documentação é parte importantíssima para o bom funcionamento das PMEs. Veja como o Portal de Assinaturas pode te ajudar na organização de documentos! documentação é parte importantíssima para o bom funcionamento das PMEs. Veja como o Portal de Assinaturas pode te ajudar na organização de documentos!

Como o Portal de Assinaturas pode ajudar na organização de documentos em uma pequena empresa?

6 minutos para ler

A documentação é parte importantíssima para o bom funcionamento das PMEs. Problemas surgem quando os documentos não são bem organizados. Para você ter uma ideia, segundo o Gartner, as empresas gastam aproximadamente 400 horas por ano pesquisando para encontrar os documentos de que precisa. Considerando que tempo é dinheiro, torna-se fundamental fazer uma revisão de práticas para reverter esse quadro, não concorda?

Por falar em dinheiro, sabia que a média de custo com mão de obra para arquivar um documento é de 20 dólares, aproximadamente 80 reais? A boa notícia é que, com a era digital, isso pode ser evitado por meio de uma boa gestão de documentos digitais. Trata-se de um conjunto de tecnologias que facilita todo o processo de armazenamento, controle, busca, compartilhamento e recuperação de arquivos.

Neste post, vamos abordar como um Portal de Assinaturas pode otimizar a organização de documentos da sua PME. Acompanhe!

Redução de custos

No Portal de Assinaturas, os documentos são gerenciados e assinar usando apenas computadores ou dispositivos móveis. Promovendo o gerenciamento eletrônico de documentos, a plataforma reúne tudo em um único espaço de informações. É lá que as divisões da organização passam a funcionar. Tudo isso engaja os colaboradores nos processos da empresa e ajuda a melhorar o nível geral da cultura corporativa.

Os documentos são assinados digitalmente ou eletronicamente, passando a ter a mesma validade jurídica que uma assinatura manuscrita. O esquema de armazenamento, envio e gestão dos documentos é a essência da redução de custos operacionais e administrativos.

Nesse cenário, gastos com impressão, transporte e tempo despendido para assinatura, envio e infraestrutura de arquivamento são drasticamente diminuídos ou até eliminados. Isso porque o Portal de Assinaturas concentra todas as ferramentas necessárias para a organização de documentos no mesmo lugar, de maneira rápida e prática.

Podemos citar como exemplo a assinatura em lote, que permite que o gestor assine uma grande quantidade de documentos de uma única vez, sem perda de tempo.

Facilidade na pesquisa

Como dissemos, a busca por documentos em arquivos físicos acaba custando muitas horas de trabalho por ano às empresas. Ao adotar os serviços do Portal de Assinaturas, por outro lado, a organização consegue reduzir drasticamente esse prejuízo, uma vez que a organização da documentação é feita online, com pouquíssimos cliques.

De acordo com sua necessidade, o gestor pode organizar os arquivos por pastas eletrônicas, categorizando segundo data, nome do cliente, tipo, entre outras inúmeras possibilidades. Assim, é possível fazer pesquisas rapidamente, a partir de qualquer dispositivo conectado à internet. Essa praticidade impacta de forma positiva principalmente na pontualidade das entregas e no fluxo de trabalho.

Melhoria dos processos

A introdução de documentos eletrônicos pode ser realizada tanto em grandes corporações, com uma estrutura extensa de filiais, quanto em pequenas e médias empresas. A gestão de documentos digitais é uma maneira direta de aumentar a transparência dos processos de negócios. A adoção dessa prática facilita o gerenciamento das atividades de criação, recebimento, execução e armazenamento.

Cada organização pode monitorar de maneira rápida e conveniente todos os seus processos de negócios. Além do mais, há ainda a possibilidade de se ter maior controle sobre o acesso aos arquivos.

O Portal de Assinaturas oferece, por exemplo, a capacidade de criar contas PJ e cadastro de todos os seus contatos, como fornecedores, parceiros e outros. Isso significa que, em caso de reunião com fornecedores, apenas os parceiros envolvidos no assunto receberão ou terão acesso aos contratos, não havendo a necessidade de que terceiros façam o processo de separar arquivos, emitir cópias e contatar as partes envolvidas.

Aumento da segurança

A gestão eletrônica de documentos por meio do Portal de Assinaturas também aumenta a segurança dos dados. Nesse contexto, o administrador do sistema consegue atribuir a cada usuário acesso individual aos documentos, de acordo com sua autoridade. Podem existir permissões de apenas de visualização, por exemplo, bem como direitos ilimitados para assinar, modificar e excluir arquivos. O sistema mantém registros de todas as ações dos usuários feitas durante o fluxo de assinatura, o que permite rastrear histórico e autores das alterações.

A questão da segurança é de fundamental importância para organizar o trabalho com documentos. Afinal, ações indesejadas podem levar a péssimas consequências e enormes perdas. Esse problema é especialmente agudo na papelada, quando o documento é de fácil acesso por terceiros. O Portal possui uma robusta infraestrutura tecnológica, utilizada por milhares de empresas em todo o Brasil e no mundo.

Outro ponto importante diz respeito às cópias de segurança. Com o Portal de Assinaturas, todos os arquivos são armazenados em servidores em nuvem, o que significa que, em caso de problemas com o equipamento da PME, interrompendo temporariamente seu funcionamento, o gestor pode acessar a plataforma de qualquer lugar, desde que tenha acesso à internet, para baixar os arquivos perdidos localmente.

Evolução da produtividade

O processamento e a execução de documentos levam muito menos tempo pelo fato de a documentação eletrônica ser organizada, gerenciada, assinada e enviada bem mais rápido que o normal. Além disso, todos os tipos de resumos, registros e relatórios são compilados automaticamente. Como resultado, o trabalho é executado com mais eficiência e rapidez, o que leva a uma otimização notável dos processos.

A introdução da gestão eletrônica também é uma oportunidade para acelerar o treinamento de novos colaboradores e facilitar o lançamento de processos na empresa. Com o uso de registros em papel, as informações de cada contrato levavam bastante tempo, certo? Com a organização eletrônica de documentos, por outro lado, tem-se a otimização da produtividade, demandando menos recursos para se familiarizar com as regras.

Fica evidente, assim, que a era digital oferece soluções capazes de agilizar processos e diminuir custos tanto nas grandes como nas pequenas e médias empresas. Então o que ainda está esperando para buscar o auxílio do Portal de Assinaturas? Preparado para ter reunidas em uma única plataforma as ferramentas necessárias para a organização de documentos empresariais do seu negócio?

Agora que você conferiu como o Portal de Assinaturas pode ajudar na organização de documentos da sua PME, não deixe de descobrir também o que é e o que faz um sistema de gestão eletrônica de documentos!

Como o Portal de Assinaturas pode ajudar na organização de documentos em uma pequena empresa?
5 (100%) 3 Votoss
Posts relacionados

Deixe uma resposta