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Assinatura digital: tudo que você precisa saber antes de fazer a sua

Saiba como fazer uma assinatura digital
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Na atualidade, o mundo está passando por grandes transformações. As novas tecnologias e os novos recursos estão mudando a maneira como vivemos, desde o ambiente de trabalho até os nossos relacionamentos.

Contudo, existem determinados setores em que os recursos tecnológicos demoraram um pouco mais para chegar. Quem nunca precisou enfrentar filas e mais filas em um cartório para conseguir reconhecer firma de uma assinatura?

Felizmente, a assinatura digital chegou para mudar esse panorama. A burocracia excessiva gerada pelas transações com papéis fez com que esse sistema fosse criado e desenvolvido. No entanto, agora é possível fechar negócios de forma muito mais segura, ágil e confiável que o modelo convencional.

Interessou-se sobre o assunto? Então, continue a leitura deste artigo e veja tudo o que você precisa saber antes de fazer a sua assinatura digital. Não perca tempo!

O que é assinatura digital?

Primeiramente, devemos entender o conceito de assinatura digital. Pode-se dizer que ela consiste em uma forma de garantir a assinatura de um documento digitalmente.

Para realizar uma assinatura digital, o assinante deve ter um certificado digital ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras). Ele nada mais é que uma identificação eletrônica, a qual possui validade jurídica. A sua titularidade é ligada a pessoas ou empresas — nesse caso, emitido em nome de um representante.

O certificado contém informações importantes para uma assinatura. Ele detém as informações do titular e os respectivos dados da Autoridade Certificadora, como a Certisign, por exemplo.

Tipos de certificado digital

Existem duas categorias principais para a emissão de um certificado digital. Os modelos disponíveis são conhecidos como A1 e A3, cabendo à empresa escolher qual é a melhor opção para sua realidade atual.

O certificado tipo A1 é instalado em um computador e pode ser utilizado em tablets e smartphones. É preciso utilizar a senha de acesso apenas uma vez, no momento da instalação. Além disso, é possível utilizá-lo para o atendimento de uma matriz e suas filiais, ao mesmo tempo. Esse tipo de certificado possui validade de um ano.

Já o certificado tipo A3 é armazenado em um hardware específico. Pode-se utilizar token ou smartcard, sendo que este último precisa ser conectado a um aparelho para a sua respectiva leitura. A diferença no armazenamento dificulta o compartilhamento do certificado entre a matriz e as filiais da empresa. Outra divergência com o A1, é que a senha de acesso, nesse caso, é solicitada a cada uso. O certificado tipo A3 possui três anos de validade.

A Certisign, empresa que desenvolveu a Certificação no Brasil e há 20 anos lidera o segmento na América Latina, lançou o primeiro certificado digital para celular, o Mobile ID.

Como diferencial, a organização trouxe para o mercado uma nova modalidade de Identidade Digital. Além de todos os benefícios de um certificado tradicional, é possível viabilizar uma assinatura digital e autorizações de operações a distância, incluindo as vantagens da mobilidade e da conveniência.

É possível eliminar a necessidade de se carregar cartões ou outros tipos de mídias. Tudo isso sem colocar em risco a segurança do dono, uma vez que a emissão e o armazenamento serão feitos diretamente por meio do celular ou do tablet.

Sendo assim, a empresa interessada deve escolher qual o certificado se adapta melhor a sua realidade. Apesar das diferenças, todas as opções são excelentes e não interferem na qualidade ou na segurança da assinatura digital. É preciso atentar, no entanto, para o prazo de duração e para a usabilidade do recurso escolhido.

Vantagens da assinatura digital

Entre as várias vantagens da assinatura digital, podemos citar a eliminação da burocracia, agilidade dos processos e redução considerável do custo com os cartórios e outras despesas relacionadas.

Em termos de redução de despesas, não podemos considerar apenas os custos de cartórios. Existem várias empresas que precisam enviar profissionais a diferentes cidades e estados para cuidarem de todo o processo documental. Assim, o gasto se estende ao cartório, abrangendo passagens, hospedagem, alimentação e outros itens. A economia com a assinatura digital é expressiva, não é mesmo?

Devemos lembrar, ainda, que haverá também um aumento na eficiência dos processos. A assinatura digital simplificará toda a cadeia de atividades a serem cumpridas, uma vez que o tempo para conseguir as rubricas não será um problema. Contratos poderão ser fechados em minutos, pois não haverá a necessidade de deslocamentos.

