Dicas de Gestão

Como otimizar a gestão de dados de uma empresa? Descubra neste post!

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Um estudo da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD) aponta um dado que deve ser considerado alarmante: um profissional pode perder até duas horas por dia procurando documentos perdidos entre setores dentro de uma mesma empresa.

Pior do que isso: grandes organizações têm pelo menos um documento extraviado a cada 12 segundos. Ao ler isso, você já deve ter percebido a importância do tema, não é mesmo?

Manter os dados da sua empresa organizados e seguros pode gerar economia para o seu negócio, além de aumentar a produtividade dos seus funcionários e diminuir a possibilidade de ocorrerem falhas em todos os seus processos.

Por tudo isso, neste artigo, vamos falar sobre a gestão de dados e sobre como você pode organizá-la na sua empresa. Confira!

O que é a gestão de dados?

Toda empresa tem uma base de informações sobre tudo o que é feito no seu dia a dia, abrangendo desde contratos e documentos até dados sobre vendas, estoque, desenvolvimento de produtos, entre outros.

Essa base de dados é um registro histórico importante para que sejam feitas todas as análises aprofundadas que podem basear todo o planejamento e as estratégias da empresa.

Fazer a gestão desses dados significa organizá-los, criando um sistema que permita que o fluxo e os processos sejam otimizados. Isso contribui para dar mais suporte a todas as ações desenvolvidas por você e pelos seus colaboradores no seu negócio.

Quais são as vantagens da gestão de dados?

Fazer a gestão de dados pode ser considerado como um diferencial do seu negócio se ela for completa e direcionada às necessidades da sua empresa.

Com ela, é possível controlar e monitorar a entrada e a saída de documentos da organização, gerenciando os arquivos com base em uma metodologia e evitando perdas. Saiba mais vantagens:

  • permite que os arquivos sejam armazenados em um único lugar;
  • reduz a necessidade de espaço para guardar documentos;
  • evita a demora no processo de recuperação de arquivos;
  • disponibiliza os dados e as informações sobre a empresa, assim como os documentos, para mais de uma pessoa, em tempo real;
  • diminui os custos com documentação impressa;
  • ajuda na tomada de decisões da gestão.

Como otimizar a gestão de dados na empresa?

Ter acesso às informações de forma confiável, segura e facilitada fará com que a sua empresa consiga atuar de forma mais estratégica, otimizando processos. Veja quais são os principais passos para fazer a gestão de dados.

Garanta a colaboração de todos

Quando você decide fazer ou melhorar o processo de gestão de dados da sua empresa, deve envolver todos os colaboradores nesse trabalho.

É fundamental que eles saibam como os documentos passaram a ser organizados para que tenham o acesso adequado a eles e consigam manter o controle da forma como ele foi planejado.

Com a documentação digital, por exemplo, é possível aumentar a produtividade e facilitar a rotina dos profissionais que atuam na sua empresa, melhorando os processos e a qualidade dos serviços prestados.

Use documentação digital

Já está mais do que na hora de você e seus profissionais se livrarem de ter de assinar documentos manualmente e trocar o papel e o reconhecimento de firma em cartório pelos documentos digitais,  pela assinatura digital e pela assinatura eletrônica. Todos esses processos têm tanto a validade quanto a segurança jurídica necessárias ao seu negócio.

Além disso, essas ferramentas permitem que os seus contratos sejam assinados online e as suas negociações sejam validadas também pela internet.

Automatize os processos

Na era da internet e da informação, não há mais motivos para que você não faça uso da tecnologia a favor do aumento da lucratividade da sua empresa!

Portanto, evite o desperdício de talento dos seus profissionais com a perda de tempo envolvidos em burocracia e papelada desnecessária.

Procure ferramentas que possam facilitar a gestão de dados da sua empresa, desde a capacitação dos seus funcionários até o controle da entrada e saída de documentos e contratos digitais, do estoque, da emissão e recebimento de notas fiscais, entre outros. Há empresas especializadas que podem ajudar a encontrar as melhores soluções para o seu negócio.

Use a nuvem para o armazenamento

Não é mais necessário ter salas inteiras tomadas por estantes e móveis com gavetas guardando documentos. Com o processo dos documentos digitais, você pode fazer o armazenamento dos dados em nuvem. Esse avanço tecnológico garante à sua empresa a segurança da informação.

Além disso, o acesso aos dados e aos documentos é facilitado, reduzindo a burocracia e melhorando o dia a dia dos profissionais da sua empresa.

Use assinatura digital ou eletrônica

Nesse processo de eliminar a burocracia e fazer a gestão de dados da sua empresa com segurança, você deve procurar uma empresa especializada que possa oferecer o uso de assinatura digital e assinatura eletrônica em seus documentos.

A primeira é equivalente à sua assinatura como se fosse de próprio punho, reconhecida em cartório. Para isso, ela usa o Certificado Digital ICP-Brasil para ser validada nos documentos digitais.

Já a assinatura eletrônica não tem certificado digital, mas também tem valor jurídico e serve para documentos eletrônicos menos complexos.

Tenha uma boa ferramenta de gestão

Como já deu para perceber e com base nas informações de perdas de documentos que passamos logo no início deste artigo, não dá mais para organizar todas as informações que passam pela sua empresa de forma manual.

Esse volume de dados é cada vez maior atualmente, o torna quase impossível que não haja falhas, caso você não use ferramentas tecnológicas que auxiliem os seus profissionais.

Esses sistemas ajudam a gerenciar as informações, organizar os seus arquivos de documentos digitais, gerar relatórios para ajudar na análise dos dados, entre outros benefícios.

Fazer a gestão de dados na sua empresa é fundamental para que ela possa manter o crescimento, sem que haja falhas no processo e aumento dos seus custos de operação.

A produtividade dos seus colaboradores também é afetada positivamente, pois eles deixam de perder tempo com processos burocráticos e passam a atuar mais estrategicamente na organização.

Se você quiser saber mais sobre esse assunto, continue a leitura e saiba por que os dados empresariais são essenciais hoje em dia!

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