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Assinatura eletrônica: o que é e como fazer uma?

Tudo sobre Assinatura Eletrônica
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Visando a redução de custos, otimização de processos e sustentabilidade, cada vez mais empresas buscam automatizar e digitalizar seus fluxos, tanto operacionais quanto documentais. Dessa maneira, a assinatura eletrônica surge como uma ferramenta importante na formalização de transações no meio digital, validando documentos como contratos, recibos e laudos, por exemplo.

A digitalização dos processos de uma empresa reduz custos com papéis, economiza tempo, aumenta a mobilidade na interação com documentos e, principalmente, diminui a burocracia.

Assim sendo, a questão das assinaturas costuma ser um entrave nessa operação. A assinatura manual é ineficiente e nada prática, impedindo um fluxo eletrônico eficaz.

Entretanto, é natural que haja uma certa insegurança ao renunciar assinaturas físicas em documentos importantes.

Donos de empresa e profissionais liberais se perguntam: é possível perder o controle e a credibilidade? O processo é seguro contra fraudes? As empresas que prestam esse serviço são confiáveis? Os documentos terão validade jurídica?

Estas e outras questões serão respondidas neste post. Um guia completo sobre assinatura eletrônica, que vai esclarecer todas as suas dúvidas, fazendo com que se sinta seguro para dar o próximo passo na automatização dos processos de seu negócio. Confira!

O que é assinatura eletrônica?

Trata-se de um mecanismo eletrônico, que coleta evidências para comprovar a assinatura em um documento. Resumidamente, podemos dizer que é a versão eletrônica de uma assinatura manual.

Definição do termo

Nos Estados Unidos é definida pela lei federal ESIGN como: um som, símbolo ou processo eletrônico anexado a um contrato, que é executado por uma pessoa com a intenção de assinar um registro.

Na prática, é o conjunto de dados que, associados a um documento, evidenciam a sua autoria, relacionando-o a uma pessoa específica.

Como é feita a assinatura eletrônica

Pode ser obtida a partir da digitalização da imagem da assinatura ou da grafia reproduzida diretamente na tela, utilizando o mouse, caneta touch ou o próprio dedo. A depender do dispositivo utilizado — computador, celular ou tablet.

Associadas à assinatura, são adicionadas evidências complementares probatórias, tais como: voz, foto, geolocalização, IP da máquina, confirmação por e-mail, SMS ou código de acesso.

Assinaturas desse modelo podem ser aplicadas em diversos tipos de documentos, garantindo mais agilidade às funções diárias de uma empresa.

Contratos com clientes e fornecedores, recibos de entrega, laudos laboratoriais ou periciais, processos jurídicos e administrativos, propostas e procurações, dentre outros, podem ser assinadas de forma online, preservando a integridade e autenticidade das partes.

Quais as vantagens da assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica viabiliza a migração de ações do dia a dia da empresa do meio físico para o digital, reduzindo custos operacionais e poupando tempo.

Qualquer documento que formalize uma situação previamente acordada e registrada — por e-mail, sistema, telefone etc. — pode ser assinado eletronicamente, resultando em uma série de vantagens. Dentre elas, podemos citar as principais. Acompanhe.

Facilidade

A digitalização desse processo elimina a necessidade do profissional parar diariamente suas atividades para se dedicar à assinatura de pilhas de papéis. O processo pode ser automatizado, facilitando muito a vida do responsável pelas assinaturas.

Sem contar que eliminar, ou mesmo reduzir, a necessidade de impressão resulta no corte de diversas etapas relativas ao manuseio de papéis, tais como controle das impressões, separação de folhas, organização de cópias, grampeamento etc.

Agilidade

Como em qualquer outra situação, um processo automatizado é infinitamente mais rápido do que o manual. Toda ação nesse sentido agiliza os processos.

Praticidade

Além da facilidade para a pessoa que assina a papelada, todo o fluxo operacional ganha agilidade e praticidade.

