Dicas de Gestão

A importância da gestão de documentos para os negócios

Saiba quais são os principais benefícios ao fazer uma Gestão de Documentos eficiente e também como a tecnologia tem mudado essa prática nas empresas.
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Assim como a tecnologia vem mudando o futuro dos negócios, o mesmo está acontecendo com a gestão de documentos. No entanto, muitos gestores ainda insistem em subestimar esse aspecto em suas empresas, deixando-as mais burocráticas e menos lucrativas.

Pensando nisso, elaboramos este artigo com o objetivo de demonstrar a importância da gestão de documentos no mundo corporativo, listando as suas fases e etapas, bem como os seus principais benefícios e como o uso da tecnologia pode favorecer essa tarefa. Confira!

O que é gestão de documentos?

Consiste nos processos criados no sentido de prover o melhor arquivamento de qualquer tipo de documento, facilitando a sua busca e localização, de acordo com sua natureza e suas especificidades de manuseio.

Na prática, são medidas tomadas para facilitar o manuseio de arquivos, permitindo o acesso às informações nele contidas. Um conjunto de procedimentos técnicos que envolve desde a elaboração, o fluxo e o uso até a análise e o arquivamento, seja na fase corrente ou intermediária.

A gestão de documentos tem como principais objetivos:

  • viabilizar a produção, a execução das atividades e a administração do negócio;
  • possibilitar a recuperação de dados;
  • preservar a memória institucional;
  • otimizar o uso da informação.

Trata-se de um processo complexo que deve considerar não só características do próprio documento, como também as necessidades da empresa, as mídias disponíveis, os prazos e as localizações ideais, além das melhores formas de acessá-los, montando assim um arquivo eficiente.

Quais as fases da gestão de documentos?

Considerando o dia a dia e a natureza das atividades da empresa, bem como os seus processos operacionais, a organização de arquivos ocorre em duas fases:

Fase corrente

Quando um documento está em atividade, sendo usado com frequência no dia a dia da empresa, como é o caso de procedimentos e fluxos. Nesse caso, precisam ser facilmente localizados e de rápido arquivamento.

Fase intermediária

São arquivos menos acessados, porém fazem parte da administração, devendo ser armazenados em local seguro, tal qual o contrato social da empresa, por exemplo.

Dessa maneira, a gestão de arquivos é feita por etapas, de acordo com as suas principais tarefas — produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento.

Tais tarefas são realizadas dentro das etapas da gestão:

Produção

Refere-se à elaboração dos arquivos. Consiste no preenchimento de formulários e na digitalização de documentos, ou seja, na criação de arquivos eletrônicos a partir de documentos físicos. Nessa etapa, é importante racionalizar, evitando a geração de arquivos desnecessários.

Utilização

Está ligada ao uso e à tramitação do arquivo. Envolve atividades de protocolo, classificação, organização e arquivamento. Além da elaboração de normas de acesso, tais como consulta, empréstimo e cópia, de acordo com as funções administrativas da empresa.

Destinação

Fase final, é quando é determinado o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária. Ocorre a partir da análise e avaliação dos arquivos, visando a sua eliminação e destruição, no caso de perda de valor, ou guarda permanente.

Quais são os principais benefícios para a sua empresa?

Qualquer empresa, independentemente do ramo de atividades ou da natureza do negócio, detém uma quantidade considerável de documentos, sejam contratos, contas, fichas cadastrais, guias de impostos, entre outros. Enfim, uma infinidade de papéis e arquivos eletrônicos que demandam administração, organização e guarda.

Nesse contexto, a tecnologia está transformando a gestão de documentos, intensificando ainda mais os seus benefícios. As principais vantagens da gestão de documentos online são:

Redução de tempo

Torne os seus processos digitais e reduza em 80% o tempo gasto na tarefa de gestão de documentos.

Ao adotar uma metodologia de arquivamento eletrônico, diversos processos se tornam mais ágeis. Desde manuseio e arquivamento até localização e acesso. Colaboradores que perdiam um certo tempo procurando documentos estarão livres para exercer atividades mais relevantes, ganhando produtividade e eficiência.

Além disso, os fluxos operacionais ganham agilidade, uma vez que a digitalização favorece o envio e o compartilhamento de arquivos, eliminando a pilha de papéis presa em um departamento específico, que emperrava o andamento do processo.

Redução de custos

A economia se dá por diversos fatores, desde a redução de papel até o ganho de tempo de funcionários. Uma gestão eficiente envolve planejamento e controle, o que por si só já garante a redução de gastos.

Entretanto, podemos enumerar uma série de despesas que são cortadas em virtude da digitalização de documentos:

  • gasto com cartório para autenticar documentos;
  • despesas com motoboy e deslocamento de funcionários;
  • contratação de pessoal para administração do acervo físico de documentos;
  • compra de equipamentos e mobiliário para arquivo;
  • aluguel de espaço para armazenamento.

Melhora da qualidade

Um dos desafios da gestão de arquivos é a preservação da qualidade dos documentos em papel. Diversos fatores como umidade, calor, mau uso, manipulação indevida e envio podem danificar os documentos, tornando ilegíveis as informações.

Dessa forma, uma boa gestão precisa garantir a integridade física dos arquivos, o que demanda investimento em estrutura — aclimatação por exemplo — e pessoal qualificado. No entanto, ao adotar as formas eletrônicas, não só o conteúdo é preservado, como é garantida a segurança jurídica de documentos.

Quais são as ferramentas para uma boa gestão de arquivos?

Agora que você já sabe o quão importante a gestão de documentos é para a sua empresa, chegou a hora de conhecer duas ferramentas fundamentais para garantir a eficiência desse processo.

Assinatura digital

Em se tratando de automatizar processos e digitalizar os processos documentais, uma das maiores preocupações é a assinatura de documentos. No entanto, ao assinar documentos digitalmente, a empresa só tem a ganhar.

Além de favorecer a gestão de documentos, reduzindo custos como já mencionado, é possível assinar qualquer tipo de documento a qualquer hora e de qualquer lugar, otimizando tempo e processo, o que garante um diferencial competitivo para o seu negócio.

Plataforma de gestão de documentos online

Embora o armazenamento de documentos eletrônicos demande muito menos espaço físico, ainda é necessário investir em alguma estrutura, como os servidores. No entanto, com as possibilidades de armazenamento em nuvem, basta a empresa contratar um bom fornecedor e garantir o arquivamento de sua documentação com qualidade e segurança.

Nesse sentido, além do armazenamento, uma plataforma de gestão de documentos, como o Portal de Assinaturas, oferece outras funcionalidades como o gerenciamento, a assinatura e o envio de documentos.

Trata-se de uma plataforma segura para armazenar as informações do seu negócio.

Sendo assim, a gestão de documentos tem um papel importante na organização empresarial. Todo tipo de negócio pode se beneficiar ao implementar práticas que favorecem rotinas, simplificam tarefas e otimizam processos, tornando mais ágeis as tomadas de decisão.

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