Economize tempo e dinheiro com a automação de processos Economize tempo e dinheiro com a automação de processos

Como economizar tempo e dinheiro com a automação de processos em sua empresa!

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A automação de processos é uma necessidade devido aos requisitos crescentes de produtos e serviços entregues ao mercado. Ela substitui a mão de obra humana por meio da integração de sistemas digitais que possuem grande capacidade de processamento e armazenamento. Graças a isso, há maior rapidez, menos custos, economia de tempo, eficiência e precisão.

Diversos setores podem ser automatizados como o marketing, contabilidade, linhas de produção e administrativo, por exemplo. Ou seja, processos que são caracterizados por atividades humanas repetitivas que podem ser substituídas por tecnologias. Pensando nisso, vamos abordar por onde começar e quais as principais vantagens da automação de processos para o seu negócio. Boa leitura!

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Entenda por onde começar

Quanto antes se começar a automação de processos, melhor será para a organização e para adaptação de todos os envolvidos. Porém, antes de tudo, é preciso verificar aspectos específicos referentes a cada departamento para ter clareza no direcionamento das soluções que devem ser buscadas para as necessidades identificadas.

Pode-se destacar algumas questões que favorecem para chegar ao direcionamento necessário como:

  • qual o nível necessário de intervenção humana para a execução das tarefas?
  • a partir de que ponto a automação de processos pode ser introduzida?
  • o quanto de repetições são necessárias para uma tarefa?
  • a automação de processos pode manter o padrão de qualidade das entregas?

A partir disso, é possível ter um horizonte para a tomada de decisão dentro dos parâmetros de trabalho da empresa. A automação de processos está alinhada com diversas inovações tecnológicas da era digital, voltadas para redução de falhas, prevenção, melhoria da eficiência, coleta de dados e processamento.

Automação de processos para a produtividade

O ganho de produtividade é um ponto crucial para a competitividade da empresa e a qualidade das entregas. Um exemplo disso é o setor de Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM). É difícil prevenir erros porque os profissionais são responsáveis pelo trabalho de operação, fazer perguntas e sugestões ao mesmo tempo.

Nisso, surge a necessidade de otimizar a capacidade de fazer pesquisas de mercado, análise de redes sociais e o comportamento do cliente para que haja o aumento da eficiência do trabalho. Em áreas em que informações objetivas são necessárias, a introdução da automação de processos permite obter dados estatísticos precisos, por exemplo.

Para dar esse salto no ganho de produtividade e consequentemente expansão dos negócios é preciso conhecer todo os aspectos dos processos do fluxo de trabalho. Outro ponto importante é buscar soluções que sejam adequadas a atividade principal da empresa em se está inserido. Isso está ligado ao Business Process Manangement (BPM).

Um sistema BPM integra diversos processos mapeados na organização implementando suas etapas, critérios de execução e o acompanhamento. Por exemplo, membros da equipe podem registrar status do andamento de determinada atividade e notificar eventos relacionados a tarefa. Outro ponto é a disponibilidade do uso de gráficos que facilitam a análise dos gestores.

Menor incidência de tarefas repetitivas

A rotina operacional das organizações é repleta de tarefas repetitivas. Isso ocupa o tempo, cansa o colaborador, e sobrecarrega sua criatividade. Embora a automação esteja progredindo em muitos processos de negócios, a entrada manual de dados ainda é bastante usada. Empresas de diversos setores, como bancos, hospitais e comércio varejista, contam com um processo tedioso de colaboradores que inserem informações de formulários em sistemas não unificados.

Um exemplo é ter que assinar diversos documentos em um dia. Sendo um processo burocrático e lento, principalmente quando a quantidade de documentos a serem assinados é muito elevada. O primeiro passo para a automação de tarefas dessa natureza é adotar o uso de documentos eletrônicos.

Após essa mudança, é possível alcançar soluções específicas para cada demanda, como a ferramenta de assinatura em lote, fornecida pelo portal de assinaturas, que possibilita que diversos documentos eletrônicos sejam assinados de uma única vez. Para a diminuição da necessidade de inserir dados em planilhas constantemente o ideal é um sistema modular como um software ERP.

Quando você insere dados no sistema, eles são calculados automaticamente para estratégia de negócios, marketing e a preparação de documentos de maneira automatizada. Focando assim na diminuição de gargalos e riscos de inconsistências devido a falta de centralização das informações e comunicação entre setores.

Redução de gastos financeiros

A busca por redução de custos é um tema comum em todas as empresas. Ela pode ser alcançada por intermédio da automação de processos integrando informações de diversos setores e permitindo a padronização dos produtos e serviços.

Um dos custos mais comuns é o de entrega de documentos. Quando a digitalização de arquivos não é adotada pela organização, esses gastos com deslocamento para envio e recebimento são constantes. Inclusive, é normal que empresas tenham, pelo menos, 1 mensageiro fixo. Dentro desses aspectos, a soma de diversos fatores demonstram as variáveis que afetam todo o processo, por exemplo:

  • horários e dias de pico de entregas no mês;
  • quantidade de documentos entregues por dia e média mensal;
  • tempo médio levado para efetuar a entrega e retorno do mensageiro;
  • setores que mais necessitam do serviço.

Por meio da solução do Portal de Assinaturas esse processo é otimizado pela eliminação da necessidade de deslocamento. Todos os arquivos podem ser facilmente enviados para os destinatários e assinados digitalmente e com valor jurídico reconhecido. Assim, o gasto com insumos necessários para impressão que são corriqueiros diminui drasticamente.

Lembrando que a responsabilidade socioambiental está cada vez mais latente e não pode ser ignorada. Ao diminuir o uso de papel, há ganhos com economia no orçamento e contribuição para a preservação de recursos naturais.

Armazenamento seguro de arquivos

É dispendioso armazenar e gerenciar documentos que estão aumentando a cada dia. À medida que o número de documentos cresce, o espaço é reduzido e o custo de gerenciamento é aumentado. Além disso, se for um documento confidencial, devemos também prestar atenção às medidas de segurança contra roubo e desastre.

Nos últimos anos, embora a digitalização de documentos esteja em andamento, os arquivos em papel ainda são comuns, e as empresas percebem que têm muitos documentos para gerenciar. Se você armazena grandes quantidades de papéis em sua empresa, as seguintes desvantagens são esperadas:

  • redução do espaço físico;
  • aumento dos custos administrativos;
  • perda de tempo para localizar os documentos necessários;
  • risco elevado dos documentos confidenciais não serem protegidos contra furto e extravio.

O serviço de armazenamento em nuvem surgiu para eliminar essas desvantagens mantendo os documentos em um servidor externo. Além do mais, o tempo de pesquisa é drasticamente reduzido, pois com poucos cliques você encontra o que precisa no momento. Ou seja, o processo de guarda e busca dos documentos pode ser muito mais dinâmico e preciso.

Dessa maneira, para iniciar a automação de processos você deve mapear quais atividades executadas por pessoas podem ser substituídas por softwares. Após isso, monitore a eficácia das soluções adotadas para obter dados comparativos. Assim, haverá a promoção de uma verdadeira mudança cultural na sua empresa dando espaço para os profissionais focarem na parte estratégica e de inovação.

E então, gostou? Agora que você conhece as vantagens da automação de processos, descubra as melhores práticas para iniciar o processo de automação empresarial!

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