Dicas de Gestão

Como a automação empresarial agiliza processos?

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A automação empresarial envolve automatizar tarefas e processos que estejam relacionados ao cotidiano de uma organização. Por meio da tecnologia, trabalhos que não dependam, efetivamente, da intervenção humana podem ser desempenhados muito mais rapidamente, gerando ganhos de tempo, recursos e produtividade.

E, além de propiciar vantagens no meio operacional, garantindo a qualidade dos resultados, esse recurso contribui para as ações estratégicas da empresa. Quer saber como a automação empresarial pode ajudar um negócio? Continue a leitura!

O que é automação empresarial e qual a sua importância?

A automação empresarial diz respeito ao uso de métodos e técnicas que automatizam os processos de uma companhia. A adoção dessa estratégia funciona como um meio de agilizar as atividades organizacionais, contribuindo para uma maior eficiência do trabalho realizado.

Ao adotar um sistema automatizado, tarefas que antes eram manuais passam a contar com o apoio tecnológico para serem executadas — softwares, sistemas de integração, plataformas online etc.

Quando opta por utilizar a automação em seus processos organizacionais, a empresa põe em prática uma estratégia institucional capaz de criar um diferencial dentro do mercado competitivo: as tarefas são otimizadas e o gerenciamento da organização é facilitado.

A implantação da tecnologia nas diversas atividades do dia a dia contribui para uma melhoria contínua dos trabalhos realizados. Há, ainda, a otimização dos recursos disponíveis.

Com o uso da automação, o controle de informações que possam ser relevantes para o empreendimento ganha maior agilidade e precisão. Isso faz com que a gestão e as tomadas de decisão ganhem maior credibilidade, já que passam a ser embasadas em dados concretos.

Quais são suas principais vantagens?

Conheça alguns benefícios de se implantar essa estratégia em uma empresa:

Redução de custos operacionais

Como a automação dos processos faz uso de meios tecnológicos para a realização de tarefas do cotidiano organizacional, falhas e desperdícios dos recursos são evitados. Essa situação acaba ajudando a empresa a economizar e a cortar gastos desnecessários.

Além disso, com um sistema automatizado, uma equipe de trabalho passa a não ter que ser tão grande para atender às necessidades do negócio. Isso também ajuda a reduzir gastos com o departamento pessoal da empresa.

Economia de tempo

Graças à tecnologia empregada, todo o processo organizacional é conduzido de maneira ágil e eficiente. Ao garantir a qualidade do processo, evita-se o retrabalho, o que contribui para que as atividades sejam concluídas mais rapidamente. Os recursos tecnológicos permitem todo o processo produtivo em um tempo muito menor.

Maior produtividade

A melhora na produtividade resulta da combinação entre tecnologia e processo produtivo: com a automação, consegue-se produzir mais em menos tempo. Existem ganhos em quantidade sem que seja perdida a qualidade do produto final.

Como implantá-la na empresa?

Confira, agora, algumas dicas de como implantar a automação em sua organização:

Identifique e conheça os processos

Deve-se procurar saber, dentro da instituição, quais processos precisam ser automatizados. Depois disso, será necessário analisar as etapas de cada um e registrar tudo aquilo que for importante.

Mapeie as necessidades organizacionais

Após o registro das informações acerca dos processos, será possível descobrir os principais pontos a serem melhorados no fluxo de trabalho. Nesse momento, as tarefas que devem ser automatizadas são identificadas, ao passo que as prioridades são estabelecidas.

Escolha as ferramentas tecnológicas

Uma vez definidas as prioridades das tarefas, as pesquisas por softwares e outras ferramentas tecnológicas devem ser iniciadas. As soluções precisam ser escolhidas de acordo com a necessidade da empresa.

Treine os operadores

Antes de implantar a nova tecnologia na empresa, é preciso garantir que os colaboradores saibam, de fato, utilizá-la: o treinamento é essencial para que esse processo seja concluído de maneira satisfatória.

Automatize

É importante que a adoção da automação na companhia ocorra aos poucos. Nessa fase, faz-se relevante o acompanhamento do fornecedor do serviço contratado, para que auxilie os processos e garanta a harmonia das operações.

Atente à manutenção e ao suporte

É preciso verificar, junto aos colaboradores, todas as informações acerca do sistema. Dificuldades técnicas também devem ser relatadas ao fornecedor, para que providências sejam tomadas a fim de se facilitar a implantação.

Quais tarefas podem ser automatizadas?

Várias tarefas podem ser automatizadas em uma organização, contribuindo para a otimização de seus processos. Conheça algumas das principais:

Gestão de contratos

Com a automação, há um maior controle da gestão de documentos eletrônicos. A gestão de contratos, por exemplo, é feita de maneira simples e prática, garantindo toda a legalidade e segurança das operações, realizadas eletronicamente.

Ao dispor de um serviço de assinatura e gestão eletrônica de seus documentos, a empresa otimiza qualquer tipo de transação que venha a realizar.

Ações de marketing

Como as mídias digitais têm ganhado cada vez mais espaço no mercado, a automação do marketing tornou-se uma estratégia importante. Ela ajuda a definir oportunidades de negócios por meio do comportamento dos clientes em potencial da empresa — os chamados leads.

Assim, por meio de e-mails, a organização nutre seus clientes de acordo com o estágio de compra em que eles se encontram.

Qualquer alteração nos hábitos dos leads é entendida pelo sistema, que faz as devidas mudanças de interação. Isso é possível no envio de conteúdo, no estabelecimento de contato via mídia social ou em um diálogo direto com as equipes de vendas etc.

Operação de vendas

Na área comercial, o fluxo de trabalho é predefinido e configurado, direcionando a cada operador do processo as tarefas de sua responsabilidade.

Uma venda, por exemplo, passa por uma série de etapas ao longo do processo, que depende de diferentes departamentos. Com a ajuda da automação, há uma integração das atividades dos distintos setores, o que contribui para agilizar a compra do cliente e garantir a qualidade da operação.

Gestão de notas fiscais

No caso da gestão fiscal, a automação das atividades facilita o processo para a empresa, integrando-se, por exemplo, ao sistema do governo para repasse de documentos. As escriturações contábeis e fiscais podem ser enviadas em formato eletrônico para a Receita Federal, a partir do sistema de automação implantado na organização.

Com vimos, a automação empresarial contribui significativamente para o desempenho do negócio. Atividades e processos passam a ser otimizados, garantindo a obtenção de resultados positivos. A agilidade das tarefas é uma das vantagens dessa tecnologia, que permite aproveitar melhor recursos e tempo, gerando maior produtividade e eficiência operacional.

Gostou de nosso post sobre automação empresarial? Então, você provavelmente vai se interessar pela otimização de processos e a redução da burocracia em uma empresa. Boa leitura e até a próxima!

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