Dicas de Gestão

6 motivos para abandonar de vez a gestão manual de contratos

Não tem mais volta. Gerenciar contratos manualmente ficou no passado. Confira 6 motivos para você largar de vez essa prática.
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A transformação digital é uma realidade que precisa ser incorporada ao cotidiano empresarial. Aliás, não há como andar na contramão quando o assunto é modernização e, por isso, mostraremos 6 motivos para você abandonar a gestão manual de contratos.

Em um mundo digital, é possível dizer que os negócios que se mostrarem resistentes às novas tecnologias vão desaparecer. Por isso, se a sua empresa não deseja perder mercado, se tornar pouco produtiva e enfrentar problemas com o aumento constante no fluxo de dados, é hora de se adaptar.

Continue a leitura e veja por que gerenciar seus contratos com o auxílio da tecnologia é muito mais interessante!

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Os problemas da gestão manual de contratos

Em uma economia globalizada, as empresas conseguem se relacionar com clientes e fornecedores de todas as partes do mundo. Essas negociações geram uma grande quantidade de contratos e é aí que surge o problema: como organizar e gerenciar tudo isso?

Há algum tempo, a única saída era a gestão manual. Entretanto, esse antigo método é ineficiente e apresenta desvantagens e problemas expressivos, como:

  • demora para conseguir as assinaturas;
  • perda de dados importantes;
  • gastos excessivos com papel e impressões;
  • grande volume de documentos armazenados;
  • alto custo de armazenamento.

Na prática, a administração manual dos contratos empresariais é um processo arcaico e pouco produtivo. O funcionário perde um tempo relevante para coletar as assinaturas e isso ainda gera uma pilha de documentos para serem armazenados, o que também vai contra o conceito de sustentabilidade.

6 motivos para automatizar a gestão de contratos

Evoluir é sempre importante no universo empresarial, especialmente porque o consumidor contemporâneo está mudando seu comportando muito rapidamente.

De fato, a transformação digital não é um conceito do futuro. Ela é real e atual e está impactando toda a sociedade. Aliás, uma recente pesquisa da Capgemini concluiu que metade das empresas brasileiras está investindo em tecnologia.

Confira, agora, 6 motivos para abandonar a gestão manual de contratos e automatizar esse processo em seu negócio!

1. Reduz o tempo necessário para encontrar arquivos

No mundo capitalista, tempo é dinheiro. Por isso, perder um valioso tempo procurando arquivos e informações é pouco produtivo.

A gestão automatizada de contratos conta com a vantagem de proporcionar um acesso rápido e simples aos documentos.

O funcionário não precisa ir até o arquivo físico e buscar manualmente aquilo que precisa, basta acessar o sistema e realizar a pesquisa. Em poucos instantes, já terá em mãos os dados necessários para executar seu trabalho.

2. Garante o armazenamento do que realmente é importante

Quando um negócio realiza a gestão manual de seus contratos, acaba guardando documentos desnecessários. Essa má gestão é a responsável pelo acúmulo desordenado de papéis inúteis que acabam se misturando aos importantes.

Com a gestão automatizada, além de eliminar o problema da papelada desnecessária, você consegue guardar exatamente o que importa, o que facilita, inclusive, a pesquisa dos arquivos.

3. Reduz a perda e extravio de contratos

Infelizmente, a gestão manual não é um processo seguro. Há sempre o risco de perda e extravio de contratos, seja pela falha humana ou por circunstâncias imprevisíveis, como um incêndio ou dano ao documento.

Por sua vez, a gestão automática é muito mais segura — evita fraudes — e protege as informações estratégicas de seu negócio. Em geral, o sistema realiza backups periódicos e a autenticidade dos documentos é assegurada.

4. Libera espaço físico na empresa

Sabe aquele espaço destinado ao armazenamento de documentos na empresa? Com a gestão automatizada ele poderá ser utilizado para outras finalidades mais importantes.

Isso ocorre porque o armazenamento de documentos digitais é feito na nuvem. Ou seja, sua empresa não precisa imprimir e comprar arquivos para guardá-los em segurança.

5. