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7 ações para reduzir a burocracia empresarial

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A burocracia empresarial tem sido um dos grandes problemas, principalmente para os micro e pequenos empresários do país, seja pela alta complexidade tributária ou pela grande dificuldade em trabalhar com as leis brasileiras (entre tantas outras razões). O excesso de tempo gasto com as burocracias gerais acaba reduzindo significativamente a produtividade nas empresas, podendo barrar o crescimento no mercado.

Formulários, processos, normas, rotinas, autorizações: todo empreendimento sério deve ter certo grau de burocracia para que se mantenha funcional e organizado. O problema é que quando algumas dessas etapas ficam extremamente burocráticas, acabam travando a produtividade e desmotivando os colaboradores.

Se o seu maior propósito é diminuir a burocracia do seu negócio e otimizar o tempo, continue acompanhando este texto, pois separamos as ações mais relevantes para que você possa acabar de vez com esse problema. Aproveite e boa leitura.

1. Dê autonomia aos colaboradores e delegue funções

Manter os profissionais com autonomia é um dos segredos para evitar a burocracia no empreendimento. Definir uma lista de tarefas que o colaborador pode fazer sem precisar cumprir processos cansativos e demorados pode ser um passo muito importante para garantir maior independência ao time.

Uma das barreiras para que os processos gerenciais caminhem bem é a falta de autonomia dos profissionais, quando eles necessitam de vários tipos de aprovações dos seus gestores para que um objetivo simples possa sair do papel. Portanto, por meio de um time confiável e bem treinado, vale a pena distribuir a responsabilidade de cada colaborador e assegurar liberdade para que todos façam as tarefas.

É importante lembrar que essa liberdade deve ser acompanhada de muita responsabilidade, levando em conta que as metas a serem atingidas e as datas para finalizar cada etapa já deverão ter sido designadas.

2. Otimize o tempo

Como falamos, todas as empresas devem seguir alguns protocolos para que haja organização. Porém, mais do que fazer com que cada processo seja cumprido de forma eficaz, é preciso fazer com que todos eles sejam feitos em um tempo adequado.

Para tanto, é preciso definir prazos para cada etapa, desde a aprovação de uma atividade até a sua execução. Dessa forma, evita-se que ações relevantes fiquem paradas por um longo tempo, bem mais que o necessário.

Também é fundamental definir as horas mais adequadas para tomar determinadas ações, fazendo a divisão do dia em blocos práticos de tarefas. Um exemplo bom é definir que um momento do dia vai ser dedicado ao envio de documentos, outro para o contato direto com os profissionais e outro para desenvolver projetos. Assim, é possível saber antecipadamente qual vai ser a jornada de trabalho e por quais processos vai passar.

3. Reveja processos frequentemente

Cada processo precisa ser bem analisado e reformulado conforme a realidade de cada dia. Por isso, o trabalho de gestão de processos deve ser feito constantemente, considerando alguns fatores básicos. É preciso responder a alguns questionamentos, tais como:

  • O processo está envolvendo mais pessoas do que o necessário?
  • Meu processo atual tem um tempo adequado de resposta?
  • Um processo está impactando outro de forma negativa?
  • As atuais ações estão levando a um aumento de produtividade?

Ao realizar tal análise em cada etapa do trabalho dos colaboradores, você vai conseguir definir quais deles aumentam a burocracia em vez de melhorar a sua produtividade. E lembre-se de que essa gestão precisa ser realizada desde ações simples, como o pagamento de horas extras, até as mais complexas, como os fechamentos de negócios.

4. Organize o ambiente de trabalho

Manter o ambiente de trabalho sempre organizado pode parecer bobagem, mas traz uma grande vantagem para qualquer empresa, especialmente quando falamos de burocracia. Um espaço bem organizado acaba favorecendo o fluxo de pessoas e de dados, auxiliando na rapidez dos processos do ambiente de trabalho.

Além disso, os profissionais, ao trabalharem em um espaço limpo, arejado e bem organizado, tendem a se sentirem bem melhor, o que reflete, muitas vezes, na agilidade e na qualidade do trabalho que está sendo feito.

5. Procure reduzir a quantidade de reuniões

As reuniões improdutivas são um grande erro nas empresas. E quando elas são feitas constantemente durante a semana, o problema se agrava ainda mais, pois a sua organização pode estar perdendo dinheiro e tempo nas salas de reuniões.

Em geral, comete-se esse erro de fazer encontros ineficientes devido à falta de capacidade de definir os momentos em que eles realmente são necessários ou quando são somente obstáculos burocráticos. Para que você possa resolver esse problema, só precisa seguir algumas regras:

  • marque reuniões com horários certos para iniciar e terminar;
  • quando se tratar de decisões bem simples, o mais indicado é buscar a comunicação direta com os responsáveis, antes de marcar uma reunião com todos os profissionais;
  • faça uma pauta prévia com os temas que vão ser debatidos;
  • convide somente os colaboradores diretamente ligados à pauta da reunião.

6. Tenha um cronograma

Prazos e metas precisam ser bem determinados, e sempre ser claros para toda a equipe. Colaboradores e funcionários que sabem tudo sobre os prazos que devem ser cumpridos passam a trabalhar de forma muito mais organizada, evitando a perda de tempo e aumentando consideravelmente a produtividade no negócio.

Por esse motivo, sempre que possível, é importante construir um cronograma coletivo das atividades, que permita que todos acompanhem o desempenho da equipe e que se ajudem, quando for preciso. É fundamental estimular os profissionais a cumprir as metas, os prazos e o cronograma.

7. Use a tecnologia a seu favor

Certamente você já sabe que, para reduzir os procedimentos burocráticos no seu negócio, é preciso otimizar tempo, evitar que papéis se acumulem e melhorar os processos, certo? O que você vai ver agora é que é totalmente possível fazer todas essas melhorias com o apoio da tecnologia.

As soluções podem incluir sistemas de gestão, apps para que você organize a rotina de trabalho, como as gerenciadoras de tarefas do dia a dia e agendas eletrônicas, além, é claro, das assinaturas eletrônicas, que acabam otimizando o modo como a organização envia, recebe e assina os documentos, facilitando e reduzindo todo o processo. E tudo isso de forma bem simples, com máxima eficiência e segurança jurídica.

Cada ferramenta tecnológica pode ajudar a sua empresa a automatizar os processos, reduzindo os erros e otimizando cada vez mais o tempo de resposta. Além do mais, elas são capazes de reunir dados fundamentais sobre a empresa em plataformas, facilitando uma etapa essencial: a tomada de decisões.

Embora a tarefa de reduzir a burocracia empresarial possa parecer um enorme desafio, superá-lo precisa ser uma das metas principais da gestão da empresa. Assim, a organização e os membros do time ficam livres de obstáculos desnecessários, encontrando disposição e muito tempo para exercer aquilo que realmente importa: buscar novas soluções, aprimorar o atendimento ao público, aumentar a produtividade e inovar sempre!

Quer saber mais sobre como a tecnologia pode beneficiar a sua empresa? Então, aproveite para ler também o texto “Como a tecnologia pode ajudar a agregar valor em sua pequena empresa?” agora mesmo!

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