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Boas práticas para incentivar e promover a redução de papel nas empresas

Boas práticas para incentivar e promover a redução de papel nas empresas
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A sustentabilidade é uma das palavras mais utilizadas no mundo contemporâneo. Hoje em dia, é fácil encontrar pessoas e empresas que utilizam esses conceitos em seu dia a dia, buscando um mundo melhor no futuro.

Pode-se dizer, inclusive, que esse tipo de ação já representa uma forma de angariar novos clientes, simplesmente pelo fato dos consumidores valorizarem empresas e atitudes sustentáveis.

Uma das ações mais simples de serem realizadas é a redução de papel nas empresas. Essa prática pode ser importante para a redução de custos e, ainda, aumentar a produtividade e agilizar os processos internos do seu negócio.

Ficou interessado pelo assunto? Então, continue a leitura deste artigo e veja boas práticas para incentivar e promover a redução de papel nas empresas. Vamos lá?

Invista em um projeto de redução de papel nas empresas

Uma ideia interessante para conseguir a redução de papel nas empresas se dá por meio de projetos e incentivos. É sabido que o custo relacionado à impressão e à utilização de papéis pode ser drasticamente reduzido, simplesmente pelo fato dos profissionais não se preocuparem com esses quesitos.

A impressão de documentos, por exemplo, é realizada sem pensar em sua real necessidade. Sendo assim, a criação de um projeto com metas e recompensas pode ser interessante para eliminar esse tipo de costume.

Estabeleça alguns critérios e evidencie os resultados. Assim, todos poderão acompanhar o cumprimento das metas em tempo real. Entretanto, não pense que um simples aviso na parede seja suficiente para mudar a mentalidade dos colaboradores. Crie ações divertidas e lúdicas, mostrando a importância da sustentabilidade, incentivando e premiando atitudes como essa.

Aposte na digitalização

Estamos vivendo em uma era digital. A maioria das informações que consumimos e dos procedimentos pode ser realizada por meio de diversos dispositivos. Então, por que não digitalizar os documentos empresariais?

Muitas empresas ainda não têm esse costume, mas essa prática pode trazer inúmeros benefícios. Além da redução do uso de papel, a digitalização será responsável por um armazenamento mais seguro dos documentos, evitando a perda e a deterioração de informações importantes.

Além disso, o arquivamento digital possibilitará um fácil acesso aos documentos, agilizando os processos e fazendo com que os profissionais se tornem mais produtivos. O mercado também verá a digitalização com bons olhos, pois a sua empresa se mostrará atenta à evolução do mundo digital. Pense nisso!

Reutilize papéis que seriam descartados

Outra dica interessante para promover a redução de papel nas empresas é a sua reutilização. Infelizmente, ainda ocorrem impressões sem necessidades e, por conta de atualizações, alguns documentos se tornam obsoletos.

Uma maneira de evitar o desperdício do material é reutilizar os papéis. Esses documentos podem se tornar blocos de anotações, folhas de rascunho, listas para anotações e tantas outras utilidades.

Caso os documentos sejam importantes e sigilosos, a alternativa a ser utilizada é a reciclagem. Lembre-se: essa ação está diretamente ligada ao cuidado com o meio ambiente, tornando a sua empresa mais responsável ecologicamente e sendo extremamente positiva para a sua imagem no mercado.

Use a tecnologia a seu favor

Como já destacamos, o mundo digital já se tornou uma realidade. Com ele, avanços tecnológicos e novos meios de se fazer negócio surgiram. Uma das novidades que certamente ajudará a redução de papel nas empresas é a assinatura digital e eletrônica de documentos.

Essa prática nada mais é do que a realização de assinaturas em documentos por meio de dispositivos digitais, como computadores ou celulares.

É válido afirmar que os benefícios da assinatura digital e eletrônica extrapolam os conceitos de sustentabilidade. Sua empresa conseguirá fechar contratos em questão de minutos, em vez de dias (como deve ser o processo atual).

Isso ocorre pelo simples fato dos contratos e outros documentos serem assinados em qualquer lugar do mundo e a qualquer momento. Assim, despesas relacionadas a cartórios, viagem e alimentação de funcionários e/ou seu deslocamento são eliminadas.

Além disso, a assinatura digital de documentos é capaz de reduzir em até 80% o uso do papel em uma empresa e, ainda, é capaz de eliminar o extravio de documentos. Escolhendo uma empresa de qualidade para a realização desse processo, é possível garantir o armazenamento dos documentos por até 5 anos.

Podemos afirmar que o uso da assinatura digital será fundamental para agilizar os processos e deixar a empresa mais eficiente, aumentando a produtividade dos colaboradores, garantindo, ainda, a validade jurídica necessária nesse processo.

Explique os benefícios

Outra prática que pode ser utilizada para a redução de papel nas empresas são os benefícios que podem ser adquiridos. Infelizmente, muitas pessoas podem pensar que a ação de poucas empresas não mudará a situação do planeta, não realizando esforços para gerar a economia do uso de papel.

Criar a consciência sustentável não será uma ação realizada da noite para o dia. Sendo assim, utilize outras estratégias com esse tipo de profissional: evidencie os benefícios que a redução de papel ocasionará ao negócio.

Primeiramente, mostre a redução de custos, advinda da diminuição da compra de papéis e da impressão de documentos. Lembre-se de citar o impacto que essas pequenas ações causam na produtividade, fazendo com que o profissional perca um tempo precioso nesse processo (só o fato de se levantar para buscar a impressão já indica a perda de produtividade).

O custo com impressão não se dá somente em relação aos papéis, mas também em relação ao consumo de tonners, cartuchos e outros insumos. A manutenção da impressora também pode ser lembrada, uma vez que quanto maior a frequência de uso, maior será a periodicidade dos reparos.

Outro ponto que deve ser abordado é a organização do ambiente de trabalho. A grande quantidade de informação gerada pode propiciar o acúmulo de documentos e a sua consequente desorganização. As mesas sempre estarão com pilhas gigantescas de informação, facilitando a perda de prazos e o consequente prejuízo financeiro.

Por fim, evidencie a segurança das informações. O uso de documentos físicos permite que acidentes, extravios e o manuseio incorreto possa gerar inúmeros prejuízos. Trocar o documento físico pelo digital permitirá a criação de backups, garantindo a segurança dos documentos.

Além disso, um documento eletrônico pode ser acessado por meio de qualquer dispositivo, facilitando o trabalho externo de alguns colaboradores, tornando a empresa mais efetiva em seus processos.

É preciso incentivar e promover a redução de papel nas empresas, independentemente do método a ser escolhido. Além da redução de custo e de ser uma prática que está em consonância com a preservação do meio ambiente, a imagem da empresa será bem-vista pelos consumidores. Certamente, todo o esforço empregado valerá a pena.

E ai, gostou do nosso artigo? Você já tinha imaginado que a simples redução de papel na empresa poderia ser tão vantajosa assim? Então, que tal compartilhar este artigo em suas redes sociais e incentivar outras pessoas a adotá-la? Contamos com você!

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