Nossas Soluções

Como assinar documentos com certificado digital? Aprenda

como-assinar-documentos-com-certificado-digital-aprenda.jpeg
0

Assinar documentos com certificado digital é a forma mais segura de validar transações virtuais. Trata-se de assegurar a validade jurídica, garantindo a integridade e autenticidade do documento, da mesma maneira que uma assinatura manual é reconhecida em cartório.

Esse procedimento vem se tornando cada vez mais importante em virtude dos impactos da transformação digital. Entretanto, ainda é comum que muitas empresas tenham dúvidas e receios quanto ao assunto.

Pensando nisso, elaboramos o post de hoje. Nos tópicos a seguir, você entenderá de uma vez por todas como o certificado digital pode ser utilizado para assinar documentos digitalmente. Confira!

Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e digital?

Com o advento da tecnologia e popularização das transações digitais tornou-se necessária a viabilização de assinaturas realizadas no meio digital, com validade jurídica.

Assim, surgiram as assinaturas online, utilizadas em documentos digitais, podendo ser realizadas pela internet, seja por meio de um computador ou mesmo um dispositivo móvel, como tablet ou celular.

São dois os tipos de assinatura online:

Assinatura digital

Esse tipo de assinatura utiliza, obrigatoriamente, um Certificado Digital ICP-Brasil que comprova a autoria da assinatura. O certificado digital funciona como uma identidade da pessoa física ou jurídica no meio digital. Por ter os seus dados validados presencialmente, ele confere autenticidade, integridade e não repúdio à assinatura digital.

O que significa dizer que, além de comprovar a identidade do signatário, a assinatura garante que o documento não seja adulterado, além evitar que a autoria seja negada. Dessa maneira, podemos dizer que a assinatura digital corresponde à assinatura manual autenticada em cartório, por meio de reconhecimento de firma.

Assinatura eletrônica

Já a assinatura eletrônica não utiliza um certificado digital, comprovando a autoria a partir da coleta de evidências.

Dentre essas evidências, podemos destacar a grafia da assinatura — pode ser realizada com caneta touch, mouse, dedo ou escaneada — geolocalização, foto, IP da máquina, entre outros dados coletados no momento da assinatura.

Ideal para documentos de tramitação interna ou de baixo valor, a assinatura eletrônica viabiliza a digitalização às ações do dia a dia de uma empresa. Vale reforçar que tanto a assinatura digital quanto a eletrônica têm validade jurídica, assegurada pela MP n° 2.200-2.

Como assinar documentos com certificado digital?

Assinar documentos com um certificado digital é uma grande vantagem para o seu negócio. Além de gerar economia de tempo e recursos, a assinatura digital é muito fácil de fazer e gerenciar, conforme explicaremos a seguir.

Obtenção do certificado

Antes de mais nada, é preciso obter um Certificado Digital ICP Brasil, que deve ser emitido por uma Autoridade Certificadora, como a Certisign, líder desse setor na América Latina.

Exigido para algumas empresas, o certificado digital pode ter diferentes usos, como a emissão de notas fiscais eletrônicas, entrega de documentos fiscais e a assinatura digital.

Passo a passo para assinar documentos digitalmente

De posse de um certificado digital válido, é necessário escolher uma plataforma de gerenciamento de assinaturas online, como o Portal de Assinaturas.

Nele, você poderá realizar assinaturas, usando o certificado ou não, criar fluxos, cadastrar signatários, entre outras funcionalidades que permitem a gestão dos seus documentos digitais com mais rapidez e segurança. Confira o passo a passo:

  1. faça o login no site Portal de Assinaturas;
  2. envie arquivos (upload) de qualquer extensão — documentos, pdfs, planilhas;
  3. configure fluxos de assinatura, envolvendo diversos papéis, como signatários, aprovadores e observadores, de acordo com a necessidade;
  4. cadastre os signatários e marque a opção “assinar digitalmente”.
  5. Cada um receberá por e-mail um link para a assinatura. Para assinar documentos com certificado digital, nesse momento você deve visualizar o documento proposto e inserir o PIN para autorizar a assinatura.

Notificações serão enviadas a todos os envolvidos no processo, conforme indicado no fluxo criado. Além disso, os documentos assinados ficam armazenados em nuvem por 5 anos.

Vale dizer que os documentos podem ser assinados também pelo celular, utilizando o aplicativo do Portal — SignApp. Qualquer arquivo enviado pelo site poderá ser assinado diretamente pelo aplicativo, de qualquer lugar do mundo e a qualquer hora.

Quais documentos podem ser assinados?

Já vimos como é fácil assinar arquivos digitalmente. Mas, afinal, quais são os tipos de documento que podem ser assinados com o certificado digital?

Na verdade, é possível utilizar a assinatura eletrônica ou digital em qualquer arquivo eletrônico, seja qual for a finalidade. No entanto, dependendo das características e requisitos de autenticação, a assinatura digital é mais recomendada.

Por exemplo, se o documento será enviado para fora de sua rede ou assinado manualmente, ele precisar ser autenticado em cartório. Listamos, abaixo, algumas situações para assinar documentos com certificado digital:

  • procurações;
  • contratos de alto valor;
  • laudos técnicos;
  • anotações de responsabilidade técnica (ARTs);
  • documentos enviados ao Poder Judiciário, Receita Federal e outros;
  • obrigações fiscais e contábeis;
  • documentos garantidores de confidencialidade;
  • recibos de compra e venda.

Quais são os benefícios de assinar documentos com certificado digital?

Como vimos, é possível assinar digitalmente todo tipo de documento da rotina de uma empresa. Os benefícios que esse tipo de solução digital traz para o negócio são diversos e impactam tanto o público interno quanto externo. Confira!

  • redução de custos com material de escritório, serviços de entrega rápida, cartório e despesas de viagem;
  • melhor aproveitamento dos colaboradores, os quais podem se dedicar a tarefas mais relevantes em função da desburocratização dos processos;
  • armazenamento digital, proporcionando melhor aproveitamento do espaço físico;
  • aumento da mobilidade, uma vez que contratos podem ser fechados e assinados à distância, pela internet;
  • agilidade na finalização de contratos e formalização de documentos: é o fim das pilhas de documentos aguardando assinaturas;
  • valorização da imagem da marca, aliando-a à importância dada a sustentabilidade, pela redução de recursos e lixo.
  • melhora da experiência do cliente, por meio de transações mais ágeis e seguras.

O certificado digital tem diversas utilidades, dentre elas autenticar a assinatura em documentos. Dessa maneira, para acompanhar a evolução digital sem colocar em risco o sigilo, segurança e validade de seus documentos, a alternativa é assinar documentos com certificado digital.

Agora que você saber como o certificado digital pode ser útil para assinar documentos, entenda agora mesmo tudo o que você precisa saber antes de fazer a sua assinatura digital. Boa leitura!

Como assinar documentos com certificado digital? Aprenda
5 (100%) 2 Votoss
Você pode gostar
Compreenda os benefícios de usar o Portal de Assinaturas
A assinatura digital tem validade jurídica no Brasil?

Deixe seu comentário

Seu Comentário*

Seu Nome*
Seu site

Share This