Imagine aquela pilha de documentos que ficava na gaveta aguardando assinatura, podendo ser despachada na mesma hora, sem precisar esperar o signatário se sentar pessoalmente em frente à mesa para assiná-los de próprio punho.

Contratos e propostas podem ser assinados de qualquer lugar a qualquer hora, por meio de um computador ou celular, desde que se tenha acesso à internet.

Armazenamento

Outro benefício decorrente da redução da quantidade de papelada impressa. Documentos digitais podem ser armazenados virtualmente com muito mais segurança e praticidade.

Embora a questão da liberação de espaço físico seja a mais óbvia aqui, mais uma vez diversas outras etapas tornam-se desnecessárias, como a classificação e arquivamento manual de processos e contratos, liberando o profissional envolvido nessas atividades para outras demandas mais produtivas e relevantes para a empresa, como um controle de contratos eficiente.

Mobilidade

Contratos podem ser assinados à distância, eliminando a necessidade de um encontro presencial para o fechamento de negócios. Dessa maneira, não só a barreira do tempo, mas também a do espaço é rompida.

Dependendo da natureza do serviço prestado, sua empresa pode atender clientes em outras cidades e estados, sem a necessidade de um escritório ou representante local para fechamento dos contratos.

Eficiência Operacional

Todas as vantagens já citadas terminam por garantir agilidade aos processos e possibilitar a melhor gestão dos recursos, humanos e materiais, melhorando a eficiência operacional global do seu negócio.

Quando uma ação que envolve impressão e manuseio de papel e caneta, a presença física de uma determinada pessoa é substituída por alguns cliques, em qualquer tempo e de qualquer lugar, a empresa só tem a ganhar.

Redução de custos

Da mesma maneira, essa série de benefícios implica na redução dos custos, tais como:

  • compra de materiais — papéis, cartuchos, pastas e artigos de papelaria em geral;
  • transporte, envio e autenticação de documentos — serviços de motoboy, correios e cartório;
  • viagens e deslocamentos — para assinatura presencial de contratos;
  • armazenamento — aluguel de espaço ou compra de arquivos, estantes etc.
  • pessoal — contratação de funcionários envolvidos no arquivamento da papelada.

Qual é a validade jurídica da assinatura eletrônica?

Assim como em um processo padrão, com assinatura física, é possível se obter diferentes níveis de autenticação — rubrica, assinatura, reconhecimento de firma. As versões eletrônicas também oferecem autenticação em diversos patamares, podendo atender ao nível jurídico exigido por cada tipo de documento.

Dependendo das informações adicionadas à assinatura, o nível de garantia e autenticidade pode variar bastante. De forma geral, a aceitação legal se baseia em requisitos específicos do setor, que devem ser cumpridos pelo conjunto de evidências agregadas à assinatura eletrônica.

Dessa forma, são definidas as características que a assinatura deve ter para ser equiparada à versão manual correspondente. Assinaturas eletrônicas de alta qualidade apresentam as seguintes características:

  • autenticação — liga o signatário à informação;
  • integridade — possibilita que qualquer alteração nessas informações seja detectada, reduzindo a possibilidade de fraude;
  • não-repúdio — garante a satisfação no que diz respeito ao local de onde a assinatura eletrônica foi emitida, fazendo com que a mesma obtenha confiança pública.

Validade Jurídica

Dessa maneira, a assinatura eletrônica tem validade jurídica no Brasil, conforme as normas da MP n° 2.200-2, uma vez que a plataforma utilizada para gerenciar o processo, garanta a integridade dos documentos, impedindo que sejam violados ou alterados durante a validação, bem como, seja capaz de atestar a autenticidade dos signatários.

Em parte, a questão da aceitação legal dessas assinaturas se resume à confiança. A aceitação, pelas próprias empresas, passa pela confiança de que a pessoa que assinou é de fato quem afirma ser. Assim como, de que o documento e a data da assinatura também não foram alterados.

