mais relevantes e o fluxo operacional da área ganha agilidade. Além disso, poupa-se tempo com transporte e envio de documentos, idas ao cartório, entregas ao portador etc.

Também vale ressaltar que a automatização dos processos de busca impacta significativamente a rotina dos gestores, os quais chegavam a perder o equivalente a 4 semanas por ano procurando documentos.

Redução de custos

Os mesmos aspectos que trazem a economia de tempo promovem a redução de custos operacionais na empresa. A começar pelos relativos aos documentos em si, como papel, impressão, espaço para arquivo, autenticação em cartório, serviços de motoboy, entre outros.

Em uma visão macro, podemos incluir a redução de despesas com viagens e deslocamentos para o fechamento de contratos, que hoje podem ser negociados e assinados pela internet. Ademais, destaca-se a mão de obra envolvida em etapas agora obsoletas, impactando as horas trabalhadas.

Segurança

Outro fator relevante na digitalização do gerenciamento de contratos é a segurança e proteção dos documentos. Armazenados em nuvem, eles ficam resguardados contra perdas e danos, causados por má fé, negligência ou acidentes, como incêndios e inundações.

Contratos digitais, protegidos por criptografia, podem ser enviados com total segurança pela rede, sem riscos de extravio ou violação de seu conteúdo.

Como facilitar a gestão de contratos com o Portal de Assinaturas?

Agora que você conhece as vantagens de adotar um sistema de gerenciamento, vamos falar, especificamente, sobre a gestão de contratos com o Portal de Assinaturas e as suas funcionalidades que podem otimiza essa operação na sua empresa, reduzindo os custos e proporcionando agilidade às equipes.

Assinatura com validade jurídica

No Portal de Assinaturas, é possível assinar contratos digitalmente com validade jurídica, em conformidade com Medida Provisória nº 2.200-2/2001.

Associada a um certificado digital, a assinatura digital garante autenticidade, integridade e não repúdio ao documento, conferindo autenticação semelhante ao reconhecimento de firma em cartório, feito para assinaturas manuais. Além disso, há a tempestividade atribuída pelo Carimbo do tempo, que atesta a data e hora em que o documento foi assinado.

Por meio da funcionalidade de Assinatura em Lote, você pode assinar milhares de documentos em segundos, o que facilita muito a gestão de contratos com clientes, no caso de empresas prestadoras de serviços, por exemplo.

Mobilidade

Seja pelo site do Portal de Assinatura, seja pelo aplicativo para dispositivos móveis (o SignApp), a gestão de contratos ganha agilidade e mobilidade. Submetidos na plataforma, os documentos podem ser assinados de qualquer parte do mundo, a qualquer hora, com apenas alguns cliques, pelo celular, tablet ou computador, desde que conectados à internet.

Contratos armazenados em nuvem ficam disponíveis e são facilmente localizados por membros da equipe de gestão em qualquer lugar. Acesso remoto, home office, equipes em outras filiais: todos têm acesso às informações contidas no contrato.

Além disso, a mobilidade permite a contratação de seguros e outros serviços pela internet, fechamento de negócios com clientes e parceiros de negócios em outras localidades, além da busca por fornecedores com preços mais competitivos em outros estados.

Gestão e controle

O Portal, como uma plataforma de gerenciamento de transações digitais, permite a gestão e o controle de contratos por meio de funcionalidades como a criação de fluxos de assinaturas, acompanhamento de status, envio de notificações, verificação de assinaturas, arquivamento e envio de documentos.

Além disso, a ferramenta pode ser integrada a outros sistemas de gestão utilizados pela empresa, otimizando ainda mais a operação.

A gestão de contratos com o Portal de Assinaturas é uma forma rápida, prática e segura de acompanhar os processos da área de compras e contratos da sua empresa, da assinatura à execução, tornando-se uma vantagem competitiva no mercado.

Agora que você já sabe como podemos ajudá-lo na gestão de contratos, faça um teste grátis da nossa ferramenta e veja, na prática, todos esses benefícios.

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