Dicas de Gestão

8 ferramentas de gestão essenciais para uma pequena empresa

As ferramentas de gestão proporcionam uma alternativa de otimizar as tarefas que devem ser realizadas cotidianamente e reduzir o tempo gasto em cada tarefa.
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Você, gestor de micro ou pequena empresa, sabe que a lógica delas é tirar o máximo de cada um dos recursos disponíveis. Isso obriga grande esforço por parte dos empreendedores e faz com que a busca de boas práticas de gestão seja uma demanda constante.

As ferramentas de gestão proporcionam uma alternativa de otimizar as tarefas que devem ser realizadas cotidianamente e reduzir o tempo gasto em cada tarefa. A utilização de softwares e aplicativos de gestão melhora a utilização das metodologias e técnicas já consolidadas.

Quer conhecer quais as principais ferramentas disponíveis para o seu pequeno ou médio empreendimento hoje? Neste artigo, elencaremos as ferramentas de acordo com as áreas de interesse na gestão. Confira agora no post a seguir. Boa leitura!

Ferramentas de gestão da qualidade

Utilizando essas ferramentas, o gestor poderá garantir a qualidade dos processos de produção e serviços prestados. Confira agora as principais ferramentas para gestão da qualidade que deveriam entrar para a sua lista de prioridades.

Six Sigma

Essa é uma das ferramentas mais conhecidas do mundo empresarial. Ela surgiu no Japão e é aplicada nos mais diversos setores e para diferentes portes.

É baseada na diminuição das falhas e na análise estatística dos processos em andamento. Tem duas formas de aplicação: para processos, serviços ou produtos que estão em desenvolvimento e para aqueles que já estão sendo produzidos, porém devem ser melhorados.

Ciclo PDCA

O objetivo dessa grande ferramenta é garantir a melhoria contínua dos processos. Isso ocorre por meio de quatro etapas: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act).

A grande sacada dessa metodologia é entender qual a causa raiz do problema em vez de focar apenas na solução. Com a identificação da causa, pode ser posta em prática uma ação de contenção que será validada e, se necessário, ajustada.

Análise SWOT

Já consolidada entre as grandes empresas, a Análise SWOT é uma metodologia de gestão que também pode ser facilmente aplicada às micro e pequenas empresas. De forma direta, essa ferramenta auxilia os gestores a realizarem análises mais objetivas de seus empreendimentos, de forma a definir melhor os planos de ação.

A ferramenta parte da premissa de que todo empreendimento tem seus pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças. A análise é geralmente mostrada em forma de quadrante, em que forças e fraquezas estão relacionadas ao ambiente interno da empresa e oportunidades e ameaças estão ligadas ao ambiente externo.

Dessa forma, a metodologia proporciona ao gestor um panorama detalhado da situação do projeto no cenário econômico, dando base à tomada de decisões bem fundamentada para o objetivo final do empreendimento.

Ferramentas de gestão de planejamento e de tarefas

As ferramentas de gestão de planejamento dão ao gestor controle e possibilidade de estruturação do cronograma e acompanhamento das tarefas. Confira, a seguir, alguns exemplos que você pode aplicar na sua empresa.

PM Canvas

A ideia central do método PM Canvas é que se elabore o famoso plano de negócios, em que se planeja e se estrutura o gerenciamento de um projeto, a partir de uma perspectiva colaborativa — ou seja, envolvendo todas as partes interessadas: equipe, gestor, investidores e colaboradores.

Essa metodologia foi idealizada pelo professor José Finnochio e é baseada no modelo proposto pelo sueco Alexander Osterwalder, o Business Model Generator. Atualmente, vem ganhando espaço em empresas de todos os portes.

5W2H

O nome dessa ferramenta compila as iniciais de cinco perguntas em inglês: What (O quê), Why (Por quê), Where (Onde), When (Quando), Who (Quem), How (Como), How much (Quanto).

Ela se tornou famosa pelo fato de se aplicar a qualquer demanda, em qualquer área. Ao elencar essas perguntas, a equipe consegue visualizar os fatores de causas e localizar o problema ou a demanda. Dessa forma, concentrando os esforços de maneira certa.

O 5W2H proporciona, no contexto do andamento de um projeto, maior controle sobre as metas e os prazos a serem alcançados, tornando o cronograma do projeto mais enxuto e a avaliação das tarefas concluídas mais clara.

Trello

Famoso entre as startups de sucesso, o Trello é possivelmente é a plataforma mais utilizada para a gestão e o processamento de tarefas. A metodologia se baseia na utilização de quadros coloridos para descrever cada tarefa, a sequência de realização de cada tarefa, o responsável por sua realização e a qual área ele pertence.

A plataforma oferece duas versões: free e premium. É possível realizar o controle do grande volume de tarefas na versão grátis com boa disponibilidade das funcionalidades existentes, ficando a versão paga com recursos avançados.

Ferramentas de gestão de orçamento

A ferramenta a seguir proporciona a você e à sua equipe um panorama detalhado da situação financeira da empresa, dando diretrizes para a tomada de decisões. E todos sabem que a área financeira é claramente um aspecto de suma importância em qualquer empreendimento e não deve ser negligenciada.

OBZ

Ferramenta indicada especificamente para pequenas e médias empresas. Funciona como um sistema de controle de gastos, construído a partir do histórico de gastos e custos da empresa e de seu plano de metas e estratégias.

O OBZ consegue mostrar, com eficiência, quais são as principais fontes de custo de uma empresa, os famosos gargalos. É gerado um relatório em que se definem os valores mínimos de operação, sem perda de qualidade. Com esses dados em mãos, o gestor pode determinar metas de corte e eliminar gastos supérfluos.

Ferramentas de gestão digital e marketing

O conceito de marketing aborda todo tipo de comunicação que é feito entre a sua empresa e os seus clientes. Logo, é um conceito muito abrangente. Mais especificamente na questão dos websites, a ferramenta a seguir é uma excelente opção:

WIX

A plataforma WIX vem revolucionando o mercado da criação de websites para empreendimentos, pois torna uma coisa que era vista com um alto grau de complexidade em uma tarefa intuitiva e fácil.

Com uma série de modelos padrão disponibilizados, com designs para variados tipos de empreendimentos, o cliente tem sua escolha facilitada, pois pode apenas personalizar os ótimos modelos prontos.

Além disso, a plataforma conta com tendências em alta atualmente, como a utilização das iniciativas de marketing digital, muito utilizadas nos websites de empresas de grande porte.

Esperamos que este artigo tenha sido útil para você. Leia também o nosso artigo sobre outra ferramenta que pode poupar muito tempo e diminuir a burocracia em seu empreendimento!

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