Nesse sentido, é fundamental escolher uma empresa com nome reconhecido no mercado, que ofereça um ambiente protegido e tenha selo de confiança internacional, como o Portal de Assinaturas Certisign.

Nosso Portal oferece, além de tudo isso, um serviço de verificador de assinaturas, especializado em validar assinaturas digitais, seu certificado e, se houver, carimbos do tempo.

Segurança Jurídica

Como vimos, mais do que se preocupar com a validade do documento assinado eletronicamente, é importante garantir a integridade e inviolabilidade do documento em questão, assegurando a veracidade de seu conteúdo para que ambas as partes sejam resguardadas.

Trata-se da segurança jurídica, a depender diretamente da legislação. Entretanto, as mudanças provocadas pelo crescimento e popularização do meio virtual, não foram acompanhadas, na mesma velocidade, pelo Direito.

Dessa forma, no Brasil, os primeiros passos para a normatização de transações virtuais, comércio eletrônico e documentos digitais, foram dados em 1999, por meio de projetos de lei que tratavam do assunto.

Muito ainda há que se avançar nesse sentido, uma vez que os projetos ainda tramitam no congresso. No entanto, a publicação da Medida Provisória citada acima oferece o respaldo legal necessário à validação das assinaturas eletrônicas.

Confiança Pública

Em alguns casos, além da garantia da integridade do documento, a assinatura precisa conter confiança pública. Especialmente, se você necessita enviar documentos a terceiros ou usando softwares para isso.

Empresas como Microsoft e Adobe se utilizam de diversas exigências técnicas, e caso seu documento não tenha confiança pública, os usuários que abrirem seu arquivo serão advertidos com uma mensagem informando que aquela assinatura não é confiável.

O Portal de Assinaturas cumpre todos os requisitos de segurança para garantir a Confiança Pública de um documento assinado na plataforma.

Qual é a diferença da assinatura eletrônica para a assinatura digital?

A principal diferença entre elas é que a assinatura digital necessita de um certificado digital que a ateste, já a assinatura eletrônica não, reunindo outras evidências que comprovam a autoria. No entanto, ambas têm validade jurídica e estão em conformidade com a MP n° 2.200-2.

Fazendo uma analogia simples, funciona da seguinte forma: considerando o processo convencional de assinatura de documentos, ou seja, físico, documentos que precisam de autenticação do cartório devem ser atestados por uma assinatura digital, enquanto aqueles que não necessitam autenticação podem ser assinados eletronicamente.

Assinatura Digital

Como já vimos, trata-se de um tipo de assinatura eletrônica, em que a autoria e identidade do signatário são comprovadas por um Certificado Digital ICP Brasil.

O certificado constitui a identidade da pessoa, física ou jurídica, no meio digital, conferindo à assinatura autenticação, integridade e não-repúdio, ou seja, a autoria não pode ser negada.

Sendo assim, documentos assinados digitalmente não podem ser adulterados, além disso, o remetente pode ser facilmente reconhecido.

Utilizando a criptografia de dados, a assinatura digital cria uma impressão digital para cada signatário, oferecendo mais credibilidade em relação às outras assinaturas eletrônicas, sendo indicada no caso de documento de alto valor agregado.

No entanto, não é necessária para a maioria dos contratos e acordos, sendo a assinatura eletrônica suficiente.

Certificado Digital

O Certificado Digital é emitido por um órgão ou empresa homologada pelo governo, sendo, portanto, um documento federal.

Trata-se de um dispositivo validado presencialmente, sendo necessário que a pessoa compareça a um determinado local, de posse de alguns documentos, para que seja emitido em seu nome. Dessa maneira, fraudes são evitadas.

Desde julho de 2017, os certificados são obrigatórios para empresas com mais de cinco funcionários, devem ser comprados e podem ter validade de 1 a 3 anos, dependendo da demanda do negócio.

