A automação do fluxo de trabalho é essencial para todos os setores. Saiba como o Portal de Assinaturas pode te ajudar a economizar mais tempo e dinheiro. A automação do fluxo de trabalho é essencial para todos os setores. Saiba como o Portal de Assinaturas pode te ajudar a economizar mais tempo e dinheiro.

Automação do fluxo de trabalho: como o portal de assinaturas pode auxiliar nessa tarefa?

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A automação de processos tecnológicos e produtivos economiza muito tempo no controle das atividades. Devido a isso, o trabalho de uma pessoa pode ser movido para o lado da atividade analítica e para a manutenção de sistemas automáticos. Assim, o fluxo de trabalho se torna otimizado, com elevação da competitividade.

Isso demonstra a importância de se adaptar às novas tecnologias de mercado. A ausência de uma reestruturação no modo de organizar e executar tarefas pode trazer dificuldades para alcançar um padrão elevado de prestação de serviços.

Pensando nisso, mostraremos neste post como o portal de assinaturas pode auxiliar na automação do seu fluxo de trabalho. Acompanhe!

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Como um portal de assinaturas contribui para a automação?

A ausência de automação no fluxo de trabalho ainda é algo comum em diversos setores. O receio de mudança e a ausência de informações sobre as vantagens de automatizar o fluxo de trabalho são alguns dos motivos. Porém, sem essa evolução no ambiente de negócios, a probabilidade de perder espaço no mercado é real e, consequentemente, o faturamento pode baixar.

Muitas organizações já aproveitam as facilidades das tecnologias modernas e usam com sucesso esses sistemas em processos de manutenção de dados. Por exemplo, a automação de documentos como um facilitador do trabalho de escritório é o resultado do crescente número de registros oficiais que acompanham as atividades de qualquer empresa.

Automatizar o gerenciamento eletrônico de documentos é uma ação que tem os seguintes objetivos:

  • minimização das operações de rotina e da quantidade de trabalho manual;
  • formação de uma única matriz de arquivos eletrônicos e criação de um mecanismo de busca conveniente;
  • redução e eliminação completa de mídia de papel;
  • envio de documentos de acordo com processos tecnológicos;
  • suporte administrativo;
  • troca rápida de documentação interna entre funcionários e departamentos;
  • desenvolvimento e guarda de documentações.

Logo, o portal de assinaturas entra para contribuir com a garantia da segurança da documentação e permitir o acompanhamento de todo o ciclo de vida. O gerenciamento eletrônico de documentos promovido por essa solução fornece suporte para processos de controle, permitindo que você automatize as tarefas.

Além do mais, o portal fornece a possibilidade de que os documentos sejam assinados eletronicamente com a mesma validade jurídica de um registro manuscrito. Isso contribui para a praticidade do fluxo de trabalho, sem perda de segurança e legitimidade do processo documentacional.

Quais as vantagens do portal de assinaturas?

Aumento de produtividade da empresa

Encontrar o arquivo certo e as informações corretas com um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos leva menos tempo quando comparamos o portal de assinaturas ao fluxo de trabalho tradicional. O acesso ao gerenciamento digital pode ser obtido de qualquer computador corporativo onde o espaço de trabalho está instalado.

Uma das principais vantagens da gestão eletrônica fornecida pelo portal de assinaturas é a capacidade de pesquisa rápida e fácil das versões mais recentes dos documentos. Assim, o problema da relevância do fluxo de trabalho é resolvido, ou seja, mesmo que um arquivo exista em diversas variantes, o usuário poderá encontrar a versão atual dele e trabalhar diretamente com ela.

Redução de custos e erros humanos

Sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos diminuem significativamente os custos da organização. Primeiro, a produtividade dos funcionários da empresa é positivamente impactada pela automação do trabalho e, segundo, as despesas com os materiais usados no fluxo de trabalho são reduzidos.

Outro fator é que a organização adequada dos registros por via eletrônica permite eliminar os erros que o fator humano implica. Com o fluxo de trabalho em papel, a pesquisa de documentos pode levar horas, enquanto que, por meio da guarda na plataforma, essa tarefa pode ser executada em apenas alguns segundos.

Melhoria da interação

Uma das principais vantagens do gerenciamento eletrônico de documentos é a melhoria da interação entre departamentos e divisões da organização. A introdução do sistema do portal de assinaturas facilita a comunicação e o compartilhamento de informações e também ajuda a derrubar barreiras entre diferentes áreas.

O portal de assinaturas permite que vários usuários trabalhem simultaneamente em um arquivo e também façam buscas em um banco de dados centralizado. Isso também auxilia a melhorar a percepção da documentação oficial, aumentando a disciplina e aperfeiçoando a consciência corporativa do time.

Redução da equipe

O aumento da produção com gerenciamento eletrônico de documentos não exige uma expansão significativa da equipe: basta automatizar o fluxo de trabalho do time de profissionais existente usando um sistema efetivo. Um dos resultados dessa introdução do portal de assinaturas na rotina corporativa é o aumento da consciência organizacional.

Cada colaborador começa a se sentir parte de uma única equipe, entendendo claramente as metas e os objetivos comuns. Conforme o time se torna mais enxuto, as responsabilidades delegadas ficam mais dinâmicas e claras, facilitando a gestão de pessoal por parte das lideranças.

Proteção de documentos contra danos

No modo tradicional de guarda de documentação em papel, é grande a probabilidade de riscos de perdas relacionados a incêndios, alagamentos, extravios, entre outros imprevistos. Isso é negativo, pois eleva os gastos com manutenção e pessoal. Sem contar que, conforme novos arquivos são gerados, maior é a necessidade de espaço para alocação.

O uso do portal de assinaturas reduz os riscos de perda de documentos e vazamentos de informações confidenciais. Todos os arquivos são armazenados em servidores na nuvem que utilizam criptografia para a proteção dos uploads. Além disso, cópias de restauração são feitas para que os registros sejam repostos sempre que houver necessidade.

Assim, fica claro que o portal de assinaturas é uma solução que propicia a automação do fluxo de trabalho de maneira prática e econômica. Lembrando que é possível testar gratuitamente todos esses benefícios na plataforma do portal de assinaturas. Por isso, não deixe para depois e comece a aplicar essa inovação nos seus negócios.

Agora que você conhece como o portal de assinaturas pode auxiliar na automação do fluxo de trabalho da sua empresa, teste a ferramenta gratuitamente e conquiste vários benefícios!

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