É possível dizer, inclusive, que muitas instituições já estão utilizando o certificado digital para assinar todos os seus documentos que necessitem de validade jurídica. Cabe destacar que esse procedimento pode ser realizado de qualquer lugar do mundo, necessitando, apenas, de acesso à internet e de um computador ou celular. Fantástico, não é mesmo?

Aspectos fundamentais de um documento

Mas, não são apenas essas vantagens. Podemos destacar que a assinatura digital confere a um documento aspectos fundamentais, como a validade jurídica, a integridade, a autenticidade e o não repúdio. Esses quatro elementos são fundamentais em documentos corporativos.

A validade jurídica é assegurada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), por meio do artigo 10 da Medida Provisória (MP) nº 2.200-2. Em outras palavras, todo documento assinado digitalmente dispõe de validade judicial.

Já a confiabilidade do documento é garantida pela integridade. Assim, qualquer alteração realizada invalidará a assinatura, tornando o arquivo ilegítimo. A integridade garante o princípio da inalterabilidade do documento, aspecto fundamental em contratos e documentos empresariais.

A autenticidade, muitas vezes solicitada em cartórios, é certificada pela exclusividade do assinante em utilizar sua assinatura. A chave fornecida é privada e só pode ser acessada pelo proprietário. Por mais que a assinatura seja digital, ninguém poderá fazê-la por você.

Por fim, o não repúdio é um aspecto que garante a irretratabilidade, evitando que uma pessoa negue a autenticidade da assinatura. Não é possível assinar um documento e renunciar essa assinatura, posteriormente.

Como funciona a assinatura digital?

Você deve estar pensando: “a assinatura digital é um recurso excelente para o meu negócio. Mas, como ele funciona?”. A base do sistema de assinatura digital é o certificado digital. Esses certificados são fornecidos por uma Autoridade Certificadora, que tem o objetivo de comprovar a identidade do assinante.

Ao levarmos em consideração a eliminação da burocracia, devemos lembrar que as empresas não precisarão realizar o processo de coleta manual de assinaturas, envio físico de documentos, reconhecimento de firmas e todo o custo necessário para realizar esses procedimentos.

A assinatura digital pode ser utilizada em diversos tipos de documentos. Podemos citar contratos, laudos, procurações, certificados, e-mails, relatórios, formulários, mandatos, imagens, balanços, petições, declarações, notificações, prontuários médicos, resultados de exames, arquivos eletrônicos transferidos entre empresas e apólices de seguros.

A importância da criptografia

Conforme destacado, a base do sistema de assinatura digital são os certificados digitais, estes certificados utilizam a criptografia como principal funcionalidade técnica. Mas, qual a real importância da criptografia? Como funciona esse sistema de proteção?

Bom, a principal função da criptografia é misturar todos os dados, reagrupando-os de uma maneira que eles se tornem incompreensíveis para as pessoas que não estão autorizadas a acessar um determinado conteúdo. O documento somente será analisado, em sua integridade, por aqueles que possuem essa autorização.

Qual é o valor jurídico da assinatura digital?

Já destacamos, algumas vezes, que a assinatura digital possui valor jurídico e substitui o reconhecimento de firma. Mas, qual é o valor jurídico dessa assinatura? Podemos utilizá-la em qualquer documento?

A assinatura digital possui o mesmo valor jurídico de uma assinatura convencional, de próprio punho. Com o advento da tecnologia, muitos processos que tramitam na justiça, passaram a ser resolvidos digitalmente. Evidentemente, foi preciso encontrar uma maneira de alterar as legislações vigentes, em todo o mundo, para adaptar a essa nova realidade. A padronização das assinaturas digitais tornou-se uma necessidade global.

Assim sendo, países como EUA, Canadá e, até mesmo, a União Europeia criaram maneiras de padronizá-las. Foi desenvolvida, inclusive, uma Comissão de Leis de Comércio das Nações Unidas (UNCITRAL) para definir regras e objetivos que regulamentam as assinaturas eletrônicas em contratos internacionais. No Brasil a assinatura digital é válida por meio da Medida Provisória 2.200-2, publicada em um marco legal, em 2001.

