As correspondências ainda são muito utilizadas nos dias atuais. O grande volume de documentos importantes, como notificações bancárias, faturas, circulares, contratos e documentos oficiais, é o principal responsável.
Um dos modelos mais comuns ainda é a carta registrada, que pode ser utilizada em inúmeras situações diferentes. Porém, é preciso garantir a segurança no envio, pois as informações são relevantes e, algumas vezes, sigilosas.
É preciso lembrar que a carta registrada se assemelha à carta simples. A principal diferença é a existência de um código de rastreio, possibilitando que o remetente e o destinatário possam saber onde ela se encontra no período de envio. O código de rastreio é a razão pela qual as empresas continuam utilizando esse método para o envio de documentos.
Entretanto, como garantir a segurança no envio de uma carta registrada? Existem outras maneiras de enviar documentos importantes? Continue a leitura deste artigo e veja a resposta para essas perguntas!
Como funciona a carta registrada?
A carta registrada é um tipo de correspondência que permite ao remetente e ao destinatário acompanhar o envio de um determinado documento, proporcionando, ainda, a confirmação de entrega ao destinatário.
Documentos de valor e notificações judiciais são os mais enviados por meio de carta registrada, mas qualquer documento que pese até 500 gramas também pode ser enviado (inclusive pen drives, tokens e cartões de memória).
Para enviá-los, basta preencher um formulário com dados do destinatário e do remetente, no momento do envio. Assim, o sistema gerará um código que fará o rastreamento online do objeto e funcionará para comprovar o seu envio.
O remetente pode ficar tranquilo, caso o destinatário não esteja presente no momento da entrega. A carta registrada será enviada de volta para o endereço informado no formulário de envio.
Entretanto, qualquer pessoa pode receber o documento no endereço do destinatário, necessitando apenas de informar o nome completo, o número do RG e assinando o registro de entrega. Esse procedimento é bastante comum em condomínios que contam com porteiros ou recepcionistas.
A única maneira para garantir a identidade de quem vai receber o documento em mãos é solicitar o envio com AR (Aviso de Recebimento). O AR será devolvido ao remetente com a data de entrega e assinatura de quem recebeu a carta registrada.
Como garantir sua segurança?
Um dos principais problemas no envio da carta registrada é garantir sua segurança. Como ter certeza que o documento será aberto pelo remetente necessário? E se ocorrer um furto? E em caso de incêndio ou perda do documento? Atrasos, então, nem se fala!
Existem outras situações que tiram o sono de muitos empresários, ao enviarem a carta registrada. Entretanto, já existem soluções tecnológicas para sanar esse problema, transformando e-mails em documentos eletrônicos, com validade jurídica e comprovando o envio, a integridade da mensagem e o seu recebimento.
Pode-se dizer que essa é a versão mais moderna e eficiente da carta registrada. É válido ressaltar que a notificação digital fornece os elementos técnicos, legais e periciáveis a todas as mensagens enviadas.
A hora do envio da mensagem, os protocolos de entrega dos e-mails, o comprovante de envio, de recebimento, de download e leitura de anexos são fornecidos por meio de ferramentas.
Além disso, pode-se efetuar, se necessário, backup dos e-mails originais, garantindo a segurança necessária a documentos importantes. Esse recurso pode ser utilizado para o envio de comunicados, notificações, convocações, cobranças, avisos de compras, extratos e faturas bancárias, boletos, emissão de Nota Fiscal Eletrônica e qualquer outra mensagem que necessite de comprovação jurídica.
Já ouviu falar do e-mail registrado?
O e-mail registrado nada mais é do que uma mensagem eletrônica que tem sua veracidade confirmada, ou seja, é uma mensagem certificada. Toda e qualquer informação presente no documento é validada e protegida contra alterações. Inclusive itens simples, como identificação do emissor e receptor da mensagem, hora e data de envio e, principalmente, seu conteúdo e seus anexos.
A segurança é garantida pelos sistemas de certificação, garantindo a legitimidade e conferindo validade jurídica. Assim, pode-se dizer que o e-mail registrado tem potencial para substituir a carta registrada e o AR.
A principal diferença entre o e-mail registrado e o e-mail comum é que, para fins legais, o e-mail comum não serve como prova de envio e recebimento de mensagens. Não se pode atribuir a fé pública a esse documento, comprovando a sua autenticidade, por exemplo.
A fé pública só se faz presente quando um documento é emitido ou conferido por pessoas em funções específicas, como servidores públicos, escrivães de polícia, advogados e oficiais de justiça.
Apenas são considerados documentos válidos aqueles que atendam condições específicas, certificando a autenticidade, confidencialidade, integridade, irretratabilidade e tempestividade.
Ao confirmar a presença de todos esses itens, o e-mail registrado pode ter sua validade jurídica reconhecida. Logo, ele pode ser utilizado em demandas judiciais e, até mesmo, para comprovar o recebimento de avisos importantes pelo destinatário.
O que vale mais a pena: carta registrada ou e-mail registrado?
A carta registrada tem seus benefícios e já foi muito útil. Contudo, não podemos negar que os avanços tecnológicos vieram para ficar. O e-mail registrado já está sendo amplamente utilizado e, certamente, substituirá a carta registrada em um futuro próximo.
Além de deixar o processo extremamente ágil, o e-mail registrado tem outros benefícios. Merece destaque a validade jurídica do documento, o registro de recebimento de mensagens importantes e a redução de custo com tais procedimentos.
Não será necessário arquivar documentos, pois todo o processo será realizado em meios eletrônicos. Além disso, os processos se tornarão mais eficientes devido ao envio digital, evitando que as empresas tenham que esperar a chegada do documento físico.
Para passar a utilizar os e-mails registrados, deve-se contar com o suporte de empresas especializadas no assunto, pois elas são capazes de garantir a validade jurídica e a segurança em todo o processo.
Certamente, é uma questão de tempo para que o uso de e-mail registrado ultrapasse a carta registrada. Portanto, não perca essa oportunidade de sair na frente de seus concorrentes e mude o modo de envio de documentos de sua empresa. Você não se arrependerá.
E aí, gostou do nosso artigo? O que achou das informações sobre carta registrada que fornecemos? Que tal incorporar o e-mail registrado em sua rotina empresarial? Para isso, entre em contato conosco que teremos o prazer em ajudar você. Estamos no seu aguardo!