Além disso, é imprescindível para alguns procedimentos que fazem parte da rotina de algumas empresas, como a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), entre outros.

O certificado é então instalado eletronicamente no computador, em um dispositivo como um smartcard, token ou no próprio Celular, que contém os dados do signatário e será requerido sempre que a pessoa for assinar um documento eletrônico.

Documentos que podem ser assinados

Vale reforçar que as assinaturas eletrônica e digital apresentam diferentes níveis de legitimidade, conforme explicado anteriormente.

Sendo assim, para garantir sua validade jurídica, é importante que cada documento seja assinado com o tipo de assinatura correspondente. Ou seja, aquela que atenda aos requisitos de autenticação específicos daquele documento.

A assinatura eletrônica costuma contemplar as mais variadas necessidades do dia a dia, já a digital atente demandas específicas. Considerando essa lógica, alguns documentos podem ser chancelados por uma assinatura eletrônica, enquanto outros precisam receber uma digital, são eles:

  • documentos que podem ser assinados eletronicamente: propostas comerciais, planos de saúde e seguros diversos, contratos de compra e venda de baixo valor, formulários cadastrais, contratação de serviços como telefonia e TV a cabo, formulários de RH, operações bancárias, notificações jurídicas e outros.
  • documentos que devem receber a assinatura digital: faturas, procurações, aceites,contratos de alto valor e outros documentos ligados ao governo, tais como ao Poder Judiciário, Receita Federal, Previdência Social, e-Social, emissão de notas ficais eletrônicas, DETRAN, Órgãos Regulatórios e outros.

No caso de processos de negócios, o uso de uma ou outra assinatura fica a cargo das exigências do departamento jurídico da empresa ou demanda legal.

Uma boa maneira de saber qual a assinatura é ideal para um negócio é, primeiramente, avaliar o motivo pelo qual aquela empresa está buscando uma assinatura eletrônica ou digital.

Se o objetivo principal for apenas deixar de usar papel e agilizar os processos, então conformidade e confiança não devem ser um problema, e a assinatura eletrônica pode ser considerada.

Entretanto, se a empresa necessita mandar documentos para fora de sua rede, é fundamental que haja confiança pública para que a assinatura seja automaticamente aceita pelos diferentes aplicativos. Nesse caso, a assinatura digital é mais conveniente.

De qualquer modo, duas empresas diferentes nunca terão o mesmo fluxo de trabalho e, portanto, a solução deve ser personalizada para cada empresa.

Como fazer uma assinatura eletrônica?

Se você chegou até aqui, é provável que esteja muito interessado em fazer uma assinatura eletrônica, mas ainda não sabe exatamente como, certo?

Por meio do Portal de Assinaturas da Certisign é possível criar sua assinatura e guardar documentos eletrônicos, de forma personalizada, determinando as regras e acompanhando todas as etapas, inclusive, notificando todos os envolvidos no fluxo.

A funcionalidade em questão pode ser usada por meio do site ou integrada em sistemas de gestão de negócios.

Carimbo do Tempo

Todas as assinaturas recebem um carimbo do tempo, atestando o dia e a hora em que o documento foi assinado. Além de conferir credibilidade, serve para validar a assinatura digital no futuro, mesmo que o certificado digital esteja expirado, desde que ele estivesse válido no momento em que foi realizada a assinatura daquele arquivo.

Documento Manifesto

Uma cópia do original, com marcações indicando quem assinou, indica por código de barras, QRCode e link, onde resgatar o conteúdo original e as assinaturas. Esse documento pode ser impresso, facilitando a localização da versão digital e suas assinaturas quando necessário.

Passo a passo para a assinatura eletrônica

No Portal, a assinatura pode ser realizada presencial ou virtualmente. Na primeira hipótese, o dispositivo será dado ao signatário para que o mesmo reproduza a assinatura manuscrita na tela.

