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Posso autenticar documentos online? Sim! Veja como funciona

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As idas e vindas ao cartório para fazer reconhecimento de firma e autenticação de documentos podem estar com os dias contados. Cada vez mais, os avanços tecnológicos vêm permitindo aos brasileiros a desburocratização de processos, reduzindo os custos, tanto financeiros, quando ambientais, além de ajudarem a otimizar o tempo das pessoas. Mas, afinal, é possível autenticar documentos online?

A resposta a esta pergunta você vai aprender a partir de agora. Neste artigo, vamos explicar em detalhes para você o que é a autenticação de documentos, para que ela serve, como isso pode ser feito pela internet e muito mais. Confira e elimine a burocracia da sua vida!

O que é e para quê serve a autenticação de documentos?

Há alguns processos que fazemos durante toda a nossa vida por tanto tempo, que simplesmente eles já ocorrem de maneira mecânica, ou seja, nem mesmo entendemos exatamente o porquê deles, apenas executamos — é o caso da autenticação de documentos.

Trata-se da validação da cópia de um documento, feita por um tabelião, atestando que ela é fiel ao original apresentado pelo cidadão. Até pouco tempo atrás, apenas o tabelião ou o escrevente eram autorizados a esse ato, pois o Estado atribui a eles a chamada “fé pública”.

Esse processo deve, então, ser feito em um Cartório de Notas, também conhecido como Tabelionato, ou em alguns consulados, dependendo dos casos — se você estiver fora do país e precisar fazer uma procuração, por exemplo.

Como é feita a autenticação

Você deve dirigir-se ao cartório portando o documento original e sua cópia — na maioria dos tabelionatos o serviço de xerox é oferecido também. Então, o escrevente ou tabelião farão a conferência do documento, que não pode estar rasurado, rasgado ou ter sofrido qualquer alteração que possa comprometê-lo. O original também deve estar completo, sem defeitos ou adulterações feitas pelo uso de solventes ou raspagem. Outras exigências são:

  • tradução juramentada para documentos estrangeiros;
  • não podem estar escritos a lápis;
  • não devem ser impressos em papel térmico, que se apaga com o tempo;
  • não podem ser extraídos da internet sem o carimbo do órgão competente (falaremos sobre eles adiante).

Após checar todas essas informações e comparar cuidadosamente o original e a cópia, o tabelião vai carimbar ou selar o documento e assinar, atestando sua autenticidade. Assim, a cópia terá a garantia de ser autêntica.

Afinal, é possível autenticar documentos online?

Todos esses procedimentos costumam ser bastante burocráticos e custam caro, além de tomar tempo do cidadão que precisa da autenticação de documentos. Nos órgãos públicos, essa situação já está sendo resolvida, pois foi sancionada a Lei da Desburocratização no fim de 2018. Com ela, o servidor público fica autorizado a atestar a autenticidade dos documentos apresentados pelos cidadãos em seus processos, eliminando a exigência da presença em um cartório para isso.

E na internet? Posso autenticar documentos online? Antes de dizer sim ou não, é preciso que você entenda que no ambiente digital, a autenticação é substituída pela assinatura digital do documento. Ou seja, o processo é simplificado ao máximo, trazendo mais segurança ao usuário, por meio do uso de certificado digital, eliminando a burocracia e reduzindo drasticamente os custos.

Por meio da autenticação digital, a identificação dos autores do documento é imediata, pois o processo de expedição eletrônica com uso da assinatura digital já prevê sua autenticidade e garante que não houve alterações no documento. Isso porque esse mecanismo assegura que a identidade do signatário do documento é verdadeira.

É isso que proporcionada a validade jurídica dessa operação, podendo ser usada, inclusive, em procedimentos legais, como acordos, contratos, transações comerciais e, até mesmo, petições.

O uso da assinatura digital, portanto, garante a autenticidade de um documento, eliminando a necessidade de envolvimento do cartório de notas nesse processo. Com ela, é possível atestar que o arquivo foi gerado por uma pessoa devidamente identificada e autorizada a isso. Como tem certificado digital, a origem e a integridade do documento também estão confirmadas.

Como funciona a autenticação de documentos pela internet?

Até aqui, deu para entender que a assinatura digital é a responsável pela autenticação de documentos online, certo? Com o uso dela, portanto, você não precisará mais ir ao cartório de notas para realizar esse procedimento. Vamos entender melhor o porquê? Veja quais são os dois princípios que fazem de um documento com assinatura digital autêntico, sem a necessidade do carimbo do tabelião.

Conhecimento

O princípio do conhecimento se dá porque as pessoas que vão usar o documento com a assinatura digital, necessariamente, precisa comprovar que tem direito ao acesso às informações dele. Isso é garantido com o uso de uma senha para abri-lo ou por meio de código PIN.

Posse

Podemos comparar esse conceito ao de uma chave para abrir uma fechadura. Somente aquela que tem o código específico servirá para esse fim. Funciona da mesma forma com os documentos que usam o certificado digital. Somente quem tem autorização e senha para abri-lo pode acessar as informações, o que garante a sua integridade e autenticidade.

Como, então, autenticar documentos online?

Você já entendeu que precisará de uma assinatura digital para poder se livrar da burocracia dos cartórios, não é mesmo? A partir de agora, saiba como obter a sua. Comece procurando uma empresa confiável, como o Portal de Assinaturas, para fazer a sua assinatura digital e a gestão dos seus documentos na internet de forma segura, garantindo a confidencialidade deles.

Obtenha o Certificado Digital Certisign, que pode ser, por exemplo, o e-CPF ou o e-CNPJ. Depois disso, cadastre-se no Portal de Assinaturas e use o seu certificado digital para assinar os seus documentos.

A plataforma de assinaturas da Certisign é reconhecida como uma das maiores e mais seguras do Brasil. Entre as suas funcionalidades, estão a assinatura e o certificado digital, assinatura eletrônica e gestão de documentos online. Com ela, todos os procedimentos são otimizados, permitindo a redução de custos, a desburocratização de processos e a otimização do seu tempo.

Viu como é possível autenticar documentos online? O procedimento é mais simples do que você imagina e pode ser feito rapidamente, sem que você precise dos serviços de um cartório. Está pronto para modernizar seus processos? Então, leia nosso outro artigo e aprenda a criar assinatura online em 4 passos!

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