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8 motivos para armazenar documentos na nuvem e otimizar as rotinas de sua empresa

armazenar documentos na nuvem
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Você ainda tem aqueles arquivos imensos de documentos em papel guardados em uma sala cheia de armários na sua empresa? Ou já modernizou um pouco esse processo e tem um colaborador próprio, mas constantemente precisa aumentar o espaço para a entrada de novas informações? Nos dois casos, é preciso avaliar se não é a hora de armazenar documentos na nuvem.

Arquivos físicos podem sofrer perdas de 2% a 5% dos seus documentos, segundo estudo feito pela Gartner. Você já deve ter ouvido falar no chamado cloud computing, mas talvez ainda não tenha migrado para esse sistema por insegurança.

Neste artigo, vamos mostrar a você que não há razões para isso e apontar os 8 principais motivos para que sua empresa comece a usar o armazenamento em nuvem agora mesmo. Confira!

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O que é como funciona o armazenamento em nuvem?

O armazenamento em nuvem é chamado assim pelos profissionais de Tecnologia da Informação com base na origem do termo em inglês, cloud computing. É usada a palavra nuvem por que as informações que estão nela estão “no ar”, ou seja, na internet, com a segurança e a acessibilidade garantidas por um provedor contratado pela sua empresa.

Nela, todos os tipos de arquivo podem ser guardados com segurança e organizados de maneira eficiente, sem riscos de perdas. Para tornar esse uso ainda mais eficaz, é preciso aliar o processo à digitalização de todos os seus documentos, por meio do uso da assinatura digital, sobre a qual falaremos mais adiante.

Por que armazenar documentos na nuvem?

A resposta é simples: pela garantia de que há segurança e que você não vai perder seus documentos. Isso porque as empresas sempre salvam o material em mais de um servidor. Assim, antes mesmo de você perceber que houve um problema, em poucos segundos o arquivo é recuperado de outro local de armazenagem.

Veja agora mais alguns motivos para armazenar documentos na nuvem!

1. Espaço de armazenamento

Se os seus documentos ainda são físicos, ou seja, estão no papel, ao torná-los digitais você ganhará um espaço que poderia ser considerado “morto” no escritório. Porém, se eles forem digitais, mas estiverem sendo salvos nos computadores, notebooks e outros dispositivos, os riscos de perda são imensos.

Além disso, dificilmente você terá um servidor que comporte todas as informações da companhia sem que haja gastos de manutenção muito altos. A memória carregada ainda leva a outro problema: pouco a pouco, suas máquinas começam a ficar mais lentas e a produtividade da sua equipe cai.

Com os arquivos armazenados em nuvem isso não é um problema, pois, mesmo com as pastas carregadas de dados, o servidor é remoto. Ou seja, não interfere no desempenho dos equipamentos usados para acessá-los.

2. Segurança

Na nuvem, ao contrário do que acontece em dispositivos físicos, é quase impossível que haja perda de documentos e de dados importantes. Além de estarem online, eles são partilhados e duplicados em diferentes servidores, ou seja, se houver pane em um, automaticamente o documento é acessado de outro.

Mais do que isso, eles só podem ser acessados por usuários autorizados, protegidos por criptografia, com uso de login e senha e outras formas de autenticação.

3. Possibilidade de acesso remoto

Essa é, talvez, a maior vantagem de armazenar documentos na nuvem. Você e todas as pessoas que têm autorização podem fazer o acesso aos dados de qualquer lugar e com o uso de todos os dispositivos disponíveis.

Basta apenas ter uma conexão com a internet. Esse é um benefício valoroso para quem trabalha fora do escritório, participa de reuniões externas ou faz muitas viagens de negócios.

4. Organização e categorização

O armazenamento dos documentos de forma digital e na nuvem permite que a gestão da informação seja mais eficiente. É fácil guardá-los de forma organizada, categorizando seus documentos em pastas. Você pode separar, por exemplo, contratos, notas fiscais, entre outros.

5. Facilidade de compartilhamento

O trabalho em equipe também é facilitado pelo armazenamento da informação em nuvem. Como têm acesso pela internet, os documentos podem ser abertos e modificados simultaneamente pelas pessoas autorizadas a esse trabalho.

Além disso, melhora o acesso à informação quando há uma consultoria ou uma auditoria, já que os documentos são facilmente encontrados e compartilhados. O mesmo ocorre com as empresas que contratam serviços externos de contabilidade, por exemplo.

6. Independência de sistemas de softwares

O armazenamento em nuvem permite que a sua empresa não tenha de comprar uma série de sistemas que devem ser instalados em seus computadores, notebooks ou outros dispositivos. Ao contrário, ele permite que sejam usados softwares online, que podem ser integrados às ferramentas que você já utiliza, como CRM ou ERP, gerenciadores de tarefas e outros.

7. Economia de dinheiro e recursos

Os custos de manutenção com servidores físicos na sua empresa cairão drasticamente ou poderão ser até mesmo cortados. Você também poderá economizar com a compra de softwares e manutenção de hardwares. Fora isso, verá a produtividade da sua equipe crescer, como abordaremos em seguida.

8. Aumento da produtividade

A disponibilidade dos arquivos da empresa de forma remota, em qualquer lugar, a toda hora e em todos os dispositivos disponíveis, sejam computadores, notebooks ou smartphones, fará com que sua equipe tenha mais agilidade no acesso e uso dos dados necessários.

O mesmo vale para o compartilhamento das informações e a velocidade com que elas podem ser acessadas. O tempo perdido no armazenamento físico de papelada e na sua organização poderá ser usado para tarefas mais estratégicas.

Como o Portal de Assinaturas ajuda nesse processo?

O Portal de Assinaturas possibilita a gestão dos documentos e seu armazenamento em nuvem, facilitando o acesso aos documentos, garantindo total segurança e agilidade na gestão.

Além disso, ele oferece os serviços de assinatura digital e eletrônica, com a vantagem de que, com o uso delas, todo o processo é feito online, de forma segura e prática. Ter esses benefícios em um mesmo lugar tornará seus processos mais seguros e menos burocráticos ainda!

Como mostramos a você, armazenar documentos na nuvem é essencial para a empresa que deseja aumentar a produtividade da sua equipe e reduzir custos. Ainda ajuda a garantir a segurança da documentação da sua companhia e o compartilhamento de dados com seus clientes e parceiros de negócios.

Outra vantagem é a acessibilidade, ou seja, você poderá obter as informações de que precisa onde estiver, usando a internet.

Se ficou interessado no assunto, leia este outro artigo e saiba que esses benefícios também são importantes para pequenas e médias empresas.

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