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Certificado digital e assinatura digital: Existe uma obrigatoriedade? Entenda!

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Você sabe se existe e em que casos uma empresa é obrigada a usar certificado digital e assinatura digital? Apesar de serem dispositivos muito importantes para a otimização de processos, redução de custos e aumento da produtividade das equipes de trabalho, muitos negócios ainda não começaram a usar essas ferramentas sistematicamente. Mas saiba que ela pode ser exigida em algumas situações.

Por exemplo, quem tem micros e pequenas empresas ou é um microempreendedor individual, necessariamente deverá ter o certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica ou para cadastro no eSocial — são essas situações que vamos esclarecer neste post.

Continue a leitura e entenda o que são a assinatura digital, a diferença dela para o certificado digital e em que casos elas são obrigatórias nas empresas.

Quais as principais diferenças entre certificado digital e assinatura digital?

O primeiro ponto a ser esclarecido antes de entender as obrigatoriedades do uso dessas ferramentas é o conceito de cada uma delas e quais as diferenças entre certificado digital e assinatura digital. Ambas são fundamentais para melhorar os fluxos de gestão da sua empresa, mas têm funções diferentes.

No caso da assinatura digital, o serviço pode ser contratado em uma empresa como o Portal de Assinaturas e funcionará em seu negócio como um reconhecimento de firma digital, sem a necessidade de intermediação de um cartório. Isso significa que todos os seus documentos e contratos poderão ser feitos digitalmente, com garantia de validação jurídica por meio do uso da assinatura digital.

Isso ocorre porque, após a elaboração e o envio do conteúdo com assinatura digital, não há mais como fazer modificações nele. Além disso, a ferramenta confere ao conteúdo o chamado não repúdio, ou seja, a autoria do documento não pode ser negada.

E o que é a certificação digital ICP-Brasil?

Você pode estar se perguntando: onde entra o certificado digital nesse assunto? É ele que confere à assinatura digital todas as garantias que mencionamos. A certificação digital ICP-Brasil reconhece de forma única e exclusiva o dono da assinatura digital.

O uso dessas ferramentas é pessoal e intransferível, não importa se forem utilizadas por pessoa física ou jurídica. Entre outras coisas, é isso que confere aos documentos e contratos com assinatura e certificado digital a sua autenticidade e validade jurídica. A criptografia utilizada nos documentos é responsável por atestar a segurança de todo o processo.

Quais as vantagens do seu uso?

Há muitos benefícios para as empresas, independentemente de seu porte, ao optarem pela automatização dos seus processos com o uso de certificado digital e assinatura digital. Uma informação importante é que a publicação da Medida Provisória nº 2.200-2, em 2001, garantiu total validação jurídica aos documentos que as utilizam.

Essa medida vale para contratos, laudos, perícias, aceites, documentos enviados por órgãos como a Receita Federal, o Detran, a Anvisa, entre muitos outros. Para que isso ocorra, a assinatura digital precisa ser validada pelo certificado digital, garantindo aos documentos não repúdio, integridade e autenticidade.

Tudo isso torna os processos da sua empresa mais seguros, agilizando os fluxos de documentos e oferecendo mais possibilidade de aumentar a produtividade das suas equipes. Além disso, seu uso substitui a necessidade dos serviços prestados por um cartório, como o reconhecimento de firma. Outras vantagens são:

  • melhoria na gestão de documentos e dados;
  • desburocratização de processos e fluxos;
  • redução de custos com Correios, armazenamento e transporte de documentos;
  • cortes de gastos com papéis e impressão, entre outros.

Quando é obrigatório o uso de cada um deles?

Não é só por causa dos benefícios que apresentamos até agora que a sua empresa precisa se preocupar em obter certificado digital e assinatura digital. Afinal, os empreendimentos incluídos em regimes fiscais como o Lucro Presumido e o Lucro Real são obrigados a emitir a nota fiscal eletrônica (NF-e) — isso só pode ser feito a partir do uso do certificado digital.

Outra informação importante é que todas as negociações que envolvem incidência da ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) devem, obrigatoriamente, emitir nota fiscal eletrônica. As secretarias da Fazenda dos estados autorizam e validam o procedimento por meio do uso do certificado digital.

Além disso, desde a metade de 2018, microempreendedores individuais (MEI), micros e pequenas empresas (MPE) passaram a ser obrigados, também, a emitir a nota fiscal eletrônica, com as mesmas exigências de uso do certificado digital mencionadas. Por fim, consultas e cadastros no eSocial também são atividades que exigem a utilização dessa ferramenta para terem validade.

Quais são as sanções previstas por lei para as empresas que não se adequarem?

Todas essas regulamentações podem ser conferidas na Resolução CGSN 137, de dezembro de 2017, também estão na Lei Complementar 123, de 2006. O não cumprimento dessas obrigações por parte das empresas pode acarretar em prejuízos e sanções. Entre elas, podemos citar que o negócio poderá ser impedido de usar a Guia de Recolhimento de FGTS, de enviar dados ao eSocial ou à Previdência Social.

O pagamento de taxas e multas também está incluído entre as medidas que podem ser aplicadas às empresas que não se adequarem às regras. Portanto, é preciso estar atento à regulamentação e buscar a obtenção de assinatura e certificado digital o quanto antes para atender à legislação.

Se a sua empresa ainda não se adequou, vale a pena procurar um parceiro de confiança para obter esses recursos. O processo de obtenção do certificado junto a uma autoridade certificadora, além da assinatura digital, é bastante simples e poderá ser útil em todas as operações do seu negócio.

O que achou dos esclarecimentos neste artigo? Entendeu melhor quais são as situações em que o uso de certificado digital e assinatura digital são obrigatórios? Mais do que isso, são ferramentas importantes para facilitar as tarefas em sua empresa, reduzindo em até 75% o tempo gasto com a burocracia e conferindo validade jurídica a todos os seus documentos.

Você pode ficar ainda mais por dentro desse assunto e saber como a assinatura digital pode ajudar a otimizar processos em sua empresa neste guia completo que elaboramos para você. Baixe o nosso infográfico gratuitamente!

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