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O mundo como conhecemos está passando por uma grande reforma tecnológica. Nos últimos anos, surgiram inúmeros recursos que facilitaram a nossa vida e proveram maneiras mais simples de gerenciar o nosso trabalho.
A utilização da tecnologia de arquivo eletrônico é um excelente exemplo. Já é grande o número de empresas que abandonaram os arquivos físicos e passaram todas as informações para o meio digital. E, os benefícios dessa mudança são imensos.
O arquivo eletrônico nada mais é do que um documento que possa ser acessado em meios digitais como computadores, tablets e celulares. A utilização de documentos em papéis está caindo em desuso, devido à burocracia na emissão, arquivamento de documentos e a consequente ineficiência do processo.
Interessou-se sobre o assunto? Então, continue a leitura deste artigo e veja 6 benefícios de usar o arquivo eletrônico em sua empresa. Não deixe para depois!
1. A segurança é maior?
Quando se pensa em arquivo eletrônico, logo passa pela nossa cabeça os perigos encontrados na internet. Certamente, existem inúmeros perigos ao se disponibilizar um documento na rede, mas, por meio da tecnologia do cloud computing, a segurança é garantida.
Além de haverem sistemas de identificação, a computação em nuvem dará garantia que somente usuários permitidos poderão acessar e, se for necessário, alterar os documentos.
Ao se comparar com os documentos em papéis, há mais um agravante. Caso ocorra um assalto, um incêndio ou qualquer outro tipo de incidente, os dados empresariais serão perdidos. Dependendo do tipo de informação, sua empresa estará em grandes problemas (seja para a reemissão ou em termos de retrabalho).
Outro ponto positivo do arquivo eletrônico é que eles não ficam velhos. O arquivo físico deve ser trocado de tempos em tempos, devido ao amarelamento das folhas ou o manuseio constante. O arquivo eletrônico não terá esse problema.
2. Como fica o meio ambiente?
Você já parou para pensar na quantidade de papel que as empresas emitem por ano? E a quantidade de documentos que devem ser emitidos em várias vias por conta de assinaturas e outros quesitos?
A utilização do arquivo eletrônico e de documentos assinados digitalmente é um grande aliado do meio ambiente. Haverá uma drástica redução no uso de papéis e, consequentemente, nos locais utilizados para arquivar documentos.
3. E os princípios de compliance?
Essa nova tecnologia também será extremamente útil para garantir que os princípios de compliance sejam fortalecidos. Será possível exigir que controles técnicos sejam estabelecidos, assegurando que os registros cumpram com alguns requisitos costumeiros.
O ideal é que os registros sejam atribuíveis, legíveis, contemporâneos, originais, precisos, seguros e recuperáveis. Garantir todos esses aspectos em documentos físicos é, praticamente, impossível.
Pode-se afirmar, inclusive, que um Sistema de Gerenciamento de Documentos Eletrônicos pode fornecer controles técnicos, backups e segurança compatível com a necessidade do cliente.
4. Haverá redução de custos?
Apesar do investimento a ser feito nesse processo, a redução de custos será iminente. Todo o processo de gerenciamento e arquivamento de documentos físicos necessita de uma mão de obra especializada e, um tanto quanto, cara (pelo nível de informação contido nos documentos).
Além disso, como já destacado, qualquer incidente pode fazer com que a empresa perca dados valiosíssimos e, consequentemente, veja informações sigilosas nas mãos dos concorrentes.
Não se pode deixar de destacar que a necessidade de espaço físico para o armazenamento dos documentos e demais registros em papel será reduzida ou, até mesmo, eliminada. Todo o arquivamento e rastreamento de documentos será automático e digital.
Assim, o custo com o aluguel de espaço, a destinação e o arquivamento correto dos documentos e os profissionais para tal função serão erradicados, permitindo que sua empresa possa se preparar para novos investimentos e/ou possa utilizar a verba em outros setores.
5. O gerenciamento dos documentos será mais fácil?
Com certeza. Quantas vezes você já viu funcionários demorando um tempo imenso procurando documentos e informações e, ainda, não obtendo sucesso?
Procurar documentos que estão armazenados fisicamente aumenta a burocracia de um processo, diminui consideravelmente a produtividade do funcionário e, ainda, pode haver surpresas desagradáveis. Documentos podem estar rasgados, podem sumir ou podem estar armazenados em categorias diferentes.
A utilização de um arquivo eletrônico permitirá que todo o processo de gerenciamento dos documentos seja facilmente realizado. O processo de armazenamento e a etapa de pesquisa e utilização serão realizados de maneiras mais simples e ágeis.
O impacto na produtividade será imediato e será possível ver processos mais inteligentes e eficientes. Assim, sua empresa se tornará mais reconhecida e buscada no mercado, angariando novos clientes e estando um passo à frente da concorrência.
6. Nuvem ou servidor próprio?
Para finalizar a listagem dos benefícios da utilização de um arquivo eletrônico é preciso deixar claro a diferença entre a utilização do sistema de nuvem ou de um servidor próprio.
Caso se escolha o sistema de nuvem, será possível garantir a proteção máxima dos documentos, principalmente dos mais sigilosos, por meio do sistema de autenticação de dois fatores (login por digital e backups automáticos).
Devemos ressaltar, ainda, que o cloud computing permite que o usuário possa acessar os documentos de qualquer lugar do mundo, necessitando, apenas, de uma boa conexão de internet.
Já o servidor próprio restringe a utilização na sede da empresa (ou onde o servidor está instalado), evitando que os documentos sejam acessados a distância. Em termos de segurança, a princípio, pode parecer uma vantagem. Mas caso ocorra um incêndio ou qualquer outro tipo de incidente, todos os documentos serão perdidos e o usuário se verá em grandes apuros, não é mesmo?
A era de documentos físicos está ficando para trás. Já existem recursos amplamente utilizados em meios eletrônicos, como os certificados digitais e os documentos assinados digitalmente.
Pode-se afirmar, inclusive, que o arquivo eletrônico é um caminho sem volta. Listamos alguns benefícios da sua utilização no mercado empresarial, mas que também podem ser estendidos para o mundo pessoal.
Hoje precisamos arquivar certidões de nascimento, certidões de casamento, documentos de posse de imóveis, documento do nosso veículo e tantas outras informações valiosas. Porém, esse sistema será alterado e poderemos ter todos esses documentos em nossos celulares (facilitando o processo de uma transação ou a necessidade de se comprovar a identidade, por exemplo).
E aí, gostou do nosso artigo? O que achou da tecnologia do arquivo eletrônico? Então, que tal conhecer um pouco mais sobre outros sistemas de controle? Veja a importância de se fazer uma auditoria financeira.