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Posso autenticar documentos em qualquer cartório?

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Quem lida com documentos o tempo todo certamente já sabe quais são os custos, a burocracia e o desperdício de tempo no cartório para autenticação de documentos, reconhecimento de firma, entre outros procedimentos que, até pouco tempo atrás, eram exigidos para a validação jurídica deles. Hoje em dia, esses processos já podem ser simplificados, mais baratos, seguros e otimizados, mas ainda há empresas que usam ou pedem que eles sejam feitos por meio do tabelionato.

Afinal, você sabe bem o que é autenticar documentos, para que serve esse procedimento, como e onde isso deve ser feito? Neste artigo, vamos desvendar todas as suas dúvidas sobre o assunto. No final, daremos uma dica valiosa para que você não tenha mais que enfrentar as filas no cartório para que seus contratos e outros documentos tenham validade jurídica. Entenda melhor a partir de agora!

O que é a autenticação de documentos em cartório?

Não há quem não tenha acompanhado, em algum momento da vida, a ida de um parente ao cartório para a autenticação de documentos. Muitas vezes, fazemos isso sem ao menos entender bem para que serve esse procedimento. Mas de uma coisa temos certeza: acabemos perdendo bastante dinheiro e tempo nesse local para receber um carimbo e uma assinatura no papel que levamos para esse processo.

A autenticação de documentos nada mais é do que levá-los a um lugar para fazer uma cópia deles e atestar que esse xerox é exatamente igual ao original, sem que tenham sido feitas alterações, adulterações ou que informações importantes tenham sido retiradas. É uma forma que o mercado encontrou de garantir que não haveria fraudes no registro de operações documentais nos casos em que é preciso ter várias cópias da papelada envolvida.

Esse processo é feito por um tabelião ou por um escrevente, autorizados pelo Estado por meio da atribuição da chamada “fé pública”. Eles fazem isso ao verificar detalhadamente o original e compará-lo com a cópia. É muito comum essa necessidade, por exemplo, na assinatura de contratos de aluguel ou de compra e venda, tanto entre pessoas físicas quanto jurídicas ou em processos que envolvem órgãos públicos.

É possível autenticar documentos em qualquer cartório?

O Cartório de Notas, também conhecido como Tabelionato de Notas, é o órgão responsável pela autenticação de documentos em todo o país. Nele, também é possível reconhecer firma, lavrar testamentos públicos, procurações, atas notariais, escrituras públicas de doação, procurações, pactos antenupciais, entre outros. Se você estiver fora do país e precisar realizar alguma dessas ações, também é possível fazer isso junto ao consulado brasileiro.

Como é feita a autenticação de documentos em cartório?

Para autenticar uma cópia de documento no Cartório de Notas, você deve dirigir-se a ele com o documento original e a sua cópia idêntica. Na maioria dos tabelionatos, o serviço de xerox também é oferecido, podendo ser feito na hora. Quando você é atendido, o tabelião ou o escrevente vai conferir o documento original.

Nesse momento, ele verifica se há rasuras, se sofreu algum tipo de alteração que pode comprometer o seu conteúdo, se está rasgado etc. Esse documento não pode apresentar defeitos, nem estar escrito a lápis, do contrário, não poderá ser autenticado.

Além disso, se for escrito em língua estrangeira, deve ter tradução juramentada e não pode estar impresso em papel térmico (como aqueles que saem das máquinas de cartão de crédito ou débito), pois se apagam com o tempo. Feita a conferência, é hora de o tabelião comparar as informações com as cópias. Se estiver tudo certo, ele atesta a autenticidade assinando, carimbando e selando o documento.

Como a assinatura digital pode ajudar nesse processo?

No caso dos documentos digitais, essa autenticação funciona de forma diferente. Isso porque eles devem usar a assinatura digital. Como ela é acompanhada do Certificado Digital, um dispositivo validado de forma presencial e que não permite fraudes, a assinatura digital tem a mesma validade da que é feita em cartório, com validade jurídica em todo o Brasil.

Essa é uma forma bastante segura e muito menos burocrática de assinar qualquer documento que envolva alto valor agregado, pois garante a ele autenticidade, integridade, validade jurídica e não repúdio (quando o signatário não tem como negar sua autoria). Utilizando a assinatura digital em seus documentos, seus custos com cartório, impressão, guarda de documentos e deslocamento serão reduzidos. Isso porque eles podem ser assinados de qualquer lugar, bastando apenas acesso à internet.

A assinatura digital, portanto, substitui a necessidade de autenticação de documentos no cartório. Nesse caso, você simplifica o processo, garantindo que ele será feito com segurança e com muito menos burocracia e desperdício de tempo. Um documento com assinatura digital permite a identificação de seu autor imediatamente e atesta que não houve alterações em seu conteúdo.

A legislação brasileira já aceita essa operação em todos os tipos de procedimentos legais, como contratos, transações comerciais, acordos e petições. Portanto, com a assinatura digital, não é mais preciso ir a um cartório para autenticação de documentos.

Assinatura digital é o mesmo que assinatura eletrônica?

Não. A assinatura eletrônica é feita por meio da coleta de evidências que comprovam a autoria dela. Isso é feito por meio de assinatura touch do usuário, com a localização exata e a foto no momento da assinatura, enviada por código SMS ou por e-mail de confirmação, mas ela não usa Certificado Digital. Portanto, se o que você precisa é autenticar o documento, a assinatura eletrônica não servirá como substituta.

Para utilizar uma assinatura digital, é necessário ter um Certificado Digital Certisign válido e depois acessar o Portal de Assinaturas. Você vai passar a usar documentos digitais, fazendo a gestão deles a partir do site com garantia de confidencialidade e segurança.

Reconhecida como a maior e mais segura do país, a plataforma de assinaturas da Certisign permite que você não precise mais ir a um cartório para autenticação de documentos e reconhecimento de firma, desburocratizando o processo, reduzindo custos e otimizando o seu tempo.

Ficou interessado no assunto? Ainda tem dúvidas? Leia nosso outro artigo, que esclarece a diferença entre autenticar documentos e reconhecer firma.

Posso autenticar documentos em qualquer cartório?
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