Por fim, em 2006, houve a aprovação da Lei 11.419 que permitiu o uso de documentos eletrônicos em processos jurídicos, quando assinados digitalmente. A proposta foi considerada uma demonstração favorável ao uso de documentos eletrônicos, por nossa justiça, acolhendo-os em todos os aspectos legais e jurídicos.

Em termos de contratos internacionais, o sistema brasileiro saiu na frente. A MP que regulamenta o sistema, estabelece uma distinção entre as assinaturas digitais. Assim, um documento que seja assinado por uma identidade firmada pela ICP-Brasil é considerado verdadeiro.

Caso haja contestação, o contestante deverá procurar formas de provar que uma assinatura realizada por meio de um certificado digital emitido pela ICP-Brasil é inválida. Pode-se dizer que essa garantia se assemelha ao registro de uma firma em cartório.

Assinatura digital não é assinatura eletrônica

Essa é uma confusão muito comum. O meio eletrônico popularizou-se com muita rapidez, permitindo a geração de documentos e informações valiosas. Desse modo, foi necessário criar uma maneira para transmitir essas informações, além de apenas criá-las.

Então, surgiu a assinatura eletrônica. Ela abrange qualquer maneira de identificar a origem de uma assinatura na internet. A assinatura eletrônica pode ser um nome presente no rodapé de um e-mail ou uma assinatura feita com o mouse ou caneta touch.

O uso de login e de senha também pode ser considerado uma forma de assinatura eletrônica. Em outras palavras, o recurso é responsável por identificar o signatário, sem garantir a segurança da informação.

Portanto, essa é a principal diferença entre a assinatura eletrônica e a assinatura digital. A assinatura digital sempre vai utilizar um certificado digital para comprovar a veracidade.

Quais são as dúvidas mais comuns?

Assim como qualquer outro tipo de novidade, a assinatura digital também apresenta uma série de dúvidas que os novos usuários e/ou interessados possuem. Assuntos como: Já possuo Certificado Digital, posso começar a assinar digitalmente? O meu contador pode assinar documentos por mim? Quem garante a segurança jurídica do certificado? Veja mais, a seguir.

Já possuo Certificado Digital, posso começar a assinar digitalmente?

Sim. Basta fazer o cadastro no Portal de Assinaturas e testar gratuitamente. Você poderá:

  • Gerenciar seus documentos em uma única plataforma;
  • Assinar qualquer tipo de documento utilizando seu Certificado;
  • Automatizar os processos de envio de documentos para fornecedores e clientes.

O meu contador pode assinar documentos por mim?

A MP 2.200-2 nos diz que as assinaturas em documentos eletrônicos são de inteira responsabilidade do titular do certificado digital e, de acordo com as regras, não é possível repudiar essas informações.

Sendo assim, é recomendado que o seu contador possua uma procuração eletrônica específica, listando as atribuições e autonomias concedidas. Essa é a melhor maneira de garantir que você não sofra com maiores problemas no futuro.

O que fazer caso meus fornecedores e clientes não aceitem os documentos assinados digitalmente?

Neste caso, recomendamos que você mencione que a MP 2.200-2 é uma normativa federal, tornando a assinatura digital válida em todo Brasil.

É normal que no começo seus fornecedores e clientes achem incomum este tipo de assinatura, mas, também é uma oportunidade para mostrar o quanto eles também poderão economizar, além de agilizar todo o processo entre as partes.

Posso assinar com Certificado e-CPF, e-CNPJ e NF-e?

Sim, estes três tipos de Certificados são aceitos para realizar uma assinatura digital. Há uma pequena diferença entre eles:

  • Assinatura com certificado e-CPF: A assinatura é realizada em nome do titular do certificado.
  • Assinatura com certificado e-CNPJ: A assinatura é realizada em nome do representante da empresa perante a receita federal.
  • Assinatura com certificado NF-e: A assinatura é realizada também em nome do titular do certificado.

Quem garante a segurança jurídica do certificado digital?

A única maneira de garantir que o certificado digital possua validade jurídica é adquiri-lo a uma das Autoridades Certificadoras credencia das pela Autoridade Certificadora Raiz do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), gerenciadas pelo ICP-Brasil e seu respectivo Comitê Gestor. Assim, pode-se criar uma rede hierárquica cuja a segurança jurídica provém do Poder Executivo.

