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Afinal, o que é e como funcionam os certificados digitais?

Na prática, o Certificado Digital é uma identificação eletrônica com validade jurídica. Conheça os principais benefícios e usos dessa tecnologia.
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Pessoas e empresas fazem uso intenso da internet para agilizar suas tarefas, economizando tempo e dinheiro. Por outro lado, permitem que trafegue pela rede uma quantidade crescente de informações que lhes pertencem. O certificado digital foi criado para proteger os dados pessoais e as informações sensíveis dos internautas.

Usual entre profissionais liberais e empresas, essa ferramenta funciona como uma impressão digital na identificação e tem o valor jurídico de uma assinatura de próprio punho, mas a adesão dos cidadãos comuns a ela ainda é muito pequena.

Contudo, o governo vem estimulando o uso do meio digital de modo seguro para efeito de controle das empresas e deve estender isso ao cidadão comum. Vamos esclarecer aqui o que é o certificado digital, quais seus usos, as suas vantagens e como obter o seu.

O que é o certificado digital?

Na prática, é uma identificação eletrônica com validade jurídica. Por isso sua titularidade é individual mesmo para empresas, caso em que ele é emitido em nome de um representante. Indica a pessoa que assina o documento como sua autora ou que esta concorda com seus termos.

Contém informações como nome do titular, um número de série, chave pública, validade do certificado, nome e assinatura da Autoridade Certificadora. Tecnicamente, trata-se de um arquivo eletrônico cujos dados são protegidos por duas chaves criptografadas: uma privada e outra pública.

A chave privada é como uma fórmula matemática que gera um código diferente e exclusivo para cada documento assinado. A chave pública permite a leitura desse código e verifica se o documento não sofreu alterações indevidas.

Essa verificação das chaves é feita em ambiente seguro pela Autoridade Certificadora. Sem isso, o documento não tem validade. Uma vez validado o documento, seu teor é de inteira responsabilidade legal do autor /titular.

Quais os benefícios desta certificação?

A segurança conferida pelo certificado digital permite que seu usuário poupe o tempo dos deslocamentos e os custos com reconhecimento de firma, autenticações ou entregas por motoboys.

De contratos a e-mails, tudo o que for assinado eletronicamente com esse certificado passa a ter validade jurídica. Isso permite que negociações a longa distância sejam concluídas sem a necessidade de viagens. Muitas empresas no Brasil estão utilizando o Certificado Digital para assinar todos os seus documentos que necessitam ter validade jurídica, tornando possível que seus representantes assinem de qualquer lugar do mundo, apenas com um computador/celular e acesso à internet.

Declarações e laudos têm seu teor protegido inclusive de adulterações posteriores à sua assinatura. Assim, a empresa consegue a credibilidade que o mercado exige e tem a confiabilidade de seus clientes quanto às informações prestadas nesses documentos.

É possível realizar transações bancárias pela internet sem o risco de roubo de dados como senhas ou CPF, pois essa identificação digital previne fraudes.

O governo tem estimulado a declaração de tributos e obrigações acessórias da empresa por meio eletrônico. Isso permite um controle melhor do contribuinte sobre suas obrigações fiscais e elimina o risco de multas e o tempo perdido com burocracia.

Para quem é obrigatório o certificado digital?

Essa certificação é exigida de algumas pessoas jurídicas, posto que substitui o CNPJ físico, servindo de identificação junto aos órgãos fazendários. Além das empresas que emitem NF-e, precisam ter o certificado digital:

  • empresas com lucro presumido — a Receita Federal exige que a maioria das declarações mensais e anuais seja feita por meio desse certificado;
  • MEI — se a microempresa optar pela adesão voluntária à NF-e deve consultar antes a Sefaz. Em alguns estados, a legislação não prevê a possibilidade da MEI obter uma inscrição estadual e a certificação;
  • empresas optantes pelo Simples Nacional com mais de 3 funcionários — o certificado digital é exigido para o envio de informações à Previdência Social e para apresentação da Guia de Recolhimento do FGTS.

Também as pessoas físicas podem optar pelo uso do certificado digital em substituição do CPF físico para declaração de Imposto de Renda e assinatura de outros documentos.

Quais são os tipos de certificados digitais?

Os certificados digitais dividem-se duas principais categorias, o modelo A1 e o A3. Cada empresa deve analisar a conveniência de um ou outro tipo para suas atividades:

  • Tipo A1 ‒ apesar de ser instalado em um computador, o A1 pode ser usado em outras plataformas, como tablets e smartphones. A senha de acesso é necessária apenas durante a instalação. Um único certificado atende matriz e filiais ao mesmo tempo. A sua validade é de 1 ano;
  • Tipo A3 ‒ este tipo é armazenado em um hardware como token ou smartcard que precisa ser conectado a um aparelho. Isso dificulta o compartilhamento de um único certificado entre matriz e filiais. A senha de acesso é requerida a cada uso e sua validade é de 3 anos.

Quando é preciso cancelar?

O cancelamento do certificado digital é feito nas seguintes situações:

  • quando houver alterações dos dados da pessoa física ou jurídica (sobrenome ou Razão Social);
  • roubo da senha e/ou hardware;
  • danos físicos ou formatação do hardware;
  • perda ou bloqueio da senha (a senha é bloqueada após 15 tentativas incorretas);
  • suspeita de uso indevido.

Nesses casos, é preciso fazer uma nova validação presencial.

Meu contador pode usar meu certificado?

Segundo a MP 2.200-2/2001, as declarações que constem nos documentos eletrônicos são de responsabilidade do titular do certificado digital. Isso impede que o signatário repudie tais informações. Por esse motivo, recomenda-se que seja feita uma procuração eletrônica especificando os poderes concedidos ao contador.

Quem garante a segurança jurídica do certificado digital?

Para que o certificado digital tenha validade jurídica é preciso adquiri-lo junto a uma das Autoridades Certificadoras. Estas, por sua vez, são credenciadas pela Autoridade Certificadora Raiz (ITI) e geridas pelo ICP-Brasil e seu Comitê Gestor. Desse modo, é criada uma rede hierárquica cuja segurança jurídica emana do Poder Executivo.

No Brasil, a Certisign é a Autoridade Certificadora líder de mercado e especialista em Identificação Digital. Com mais de 2.200 Pontos de Atendimento por todo o Brasil, ao longo dos seus 21 anos, já emitiu mais de 10 milhões de Certificados Digitais, possui em seu portfólio de clientes as companhias mais representativas do País e está entre as empresas mais inovadoras do Brasil, de acordo com as pesquisas “Inovação Brasil 2016”, da Strategy & Consultoria Estratégica do Network PwC-, e “50 Empresas Mais Inovadoras do País”, da DOM StrategyPartners.

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