assinatura em lote assinatura em lote

Assinatura em lote: como essa ferramenta pode otimizar o fluxo de trabalho?

6 minutos para ler

A digitalização trouxe diversas possibilidades dentro do ambiente corporativo. Dentre elas, está a automatização de processos como geração de relatórios mediante inserção de dados, auxílio à tomada decisão por meio de tratamento de informações e também de uso de documentos eletrônicos. Dessa forma, vemos que a implantação de tecnologia eleva a capacidade de desenvolver-se no mercado de maneira eficaz.

As empresas que percebem isso, buscam sempre aprimorar constantemente para não perderem oportunidades. A lógica é poder fazer mais com menos tempo e recursos. Um exemplo disso é a assinatura em lote, para poder registrar e enviar uma grande quantidade de documentos de uma única vez.

Veja, neste artigo, como a assinatura em lote pode otimizar o fluxo de trabalho dentro da sua empresa. Vamos lá?

O que é documento eletrônico?

Um documento eletrônico é um arquivo criado por meios digitais contendo informações que são relevantes para uma organização ou determinado grupo de pessoas. Eles substituem o modelo convencional feito em papel, ou seja, documentos como contratos, laudos, relatórios, balanços etc. Seu uso tem sido cada vez maior em empreendimentos que buscam elevar seu modo de trabalho e processamento.

Dentro desse modo tecnológico, surgiram os modos de legitimar esse tipo de arquivo. Logo abaixo estão eles. Veja!

Assinatura digital

Como os documentos eletrônicos substituem os em papel, a necessidade de modificar o modo como eles são assinados surgiu e hoje temos a assinatura digital. Ela é um meio seguro que garante a autenticidade do signatário, tendo respaldo na Medida Provisória 2.200-2. Ou seja, ela tem o mesmo peso jurídico que uma assinatura registrada em cartório.

Assinaturas em lote

A assinatura em lote nada mais é que o uso da assinatura digital em um grande volume de documentos de uma só vez. Imagine emitir uma grande quantidade de relatórios assinados por semana ou recibos, assinados digitalmente, para os clientes e parceiros. Fazer esse processo um a um seria muito demorado. Por isso, a assinatura em lote permite que um bloco de documentos seja assinado de uma única vez, tornando o despacho das demandas muito mais dinâmico.

Os elementos que compõem esses processos são fundamentais para sua efetividade e confiabilidade. Um deles é o Certificado Digital. Por meio dele, o destinatário pode conferir se a identidade do signatário é verídica.

Ele é emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) reconhecida pelo ICP-Brasil. Porém, antes de emitir o Certificado Digital, a AC verifica a documentação da entidade ou pessoa física solicitante, para conferir e atestar a identidade da pessoa ou organização. Também existem outros modos de validação de documentos. Podemos destacar:

  • carimbo de tempo: é um documento eletrônico gerado para comprovar a evidência de que as informações contidas em um arquivo foram realmente enviadas em determinada data e hora;
  • assinatura eletrônica: é feita por meio de mecanismo que comprovem a autenticidade de uma assinatura como localização, foto, voz, código de verificação, e-mail entre outros. No entanto, essa modalidade não tem o mesmo valor jurídico que uma assinatura registrada em cartório.

Quais as etapas que compõem o processo de assinatura em lote?

Primeiramente, o usuário deve fazer login no Portal de Assinaturas, por meio do Certificado Digital ou e-mail/senha. Após isso, ao iniciar uma nova transação, a opção de carregar lote de documentos estará disponível para adicionar vários arquivos de uma única vez.

Para continuar a operação, o padrão de assinatura CADES deve ser selecionado para que qualquer um dos documentos inclusos no lote possa ser devidamente assinado. Há duas opções de tipo de documentos para se escolher, são elas:

  • unilateral: uma única assinatura em cada arquivo;
  • multilateral: diversas assinaturas em cada documento.

Também é possível organizar os documentos em pastas e criar tags que permitam fácil localização em caso de pesquisas futuras. Para finalizar a formalização e verificação ainda é necessário inserir as informações referentes às pessoas envolvidas no fluxo de assinaturas, atribuindo responsabilidades: signatário, testemunha ou parte. E, assim, realizar a assinatura em lote.

De que forma essa assinatura em lote pode contribuir para o fluxo de trabalho da empresa?

Aumento da agilidade

Enquanto a demanda for grande, fazer assinaturas individuais será um processo lento, mesmo que seja usando assinaturas digitais. Logo, a assinatura em lote se mostra uma funcionalidade que traz agilidade a todo fluxo de documentos dentro da organização. Diversos blocos de arquivos eletrônicos podem ser enviados com a devida assinatura em poucos instantes.

Mobilidade

Uma Autoridade Certificadora, como o Portal de Assinaturas, fornece a possibilidade de executar ações por meio de dispositivos móveis. Isso é fundamental dentro de um mercado cada vez mais tecnológico e competitivo. Mediante isso, o usuário consegue assinar documentos em lote e enviá-los de qualquer local.

Praticidade

É muito comum que a rotina relacionada aos documentos seja vista como burocrática e de tramitação lenta entre os departamentos. Porém, com a assinatura em lote, a quantidade de arquivos que são movidos de maneira prática e rápida permite a aceleração de todo o fluxo de trabalho. Isso abrange mais produtividade e resultados mais consistentes dentro da empresa.

Segurança

A segurança com o uso da assinatura em lote é mantida da mesma maneira que a assinatura digital feita em um único documento. Todas as informações ficam protegidas de acessos indevidos por meio da guarda feita no Portal de Assinaturas. Quando o destinatário recebe o lote de documentos, ele pode verificar por meio do Certificado Digital a autenticidade do registro sem nenhum esforço a mais.

Economia

A economia de tempo proporcionada pela assinatura em lote chama a atenção de qualquer gestor. Diversos documentos têm seus prazos para a validação, assinatura e entrega determinados — que devem ser cumpridos. Logo, essa funcionalidade evita gargalos burocráticos, bem como problemas com entregas atrasadas.

Dessa maneira, a assinatura em lote resolve dificuldades com grande número de documentos a serem assinados. O que se mostra extremamente essencial para empresas de diversos ramos como área médica, que emite diversos laudos técnicos de uma única vez, ou segmento de engenharia, que assina laudos técnicos exigidos pelas normas e autoridades vigentes em poucos instantes.

E então, gostou deste artigo? Agora que você sabe como a assinatura em lote pode otimizar o fluxo de trabalho dentro das empresas, entre em contato conosco e saiba mais sobre nossos serviços. Aguardamos você!

Assinatura em lote: como essa ferramenta pode otimizar o fluxo de trabalho?
Avalie este post
Posts relacionados

Deixe uma resposta