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Autenticidade de assinatura: como assegurar a sua legitimidade?

Autenticidade de assinatura: como assegurar a sua legitimidade?
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Embora a internet tenha se tornado uma ferramenta indispensável na vida moderna e nos negócios, há preocupação sobre com quem você troca informações, se essa pessoa não está se passando por outra e se você pode confiar nos dados que recebeu.

A autenticidade de assinaturas é muito importante para a confiabilidade e a legitimidade de procedimentos burocráticos. Por meio dela, informações de documentos são reconhecidas e tidas como válidas. Existem algumas maneiras de se assegurar a veracidade das assinaturas.

A mais conhecida tradicionalmente é a autenticação de assinatura feita em cartório. Porém, com a transformação digital mediante o avanço da tecnologia, há modalidades feitas no ambiente online que também têm peso jurídico de legitimidade, além de serem feitas de maneira mais rápida e prática.

Veja, neste artigo, como assegurar a autenticidade de assinaturas. Boa leitura!

Quais documentos precisam de autenticação de assinatura?

Nas mais diversas situações, documentos devem ser autenticados, em especial, nos processos de aquisição de imóveis e outros bens, abertura de contas bancárias, constituição de empresas, contratos, laudos técnicos, documentações jurídicas e governamentais.

É prudente manter cópias autenticadas dos documentos mais importantes, pois, dessa forma, elas terão o mesmo valor de prova que os originais. Assim, você faz a comprovação plena de autenticidade para todos os efeitos legais.

Como assinar esses documentos com validade jurídica?

Assinatura em cartório

A assinatura em cartório é a forma convencional de validação jurídica de documentos. Por meio do reconhecimento de firma, o Tabelião declara a autenticidade da assinatura feita no documento em comparação com a da pessoa que reconhece a firma.

Embora não seja obrigatória por lei, a assinatura reconhecida em cartório permite a legitimidade e impede que ocorra transtornos legais e fraudes ocasionadas por pessoas mal-intencionadas. Para fazer o reconhecimento de firma ou autenticar a assinatura, você deve ir ao cartório com os seguintes documentos:

  • CPF;
  • RG.

Porém, também são válidos: Carteira Nacional De Habilitação, Carteira De Exercício Profissional (CREA, CRM, OAB etc.); ou a identidade fornecida pelo Exército, Marinha ou Aeronáutica. Os passaportes e o Registro Nacional de Estrangeiro (RNE) válidos também podem ser usados.

Os documentos a serem apresentados devem estar em bom estado e, em caso de alteração do nome após casamento, a certidão matrimonial deverá ser apresentada também. Para abrir firma, não é cobrado nenhum valor, já a autenticação de assinatura é cobrada.

Assinatura eletrônica

Uma assinatura eletrônica é uma maneira de validar um documento digital, geralmente um arquivo em PDF. Com uma solução bem projetada, é fácil para qualquer pessoa obter informações seguras sobre quem escreveu o documento e como.

A assinatura eletrônica é um meio eficaz para evitar riscos de autenticidade. Ao usá-la, é possível confirmar a outra parte, evitando a falsificação, para impedir adulteração e utilizar a troca de envios de informações pela internet com tranquilidade.

O processo desse tipo de serviço consiste em coletar evidências para fazer a assinatura eletrônica, que podem ser:

  • localização exata do assinante (GPS);
  • data e hora da assinatura;
  • IP da máquina;
  • imagem da assinatura feita na tela;
  • foto;
  • voz.

Com essa tecnologia, você pode assinar processos internos corriqueiros dentro da empresa, tais como formulários cadastrais, contratos de baixo valor, notificações, entrega de mercadorias etc. Uma assinatura eletrônica resolve os seguintes pontos:

  • verificação de identidade (o documento não foi adulterado);
  • ser capaz de confirmar a vontade do signatário (você pode certificar que a pessoa assinou o documento).

Assinatura digital

As assinaturas digitais são semelhantes às assinaturas físicas comuns escritas em papel, mas usam uma implementação técnica no campo da criptografia de chave pública para autenticar a informação digital. Um conjunto de assinaturas digitais geralmente define duas operações complementares, uma para a assinatura e outra para a verificação.

A assinatura digital é excelente e útil para quando você deseja enviar contratos externamente. Nesse caso, é preciso que haja confiança na legitimidade desses arquivos. A assinatura digital tem a mesma validade jurídica de um documento com firma reconhecida em cartório. Ela pode ser usada para qualquer tipo de documento, como:

  • laudos;
  • procurações;
  • perícias;
  • contratos de alto valor;
  • documentos ligados ao governo.

Para utilizar a assinatura digital, você deve ter o Certificado Digital, que é a identidade digital da pessoa física ou jurídica no meio eletrônico. Ele é validado presencialmente, não permitindo que haja fraudes.

Quais os benefícios de se usar a assinatura digital?

Contar com um serviço de assinatura digital é essencial para organização e otimização de todo processo de validação documental da sua empresa. Você terá maior comodidade e tranquilidade em lidar com questões burocráticas que fazem parte do cotidiano de operações e gerenciamento. Dentre a importância desse serviço, pode-se destacar:

Economia de custo

A maior e mais óbvia vantagem é a economia de tempo, dinheiro e papel. Com a mudança para a assinatura digital, a impressão de contratos é realizada apenas quando necessário. Graças a ela, você simplesmente tem a certeza da autenticidade de assinaturas.

Após a colocação da assinatura, o contrato pode ser facilmente enviado via e-mail, em vez de via correio. Tudo isso garante que o processo de assinatura de documentos seja feito de forma eficiente e menos custosa.

Segurança

Colocar uma assinatura digital sob um contrato é legalmente válido na lei. A Medida Provisória nº 2.200-2/2001 indica que o método é suficientemente confiável e tem os mesmos efeitos legais que uma assinatura manual. Graças à verificação da assinatura digital, você garante que tanto o remetente quanto o receptor se comuniquem com segurança.

Ambiente otimizado

A impressão de documentos é, na maioria dos casos, acompanhada de grandes pilhas de papel. Eles geralmente precisam ser assinados em duas ou três cópias. Após o qual contratos, em alguns casos, ainda são enviados por meio do correio.

Tudo é virtual com a assinatura digital e a impressão de documentos é totalmente eliminada. Dessa forma, você contribui positivamente para o fluxo de trabalho. Também com ela, os seus clientes estarão comprometidos com o meio ambiente, graças à ausência de impressão desnecessária de contratos e comprovantes.

Com isso, você pôde perceber que a assinatura digital tem o mesmo peso jurídico e a mesma legitimidade que as assinaturas convencionais, assegurada pelos meios legais e pelas ferramentas de verificação do provedor de serviço. Use a tecnologia ao seu favor e otimize os seus processos para melhor desempenho e segurança, por meio da autenticidade de assinaturas digitais.

Agora que você conhece como assegurar e legitimar a autenticidade de assinaturas, descubra como fazer uma assinatura digital de forma prática.

Autenticidade de assinatura: como assegurar a sua legitimidade?
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