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Como fazer uma assinatura digital realmente válida?

Assinatura Digital
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Que as empresas digitais são mais produtivas e baratas que as analógicas, todo mundo já sabe. A questão é “como levar uma organização ao novo milênio das operações virtuais?”

Se você também tem esse questionamento, o primeiro passo é entender melhor como fazer assinatura digital e por que esse mecanismo tem se tornado base das corporações de sucesso.

Hoje, você vai sanar todas as suas dúvidas sobre o tema e compreender de vez por que a sua empresa deve migrar para o universo paperless! Veja agora:

O que é e como fazer assinatura digital?

A assinatura digital é a validação eletrônica da autoria de um documento. Essa confirmação é feita por meio de um conjunto de códigos matemáticos exclusivos de cada pessoa que tenha um certificado digital, cujo objetivo é indicar que o documento:

  • pertence a quem diz ser seu signatário;
  • é remetido ao leitor sem qualquer alteração posterior em seu conteúdo.

Assinatura eletrônica e digital são a mesma coisa?

Como fazer assinatura digital sem compreender a sua essência? Muita gente confunde as expressões “digital” e “eletrônica” que, embora interligadas, não são sinônimas. Assinatura eletrônica é toda assinatura realizada com o auxílio de meios computacionais. Por exemplo:

  • assinatura digitalizada (mera digitalização da assinatura manuscrita);
  • assinatura utilizando o Mouse ou Caneta Touch para fazer a rúbrica na tela de um computador ou celular;
  • assinatura digital (a única que utiliza um Certificado Digital para conferir a autoria de um documento).

Portanto, perceba que a assinatura digital é apenas uma espécie de assinatura eletrônica (a mais segura delas).

Quais são os normativos que atestam validade jurídica a um documento assinado digitalmente?

MP 2.200/2001

A característica fundamental que assegura a força  que comprova os documentos assinados digitalmente é a sua possibilidade de identificação de autoria. Além disso, basta uma simples tentativa de adulteração posterior para que a assinatura seja invalidada.

Em virtude desse alto nível de proteção, bem como o crescimento das tarefas feitas inteiramente pela internet (em todas as partes do mundo), diversas nações passaram a regulamentar a possibilidade de chancelar documentos por meio da certificação digital.

No Brasil, é a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 que garante proteção legal para essa forma de assinatura, equiparável, para todos os efeitos, a uma assinatura manual.

Os mais atentos devem estar se perguntando como uma MP de 2001 pode ainda obter validade nos dias de hoje (uma vez que, atualmente, esse instrumento perde a sua eficácia se não for convertido em lei no prazo de 60 dias).

A permanência da MP 2.200-2/2001 em vigor se explica pela observância da sua data de publicação (24/8/2001), ocorrida alguns dias antes da promulgação da Emenda Constitucional 32/2001 (11/9/2001), que colocou prazo máximo para conversão das MPs.

Ou seja, fique tranquilo, pois esse tipo de assinatura vale tanto quanto uma feita à mão em firma reconhecida!

Circular 277/2004 SUSEP

Alguns órgãos federais trataram também de reforçar a validade dessa assinatura, consolidando de vez esse modelo no país.

Em 2004, por exemplo, a Superintendência de Seguros Privados (SUSEP) expediu a Circular 277, que permitiu o uso da chancela digital em todos os documentos eletrônicos referentes às operações de seguros, de capitalização e de previdência complementar por meio de certificados digitais emitidos sob as regras da Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil).

Lei 11.419/2006

O Poder Judiciário foi um dos primeiros a entender como fazer assinatura digital e de que forma essa ferramenta poderia trazer celeridade ao fluxo de trabalho. A Lei 11.419/2006 regulamentou o PJe (Processo Judicial Eletrônico) e viabilizou as regras para que petições fossem interpostas on-line e para que despachos e decisões fossem assinados pelos magistrados digitalmente.

Com isso, tornou-se desnecessário perder horas nos balcões dos fóruns em busca de informações sobre o andamento dos processos. Contestações, recursos e memoriais são apresentados no ambiente web com toda a segurança e possibilidade de visualização instantânea por todos os envolvidos.

Se até o Poder Público, tradicionalmente mais resistente às inovações tecnológicas, já utiliza há mais de 10 anos os meios eletrônicos de assinatura, por que a sua empresa ainda se mantém presa à letargia do papel e da caneta?

Quais são as vantagens do uso da assinatura digital?

Os benefícios no uso da assinatura digital são incontáveis. Algumas das virtudes dessa firma eletrônica:

  • possui a mesma validade jurídica de um documento com firma reconhecida, legitimidade assegurada pela MP 2.200-2/2001;
  • a utilização do Certificado Digital torna a assinatura digital muito mais segura do que a feita em papel;
  • a coleta de múltiplas assinaturas em um contrato pode ser realizada integralmente em poucos segundos através de uma plataforma como o Portal de Assinaturas.
  • a sua duplicação é aceita como original, não como cópia;
  • dispensa as chancelas cartorárias;
  • tanto o arquivamento quanto a recuperação dos dados são muito mais simples;
  • não há envelhecimento, bem como possibilidade de deterioração da matriz (caso dos documentos em papel);
  • atende plenamente às exigências de proteção do meio ambiente, sinalizando ao mercado a responsabilidade da empresa com essa questão;
  • pode ser utilizada em contratos, notificações, balanços, laudos, formulários, procurações, exames, e-mails, declarações, certificados, mandados, prontuários médicos, propostas e apólices de seguros, além de um oceano de outras possibilidades;
  • redução drástica nos custos com materiais de escritório (como papel e cartuchos para impressoras).

Como fazer assinatura digital nos documentos?

Passo 1

Para aproveitar todos os benefícios citados acima é preciso obter um certificado digital, que é uma espécie de identidade digital das pessoas e empresas no mundo eletrônico.

Esse certificado pode ser armazenado de 2 formas diferentes:

  • Certificado A1: emitido e armazenado no computador. Possui validade de apenas 1 ano;
  • Certificado A3: emitido e armazenado em mídias criptográficas (como token ou smart card). Possui validade de 1 a 3 anos.

Além dessas formas de armazenamento, há tipos de certificados, sendo os mais comuns o e-CPF (para pessoas físicas) e o e-CNPJ (para pessoas jurídicas). O mais interessante é que você pode adquirir essa tecnologia por menos de R$ 1,00 por dia!

Por fim, vale a pena lembrar que o processo de aquisição desse certificado envolve a solicitação via site, o agendamento da validação presencial (entrega de documentação) e o recebimento de um link para emissão do Certificado. Todo esse fluxo não demora mais do que 1 semana!

Passo 2

O primeiro passo para fazer uma assinatura digital é adquirir um certificado digital. No entanto, de nada adianta ter esse dispositivo sem dispor de uma plataforma que consolide essas operações e gerencie (em nuvem) todos os documentos digitais assinados.

O Portal de Assinaturas Certisign permite que você faça assinaturas, gerencie todo o fluxo de assinaturas, notifique os envolvidos e também permite o armazenamento dos documentos por até 5 anos!

Ficou interessado em ver, na prática, como fazer assinatura digital? Então, teste a nossa plataforma gratuitamente clicando aqui. Não perca essa chance!

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