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Por que ter assinatura digital em contratos?

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Mediante as inovações tecnológicas os modos de execução de diversos processos mudaram para melhor. A busca é por maior agilidade e segurança com menor custo. Dentro dessa demanda, os procedimentos documentais dos diversos setores empresariais ganham escala e necessitam se adequar às melhores práticas e tecnologias do mercado.

A assinatura digital em contratos entra como uma solução econômica e eficiente. Por meio dela há menor incidência de fraudes, erros e inconsistências. Esses gargalos são responsáveis pela perda de credibilidade e faturamento da empresa, por isso, adotar uma solução tecnológica e reconhecida é essencial para obter sua continuidade no mercado.

Abordaremos, neste post, o motivo de adotar assinatura digital em contratos. Confira!

Validade jurídica da assinatura digital em contratos

A validade jurídica para assinatura digital em contratos se dá pela Medida Provisória 2.200-2. No Artigo 2° dessa MP é estabelecida a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que garante a integridade, autenticidade e validade jurídica da assinatura digital. Ou seja, a validade dos documentos eletrônicos é assegurada por meio de certificação.

Esse Certificado Digital é devidamente emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) vinculada ao ICP-Brasil. Garantindo o não repúdio em nenhuma instância, dado o valor comprobatório estabelecido pela lei. Isso agiliza os processos, pois não há a necessidade de reconhecer a firma em cartório para validar as assinaturas.

Importância de adotar essa tecnologia

O fluxo digital ancorado na legislação vigente confere as partes menores riscos de extravios, perdas e atos fraudentos. Isso demonstra que a adoção da assinatura digital em contratos potencializa toda a cadeia de negócios, abrangendo fornecedores e clientes. Isso porque verificar a assinatura digital é um processo simples e dinâmico.

O destinatário recebe uma chave pública que permite a ele verificar se a assinatura constada no documento é realmente do remetente, mediante a consulta feita ao Certificado Digital emitido, seguindo os seguintes princípios descritos abaixo.

Autenticidade

A autenticidade é um requisito primordial analisado em cartórios. No que se refere à assinatura digital em contratos, esse princípio é assegurado pela chave privada exclusiva do portador do Certificado Digital. Logo, ninguém pode assinar um documento eletrônico por outra pessoa. Isso evita falsificações que coloquem em risco um acordo, bem como processos judiciais e possíveis penas.

Integridade

A integridade é um aspecto que está ligado a alterações feitas em um documento eletrônico após a sua assinatura. Ela visa assegurar que o arquivo não sofreu modificações ao ser enviado para outra parte. Isso também está relacionado à confiabilidade do contrato, pois qualquer alteração identificada invalida a assinatura e torna o acordo ilegítimo. Essa característica é essencial quando se trata da assinatura digital em contratos.

Não repúdio

O não repúdio representa os aspectos apresentados para que a assinatura seja reconhecida como válida. Esse princípio tem como objetivo ser evidência suficiente a respeito da origem da assinatura digital para uma autoridade legal. Um documento eletrônico deve ter por garantia quesitos que evitem a negação da autoria por parte do signatário. Como já destacado, o Certificado Digital tem essa função de assegurar que a assinatura foi realmente feita pela pessoa atrelada a ele.

Benefícios da assinatura digital em contratos

Gerenciamento otimizado

Ao implementar a assinatura digital em contratos, você pode restringir significativamente o processo de gerenciamento de documentos: desde sua criação até o recebimento em condições de assinatura, que pode levar vários dias no modo convencional. Com essa solução, você pode limitar o processo a minutos.

Além de simplificar o seu negócio, você obtém maior satisfação do cliente, graças ao gerenciamento mais rápido e fácil de casos. Ao mesmo tempo, suas vendas obtêm uma taxa de conversão melhor porque seus clientes potenciais podem se engajar de modo mais efetivos durante o processo de conhecimento da sua empresa.

Economia de tempo e espaço

Enquanto que o uso de documentos físicos exige amplo espaço para armazenamento e demandam um tempo precioso para sua organização e pesquisa, o formato eletrônico muda essa perspectiva. Isso porque eles podem ser armazenados em servidores externos, organizados em pastas digitais e acessados a qualquer momento em poucos cliques. De fato, isso eleva positivamente a produtividade, gerando mais resultados e agregando valor.

Economia de custo

A transição para assinaturas digitais resulta em uma economia direta em postagem e impressão. Além disso, normalmente há um ganho ainda maior, pois o tempo de administração para impressão, digitalização, guarda e envio é removido ou minimizado. Outro ponto, não menos importante, é a viabilidade de garantir um benefício ambiental graças ao menor consumo de papel, que pode ser visto diretamente no balanço de gastos mensais de materiais do escritório.

Arquivamento fácil e seguro

Tanto nos negócios como na legislação, é necessário manter seus documentos por determinado período, podendo chegar a muitos anos. Com o uso da assinatura digital em contratos você economiza tempo e custos adicionais para manusear e arquivar todos os seus documentos assinados. Por intermédio de um software ou plataforma especializada, você sempre terá acesso aos casos pendentes, contratos assinados e recibos das assinaturas — não importa onde você esteja — graças ao armazenamento na nuvem.

Melhor segurança no mercado

Mediante os contratos serem gerados no formato eletrônico e gerenciados em uma plataforma de assinatura digital, torna-se mais fácil para a sua empresa provar que todas as informações necessárias estão corretas em qualquer evento. A solução é projetada para atender perfeitamente às necessidades de médias e grandes empresas, garantindo que o desenvolvimento regulatório e de segurança sejam sempre seguidos.

Mobilidade no processo

Com o aumento da variedade de dispositivos, resolver diversas tarefas em qualquer local se tornou algo rotineiro. Por meio de plataformas de qualidade, como o Portal de Assinaturas, é possível fazer a assinatura digital pelo celular ou tablet em qualquer contrato. Gerando maior mobilidade a todos os envolvidos, proporcionando comodidade e conforto.

Dessa forma, a assinatura digital em contratos possibilita ganhos de melhoria no fluxo de documentos, maior valor a capacidade estratégica da equipe, entregas no prazo e segurança jurídica. Comece essa transformação buscando auxílio de bons provedores desse serviço com experiência e amplo reconhecimento no mercado.

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