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Arquivar documentos: 8 dicas para ser mais eficiente no ambiente empresarial

Arquivar documentos: 8 dicas para mais eficiência empresarial
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Os dados são considerados um dos bens mais valiosos de uma empresa. No entanto, um negócio só consegue aproveitar todo esse potencial quando sabe arquivar documentos de maneira eficiente e organizada.

Diariamente, inúmeros documentos e informações são gerados em uma corporação. Independentemente do seu porte ou segmento de atuação, é preciso garantir que eles estejam seguros e, sempre que necessário, possam ser consultados com rapidez.

Para ajudá-lo com essa tarefa, reunimos dicas sobre organização e segurança para que o processo de arquivamento de documentos em sua empresa seja sempre eficiente! Acompanhe!

1. Classifique os documentos

Uma dica muito importante para gestores que desejam ter um arquivo organizado e fácil de ser consultado é a classificação dos documentos. Eles devem ser separados por categorias, como contábeis, financeiros, contratos, clientes, fornecedores, vendas e compras, por exemplo.

O ideal é que exista uma lógica para se fazer a separação dos documentos, seja em arquivo físico ou virtual. Via de regra, esse simples cuidado inicial trará mais organização, segurança e agilidade ao processo, simplificando o dia a dia dos gestores e demais funcionários.

2. Defina o local para arquivar os documentos

Algumas empresas não têm um local específico para armazenar documentos importantes e, na maioria dos casos, enfrentam sérios problemas por perda e extravio de informações importantes. Por essa razão, é preciso determinar com clareza onde os documentos devem ser guardados.

É interessante destacar que os arquivos físicos já estão sendo substituídos pelos virtuais e que isso traz grandes benefícios ao negócio. Além de reduzir gastos com papelaria, arquivos e medidas de segurança, a utilização de um arquivo na nuvem, por exemplo, é uma maneira mais eficiente e sustentável de manter os dados sempre organizados e à disposição.

3. Determine regras para acesso aos dados

Após definir esse local, é essencial que sejam determinadas algumas regras para acesso aos dados. Isso porque existem documentos que são confidenciais e, obviamente, não podem ser disponibilizados a todo e qualquer funcionário.

Nesse ponto, vale destacar que o uso de arquivos digitais acaba sendo mais seguro. A tecnologia permite que se estabeleçam restrições de acesso a certos documentos. Por meio de senhas, somente o pessoal autorizado pode acessar, modificar e compartilhar tais informações.

4. Faça uso da assinatura digital

Perder tempo assinando documentos manualmente não é uma estratégia inteligente. Com tantas responsabilidades e tarefas para executar, o gestor deve adotar métodos eficientes para assinar e compartilhar os documentos da empresa.

Uma ótima saída é a utilização da assinatura digital. Esse recurso, além de eliminar gastos com papel e impressões, também evita que a empresa gaste com motoboys e correios para o envio de documentos e contratos a fornecedores, colaboradores e clientes.

5. Aposte no arquivamento eletrônico

Adotar o arquivamento eletrônico é, atualmente, a solução mais viável e inteligente para a guarda de documentos empresariais. O gestor pode estabelecer uma regra para digitalizar os papéis e confirmar a sua autenticidade por meio da assinatura digital.

Dessa maneira, além de não ficarem expostos à ação do tempo e de agentes externos, como água e poeira, os documentos podem ser duplicados e transportados com facilidade. Tudo isso, é claro, com a segurança e a certeza de veracidade proporcionada pela validação digital do documento.

6. Identifique as datas para o descarte do documento

Existem documentos que são extremamente estratégicos para a empresa ou determinado setor e, por isso, não podem ser descartados. No entanto, existem alguns que, após certo tempo, podem ser eliminados.

Para assegurar um arquivo organizado, atual e seguro, é importante que você conheça e classifique os documentos por ordem de relevância e estabeleça datas para que sejam descartados. Isso evita o acúmulo desnecessário de dados e facilita o cotidiano dos funcionários, já que perderão menos tempo buscando pelos documentos de que realmente necessitam.

7. Faça uso de um sistema de gestão de documentos

Processos manuais são, na maioria das vezes, mais ineficientes e inseguros do que aqueles que são executados de maneira automatizada. Atualmente, é possível desfrutar do conforto e da segurança de contar com uma boa ferramenta para gestão de documentos — o que pode ser considerado um investimento inteligente.

Faça uma análise de suas necessidades e, em seguida, pesquise as opções disponíveis no mercado. Avalie o custo de aquisição, o nível de suporte recebido, a credibilidade e confiança da empresa fornecedora e, claro, a qualidade do produto adquirido.

Procure por ferramentas modernas e completas, que trabalhem com tecnologia de ponta. O ideal é que o sistema facilite a assinatura dos documentos, assegure a sua validade jurídica e que permita a organização, o armazenamento e a consulta de maneira prática e em tempo real. Dessa maneira, a tarefa de armazenar documentos será mais rápida, segura e eficiente.

8. Não cometa os maiores erros da gestão de documentos

Por último, para que todo o processo seja eficiente e a sua empresa consiga armazenar seus documentos e dados de maneira segura e inteligente, é preciso conhecer os grandes erros da gestão de documentos.

Adquirir esse tipo de informação é o primeiro passo para alcançar o sucesso na tarefa e assegurar que tudo o que é relevante para a empresa fique em segurança e possa ser consultado de maneira rápida e simples. Por isso, é essencial que você se prepare e evite cometer falhas, como:

  • não estabelecer uma política sólida para a gestão de documentos;
  • não separar os documentos por categorias e ordem de relevância;
  • não se preocupar com a segurança dos dados na nuvem;
  • não fazer uso dos documentos eletrônicos;
  • não sincronizar e atualizar informações;
  • não estabelecer restrições de acesso e se descuidar da segurança das informações.

Após a leitura deste post, o que se pode concluir é que as empresas contemporâneas devem arquivar documentos de maneira estratégica. Os dados são elementos essenciais para que a empresa tome decisões acertadas e se desenvolva de maneira rápida e segura, mas é preciso garantir que eles estejam organizados e disponíveis quando necessário.

Dessa forma, apostar na automatização dos processos de armazenamento, como o arquivamento eletrônico, é uma opção que trará grandes benefícios à empresa e poderá contribuir de maneira significativa para que os seus setores sejam mais organizados, produtivos e eficientes.

Gostou deste material? Quer aprender um pouco mais sobre o tema? Conheça os 6 benefícios de utilizar o arquivamento eletrônico em sua empresa!

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