O processo é feito da seguinte forma:

  • a assinatura pode ser gerada com o próprio dedo, mouse, caneta touch ou, ainda, pode ser digitalizada, dependendo do dispositivo usado — computador, celular ou tablet;
  • são coletados outros dados como GPS e I.P. da máquina, garantindo veracidade à transação;
  • como forma de comprovar a autenticidade, também pode ser configurado o envio de links externos para confirmação por e-mail ou SMS, com um código ou senha de acesso, combinada previamente entre as partes;
  • qualquer formato de arquivo pode ser assinado — documentos, planilhas, pdfs, vídeos, enfim, qualquer extensão;
  • após ser gerada a assinatura, é incluído um carimbo de tempo sobre as evidências colhidas.

Um mesmo documento pode ser assinado eletrônica e digitalmente. Portanto, ao serem finalizadas todas as assinaturas, é gerado um arquivo de manifesto, que contêm um código de verificação, um código de barras e um link para a conferência no portal.

Criando a assinatura digital

  1. É criada a partir do Certificado Digital ICP Brasil e de acordo com as normas estabelecidas pela medida provisória ICP-Brasil 2.200-02/2001.
  2. Podem ser assinados digitalmente documentos nos seguintes padrões:
    1. CAdES – qualquer tipo de documento;
    2. PAdES – arquivos PDFs;
    3. XAdES – nós de arquivos XML.
  3. Assim como a eletrônica, recebe o carimbo do tempo.
  4. Após a realização de todas as assinaturas previstas, como já explicado, é emitido um documento manifesto.

Além disso, possibilita a assinatura de diversos signatários, basta que tenham acesso ao sistema da empresa.

Assinatura em Lote

Caso o cliente tenha a necessidade de assinar milhares de documentos, o Portal de Assinaturas está apto a realizar a assinatura digital automática via servidor. O certificado fica armazenado no HSM (dispositivo criptográfico) da Certisign, e a cada documento aprovado, os servidores se comunicam e a assinatura em nome da empresa é feita automaticamente. Essa funcionalidade é recomendada para empresas que demandam grandes quantidades de assinaturas diariamente. Vale ressaltar que, na função Assinatura em Lote somente é possível realizar a assinatura digital.

Outras funcionalidades

A plataforma oferece ainda diversas funcionalidades assessórias que facilitam a gestão das assinaturas e a guarda dos documentos, tais como:

  • digitalização de documentos;
  • coleta de amostra de assinaturas gráficas;
  • validação com sistemas externos;
  • e-mails registrados;
  • portal para desenvolvedores;
  • guarda dos documentos por até 5 anos.

Em tempos em que qualquer detalhe faz a diferença, automatizar assinaturas é uma solução que economiza tempo, reduz custos e aumenta o lucro, melhorando consistentemente os processos operacionais de uma empresa e, consequentemente, os seus resultados.

Vimos que a assinatura eletrônica não exige um certificado, mas, ainda assim, tem validade jurídica, podendo ser aplicada a diversos documentos do dia a dia de uma empresa. Enquanto a assinatura digital, ela é uma modalidade que oferece mais segurança, garantindo a inviolabilidade do documento, ideal para demandas mais específicas que envolvam maior valor.

Dessa forma, ambas oferecem uma série de benefícios quando utilizadas em substituição ao método convencional. Desde a diminuição da papelada à agilidade, praticidade e mobilidade oferecidas pela internet, resultando em maior eficiência operacional para a empresa ou profissional.

Atualmente, com o advento tecnológico, as ferramentas envolvidas na criação e gestão dessas assinaturas segue evoluindo, no sentido de oferecer mais segurança para seus usuários, evitando fraudes. Sendo assim, a assinatura eletrônica é cada vez mais uma opção segura de excelentes resultados para os mais variados tipos de negócios.

Então, gostou deste material completo sobre a assinatura eletrônica? Se você se interessou por aplicar nossa solução em sua empresa, faça o teste gratuito do nosso Portal agora mesmo!

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