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Assinatura em lote: aprenda a realizar da forma mais fácil

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A transformação digital é uma tendência mundial, que vem fazendo com que empresas de diversos setores substituam processos manuais, como a assinatura de documentos, por métodos digitais. Entretanto, quando falamos em grandes volumes, a sua empresa pode ganhar ainda mais adotando a assinatura em lote.

Todos os benefícios da assinatura digital, tais como agilidade, praticidade, economia e segurança, podem ser potencializados quando se trata de assinar diversos documentos de uma vez, em apenas alguns segundos.

Além disso, contando com uma ferramenta eficaz para realizar a tarefa, é possível gerenciar, com muito mais segurança, uma quantidade significativa de documentos, em meio digital, sem riscos de extravio ou dano durante o manuseio.

Pensando na realidade de empresas em que o processo operacional envolve a assinatura de diversos itens por dia, elaboramos este post explicando como funciona a assinatura em lote, quais os seus benefícios e como fazê-la. Confira!

Como funciona a assinatura em lote?

Trata-se da possibilidade de assinar vários documentos de uma única vez, podendo optar entre a assinatura digital ou eletrônica, ambas com validade jurídica.

O processo de assinatura de documentos pode ser extremamente burocrático e lento, especialmente quando o volume de documentos a serem assinados é muito grande. Imagine uma clínica médica que precisa emitir centenas de laudos assinados por semana, ou uma empresa de prestação de serviços que envie milhares de recibos, assinados eletronicamente, aos seus clientes.

Em ambos os casos, ainda que o processo seja digitalizado, enviar e assinar cada documento de uma vez levaria algum tempo. A opção em lote viabiliza o envio de um bloco de documentos, além da assinatura de todos os arquivos em apenas alguns segundos.

Quais são os principais impactos no cotidiano da sua empresa?

Os benefícios da digitalização do processo de assinaturas são muitos e vão desde a sustentabilidade até a redução de custos e a otimização dos processos, gerando eficiência para a sua empresa. Ao adotar a assinatura em lote, essas vantagens são maximizadas, permitindo um ganho de tempo ainda maior com a conclusão, em segundos, de diversas tarefas.

O processo tradicional de assinaturas é profundamente burocrático, sendo necessário um setor específico para cuidar dele. Ao substituir pelo processo digital, alguns problemas como o extravio de documentos, lentidão, burocracia e dificuldades de gestão e controle das informações são minimizados.

Dessa maneira, as principais vantagens são:

Agilidade

A lentidão dos processos manuais vem sendo suplantada pela digitalização nos mais diversos setores, e o mesmo pode ser feito com as assinaturas. Documentos de vários tipos — contratos, procurações, laudos, declarações e outros — podem ser assinados digitalmente, com validade jurídica, com apenas alguns cliques.

Praticidade

Ao eliminar ou reduzir a necessidade de impressão e o volume de papel, a gestão e a organização de documentos empresariais se torna muito mais prática, podendo usufruir das vantagens do armazenamento em nuvem, além de enviar documentos com muito mais segurança pela internet.

Mobilidade

Utilizando uma plataforma de gerenciamento, como o Portal de Assinaturas da Certisign, é possível assinar documentos de qualquer lugar do mundo, a qualquer hora, pelo computador, tablet ou celular. Nada de documentos empilhados aguardando assinatura. O médico especialista pode assinar os laudos mesmo estando fora da clínica, e o gerente comercial pode validar propostas em alguns cliques, entre uma reunião e outra.

Economia

O uso da assinatura em lote promove a redução do uso de papel, custos de impressão, despesas com cartório, equipe para manuseio e arquivamento, gastos com envio de documentos e viagens de funcionários. Além do ganho de eficiência e produtividade gerado pela realização de tarefas em muito menos tempo, liberando os colaboradores para atividades mais relevantes.

Segurança

Um dos maiores desafios da gestão de grandes volumes de documentos é o extravio. Ao optar pela assinatura em lote, você submete e assina centenas de arquivos com segurança e sem riscos, garantindo a integridade e o sigilo dos conteúdos.

Assertividade

Ao realizar a mesma operação repetidamente, é natural que falhas aconteçam. O operador pode enviar duas vezes o mesmo arquivo ou pular algum, por exemplo. Ao utilizar a funcionalidade de assinatura em lote, a operação será realizada apenas uma vez, minimizando os erros.

Como assinar vários documentos de uma só vez?

Agora que você já sabe o que é e quais são os benefícios da assinatura em lote, vamos explicar como fazê-la utilizando o Portal de Assinaturas.

Vamos ao passo a passo para assinar eletrônica ou digitalmente lotes de documentos:

Login

Inicialmente, é preciso realizar o login no Portal, utilizando o seu certificado digital ou e-mail/senha.

Envio de arquivos

Ao iniciar uma nova transação, clique em “Enviar” e escolha a opção “Carregar lote” para adicionar diversos arquivos de uma só vez. Selecione, então, o padrão de assinatura CADES para que qualquer tipo de documento presente no lote possa ser assinado e, em seguida, determine o tipo de documento:

  • unilateral: apenas uma assinatura em cada documento;
  • multilateral: mais de uma assinatura em cada arquivo.

Você poderá, ainda, organizar os documentos em pastas ou criar tags que facilitem a sua localização no futuro.

Nessa etapa, ainda será necessário preencher as informações das pessoas envolvidas no fluxo de assinaturas e atribuir responsabilidades — signatário, testemunha ou parte. Por fim, escolher a ação que será realizada para aquele lote — assinar ou assinar eletronicamente.

Assinatura em lote

Para assinar os arquivos, dentro de “Transações”, é possível visualizar e selecionar todos os documentos pendentes de ação e fazer uma “Assinatura em lote”, assinando todos de uma só vez.

Vale lembrar que a etapa de assinatura pode ser feita pelo celular, utilizando o aplicativo Sign App.

Dessa maneira, a assinatura em lote pode ampliar ainda mais os benefícios que a digitalização dos processos de assinaturas de documentos pode trazer para a sua empresa. Melhore a sua rotina operacional e ganhe tempo e eficiência, assinando centenas de documentos em poucos passos, com total validade jurídica, de qualquer lugar do mundo.

Caso ainda reste alguma dúvida, assista ao nosso tutorial em vídeo sobre o assunto.

Se você precisa assinar grandes volumes de documentos no dia a dia de sua empresa, faça um teste gratuito em nosso Portal de Assinaturas!

Assinatura em lote: aprenda a realizar da forma mais fácil
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2 Comentários
  • mario nov 1,2018 at 2018-11-01T12:05:32+00:000000003230201811

    tenho que assinar vários arquivos diariamente, tem alguma solução que o faça em lotes, ou para impressão quando gerar o pdf..? Grato pela atençao. Mário

    • Portal de Assinaturas Certisign nov 6,2018 at 2018-11-06T18:07:25+00:000000002530201811

      Fala Mario,

      Sim, no Portal de Assinaturas você pode submeter os arquivos e assiná-los em lote, em apenas alguns segundos e com validade jurídica!

      Que tal testar gratuitamente? Basta clicar aqui.

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