7 erros na gestão documental que podem comprometer os resultados da sua empresa

6 minutos para ler

Fundamentais para o registro de informações relativas aos negócios e para o acompanhamento da trajetória da organização com relação a parceiros e clientes, os documentos são ativos extremamente valiosos para toda empresa. É preciso, portanto, contar com uma gestão eficiente que organize e mantenha todos esses dados à disposição tanto para futuras análises como para consultas diárias.

A gestão documental se refere a qualquer método usado para manipular, organizar, armazenar e proteger documentos. Por mais que a coleta, o controle e o arquivamento nas empresas geralmente sejam feitos usando sistemas digitais, sem os devidos cuidados, o negócio pode sim ter seus resultados comprometidos. Como evitar esse prejuízo? O que não fazer?

Pensando justamente nisso, separamos aqui os principais erros cometidos pelas empresas na gestão documental. Veja agora mesmo como não cair nessas armadilhas!

1. Não alinhar a política de gestão documental

A ausência de uma política que padronize e alinhe as práticas de gestão documental de todos os departamentos é um problema grave. Nesse cenário, pastas de arquivos podem acabar se transformando em uma enorme pilha de difícil identificação devido à ausência de sistematização interna.

Quer evitar chegar a esse caos? Então saiba desde já que é necessário estabelecer regras para toda a equipe. Caso contrário, cada setor pode escolher um método diferente! É preciso adotar boas práticas de separação dos registro — pela frequência de acessos, pelo tempo de expiração, pelo tipo de proposta, pelo nome do cliente, pelo nível de relevância, entre outros. Pense nas características e demandas do negócio para tomar essa decisão.

2. Não usar documentos eletrônicos

Quando o processo é feito manualmente, o tempo demandado para a organização de papéis e assinaturas de contratos é significativo. Por essas e outras, a tendência do mercado é investir cada vez mais na digitalização da gestão documental. Não usar documentos eletrônicos é se omitir. Por outro lado, a aposta nessa evolução é capaz de elevar seu negócio a um novo patamar.

Pode acreditar: na era da mobilidade, não aderir ao uso de documentos eletrônicos e à assinatura digital é um equívoco. Você sabia que, por meio de um portal, é possível realizar assinaturas online em documentos eletrônicos, assegurando a mesma validade jurídica que uma assinatura manuscrita?

3. Não cuidar da organização dos arquivos

Independentemente se a empresa já usa recursos eletrônicos ou se ainda está presa nos documentos em papel, é fato: de uma forma ou de outra, a desorganização é um erro muito comum na gestão documental.

A verdade é que a perda de tempo é enorme quando documentos são deixados soltos no sistema de armazenamento em nuvem, sem organizar em pastas, ou quando se permite que a bagunça tome conta das gavetas, sem etiquetas de identificação. Isso afeta diretamente a produtividade, uma vez que a simples tarefa de encontrar um arquivo se transforma em um gargalo operacional.

O que você deve entender desde já é que é essencial separar toda a parte documental em pastas por ordem cronológica, relevância e tipo. Dessa forma, fica bem mais fácil encontrar o que procura.

4. Não armazenar adequadamente

Apesar de diversas organizações já terem aderido aos documentos eletrônicos e às assinaturas digitais em sua rotina, muitas ainda erram na etapa de armazenamento na plataforma digital. É necessário pensar na sincronização para que os arquivos fiquem disponíveis a todos os envolvidos simultaneamente. Sem isso, os usuários ficam limitados ao acesso local.

Um serviço de armazenamento eletrônico adequado a suas necessidades fornece espaço de alocação escalável, permite a conexão de diversos dispositivos, além de proporcionar níveis diferentes de permissões de acesso, entre outras funcionalidades. Essa interação evita inconsistências e, consequentemente, falhas na comunicação com clientes internos e externos.

5. Não controlar o acesso aos documentos

Quando se trata de gestão documental, segurança é primordial. O acesso descontrolado aos documentos pode resultar em vazamento de informações confidenciais, extravio e até mesmo roubo!

Quando os documentos estão em papel, as medidas de controle devem incluir, por exemplo, o uso de cartões de acesso e câmeras de segurança. Já no caso do uso de softwares, é preciso adotar acesso ao sistema por meio de login e senha, permitindo assim o registro das ações efetuadas pelos usuários. O descontrole aqui é um entrave que pode colocar tudo a perder, deixando os arquivos expostos a todo tipo de mal.

6. Não acreditar no poder da tecnologia

As empresas mais bem-sucedidas do mercado já perceberam que a tecnologia pode ser uma forte aliada para a otimização dos processos internos. Você também precisa entender o quanto antes que a resistência a mudanças pode custar caro para a continuidade dos negócios. Não se deixe paralisar por métodos manuais ultrapassados!

Um bom sistema de gerenciamento de documentos permite salvar, pesquisar, visualizar e editar documentos eletrônicos de todos os tipos, além de oferecer o chamado controle de versão, que permite observar quando o documento foi alterado, por quem e qual é a versão final aprovada.

Levando esses aspectos em conta, imagine agora 2 empresas concorrentes: uma delas não utiliza tecnologia e a outra sim. Na prática, essa disparidade fará com que a menos tecnológica seja absorvida por ser menos competitiva. Viu como abrir mão das possibilidades proporcionadas por ferramentas de gestão documental é um grande erro?

7. Não providenciar cópias de segurança

As cópias de segurança são importantes para casos de perda ou dano aos documentos. Sem uma prática de backups constantes como medida de proteção contra perdas, a empresa não terá o que fazer. Lembre-se, afinal, de que acidentes acontecem. É preciso contar com medidas de recuperação, uma vez que a perda de informações sensíveis pode comprometer toda a cadeia de negócios.

No caso de documentos físicos, gerar cópias pode trazer muitos custos com papel, espaço e pessoal para arquivamento. Sem contar que, com o tempo, os dados tendem a se apagar. Não restam dúvidas: a digitalização é a melhor forma para obter economia e maior segurança. Caso contrário, sua empresa estará constantemente exposta à possibilidade de sofrer grandes prejuízos.

Diante de tudo isso, fica mais que evidente que a ausência de uma gestão documental efetiva reflete no fluxo de trabalho, atrasando entregas e aumentando a probabilidade de erros, o que impacta negativamente o alcance de bons resultados, gerando inclusive prejuízos financeiros.

E então, como anda a gestão documental na sua empresa? Agora que você entende como erros de gerenciamento de arquivos podem comprometer os resultados, aproveite para ver o que um sistema de gestão eletrônica de documentos faz!

7 erros na gestão documental que podem comprometer os resultados da sua empresa
5 (100%) 1 Votos
Posts relacionados

Deixe uma resposta