Como otimizar o fluxo de contratos em sua empresa?

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O gerenciamento de contratos tem por objetivo administrar e monitorar de forma eficaz todo o seu fluxo ou ciclo de vida. Os acordos comerciais e trabalhistas, por exemplo, são permeados pelos contratos, que conferem segurança jurídica para as partes e cria relações estratégicas.

Com o avanço da tecnologia, a otimização do fluxo de contratos nas empresas tornou-se indispensável, por meio da eficiência em acordos, agilidade e fluxo operacional.

Devido à importância de aprimorar os negócios, apresentaremos, neste artigo, como otimizar o fluxo de contratos em sua empresa. Continue a leitura e confira!

Em que consiste o fluxo de um contrato?

A gestão de contratos é muito mais do que acompanhar todo o fluxo do documento — criação, execução e encerramento. Ele contribui para que o gestor tenha o devido cuidado ao manejar suas transações comerciais simultâneas.

Atualmente, a maioria das empresas é ineficiente na gestão de contratos, o que acaba gerando desperdício de recursos. E uma das principais razões para isso é o desconhecimento acerca do fluxo de contrato.

Esse fluxo se divide em alguns estágios, acompanhe!

Preparação do contrato

A preparação do contrato é a fase inicial em que a empresa identifica a necessidade das partes, definindo as metas e objetivos e os requisitos técnicos para a elaboração do contrato. Em outras palavras, a preparação é a organização dos recursos de maneira correta.

Elaboração prévia do documento

Esta é a etapa em que é feita a escrita prévia do contrato. É preciso muita atenção na redação das cláusulas, já que qualquer ambiguidade pode levar a interpretações indesejadas. É importante lembrar, ainda, que o amparo jurídico é um meio mais seguro nas transações comerciais, por isso, é interessante ter o auxílio desses profissionais.

Negociação

Após a preparação e a elaboração do contrato, os envolvidos entram na fase de negociação. É nesse estágio em que as mudanças são feitas, de acordo com as necessidades das partes, criando-se uma relação com transparência e confiança.

Aprovação do contrato pelas partes

Com as negociações concluídas e o acordo entre as partes, o próximo passo é a aprovação do contrato. Normalmente, ela é executada em um sistema de gerenciamento de contratos.

Execução

Esta é a fase mais longa do fluxo de contratos, já que além das entregas do objeto é nela que as atividades administrativas de acompanhamento do documento são realizadas minuciosamente. Além disso, também são feitos o controle de pagamentos, o registro de aditivos, as revisões, as prorrogações e/ou renovações, entre outros. Em suma, é a etapa de acompanhamento do contrato.

Encerramento

Nessa última etapa é o momento de verificar se todos os eventos previstos foram realizados com sucesso, incluindo recebimentos ou pagamentos. Ele ocorre quando a data de vigência do contrato expira e não há renovação, para isso não deve haver pendências de direitos e obrigações.

Por que é importante ficar atento à eficiência deste fluxo?

Seja qual for a natureza do contrato, uma boa gestão do seu fluxo possibilita minimizar riscos, analisar e identificar tendências ou problemas futuros, além de tornar a empresa mais apta a monitorar e supervisionar adequadamente o cumprimento das obrigações.

Definir um fluxo para os processos contratuais facilita a interpretação conjunta e contribui para a visualização do processo de trabalho. Diante disso, percebe-se que esse fluxo de contratos é essencial para a construção de relações comerciais estáveis e para a geração de rendimentos.

O profissional responsável pelo gerenciamento desses contratos deve fazer um trabalho minucioso para respeitar prazos, descentralizar responsabilidades, identificar riscos e realizar um histórico documental. Cabe ressaltar que o não cumprimento de um contrato pode acarretar em danos financeiros irreparáveis ao negócio, já que ele está alinhado ao planejamento estratégico.

E se você busca eficiência na hora de gerir seus contratos, precisa estar atento às seguintes dicas:

  • reduza o ciclo de contratação;
  • busque auxílio de um software;
  • minimize os riscos;
  • estude as condições de renegociação, caso precise;
  • padronize os termos de renovação automática.

Quais ações podem ser colocadas em prática para otimizar o fluxo dos contratos?

Investir em plataformas de gerenciamento

Dependendo da quantidade de contratos, realizar os processos de forma manual pode se tornar uma tarefa muito complexa. Afinal, nem sempre as planilhas são suficientes para garantir o controle e a gestão dos documentos.

Por isso, investir em plataformas para monitorar prazos e vencimentos, centralizar informações e acompanhar a elaboração dos contratos permite que o fluxo seja mais eficiente, ágil e seguro, além de proporcionar mobilidade e evitar custos extras.

Trabalhar com contratos digitais

Segundo estudos da PwC, a má gestão dos documentos nas empresas gera um acúmulo desordenado e desnecessário, sendo que 2/3 dessas informações armazenadas fisicamente poderiam ser removidas ou destruídas. Mas essa realidade pode ser transformada com o apoio da tecnologia, para que a realização de processos seja mais ágil e eficiente. Assim, os contratos digitais, aos poucos, são incorporados nas áreas jurídicas.

Vale ressaltar que utilizar esses processos digitais é muito mais do que abrir mão da papelada, trata-se de obter novas possibilidades de gestão, que centralizem e automatizem os processos, reduzam os custos e alcancem melhores resultados.

Utilizar assinaturas digitais e armazenamento em nuvem

A assinatura digital é uma das alternativas que contribui significativamente para a mudança do fluxo de contratos, devido à necessidade de adotar facilidades provenientes da tecnologia e superar os modelos de contratos impressos, como as assinaturas físicas, o reconhecimento de firma, o envio de contratos pelo correio, entre outras atividades burocráticas.

Um dos grandes problemas enfrentados pelos profissionais é a coleta de assinaturas no contrato. Nesse contexto, com o auxílio da assinatura digital o fluxo se torna mais simples.

O armazenamento em nuvem também é uma excelente vantagem para aplicar no setor de contratos, pois evita perdas de documentos e mantém um histórico completo dos dados de cada etapa do ciclo de vida do contrato. Com ele, é possível realizar as transações contratuais de qualquer lugar, utilizando um computador, tablet ou dispositivo móvel.

Desse modo, não só as etapas práticas de organização dos documentos são eliminadas, como também as demandas de viagens para atender clientes e fornecedores.

Por fim, com um fluxo de contratos bem definido e eficaz, a sua empresa ganha produtividade nos processos internos e economia de recursos para investir no seu crescimento. Portanto, vale a pena investir na otimização desse processo.

Agora que você já sabe como otimizar o fluxo de contratos em sua empresa, que tal aprender a geri-los com o Portal de Assinaturas? Leia agora nosso artigo no blog e saiba mais sobre o assunto. Bora lá!

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