Destaca-se que, no Brasil, a Certisign é a Autoridade Certificadora líder de mercado e reconhecida por ser especialista em Identificação Digital. Atualmente, há mais de 2.200 pontos de atendimento, espalhados em todo o território nacional, tendo emitido mais de 10 milhões de certificados digitais. O seu portfólio é dotado de clientes representativos e ela está entre as empresas mais inovadoras do país.

Como fazer uma assinatura digital?

Para fazer uma assinatura digital, alguns procedimentos devem ser cumpridos. Mas, fique tranquilo. Os processos são simples e fáceis de serem realizados.

Para conseguir assinar um documento digitalmente, primeiro, é preciso se deslocar até uma Autoridade Certificadora (AC), ou seja, uma entidade autorizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação e obter o seu certificado digital.

O processo tem seu prosseguimento a partir da validação presencial dos seus documentos. A partir de então, emite-se o certificado digital, gerando uma identidade digital única para aquele usuário. Esse certificado será utilizado para autenticar uma assinatura digital realizada por meio do nosso Portal de Assinaturas Certisign, por exemplo.

Recurso obrigatório para algumas pessoas jurídicas

Como você já percebeu, o certificado digital consegue substituir a assinatura manuscrita, por uma assinatura digital equivalente e mais segura.

É válido ressaltar que o certificado digital já é um recurso obrigatório para algumas pessoas jurídicas. Empresas que tenham lucro presumido, Microempreendedores Individuais (MEIs) e empresas optantes pelo Simples Nacional precisam contar com o certificado.

No caso das empresas de lucro presumido, a obrigatoriedade vem da Receita Federal, que exige que as declarações mensais e anuais sejam feitas por meio do certificado. Já os MEIs que optam, voluntariamente, pela nota fiscal eletrônica (NF-e) devem consultar a Secretaria da Fazenda.

As empresas que detêm o sistema do Simples Nacional e que possuam mais de três funcionários devem possuir o recurso digital para enviar informações à Previdência Social e também para recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).

Teste gratuito em nosso Portal

Você pode testar gratuitamente o Portal de Assinaturas Certisign, ao se cadastrar, você ganhará um crédito de 10 documentos para assinar. Dessa maneira, será possível entender como funciona todo o processo, se preparar para integrá-lo ao seu dia a dia e verificar, na prática, quais são os principais benefícios da utilização dessa nova tecnologia.

O teste gratuito também representará uma excelente opção para solucionar todas as dúvidas e treinar os profissionais para realizarem os procedimentos necessários. Assim, você estará se preparando para as mudanças, sem realizar investimentos financeiros.

Ao final do período gratuito, você já saberá como operar o sistema e poderá trabalhar com mais agilidade e praticidade. A vantagem é que tempo de preparo e de mudança da estrutura empresarial para se adequar à nova realidade poderá ser utilizado sem a execução da principal aquisição.

A assinatura digital é uma tecnologia que veio para ficar. Além de diminuir a burocracia, simplificar todo o processo e eliminar uma série de custos, o recurso garante a segurança necessária dos documentos e, em um futuro próximo, será a única maneira de realizar contratos e a troca de arquivos importantes. Vale o investimento, não é mesmo?

É interessante destacar que, nos próximos anos, os documentos assinados digitalmente se tornarão mais comuns, fazendo com que pessoas físicas também tenham um certificado digital. O modelo convencional, de se assinar e reconhecer firmas em cartórios poderá perder espaço, devido à maior segurança e praticidade da assinatura digital. Portanto, não perca tempo!

Interessou-se sobre o assunto? Quer conhecer um pouco mais sobre a assinatura digital? Faça um teste gratuito do nosso Portal e veja, na prática, como funciona esse procedimento. Para isso, basta realizar o cadastro no Portal, submeter o documento escolhido e, por fim, criar o fluxo de assinatura. Simples e fácil! Não perca tempo e venha conhecer os nossos serviços!

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2 Comentários
  • José maceira jun 19,2018 at 2018-06-19T15:44:43+00:000000004330201806

    Alguem pode fazer essa assinatura por mim/ pra mim?

    • Portal de Assinaturas Certisign jun 21,2018 at 2018-06-21T14:26:26+00:000000002630201806

      José, o certificado digital utilizado para realizar uma assinatura digital é de total responsabilidade do titular. Recomendamos que você seja o utilizador deste certificado.
      Um abraço!

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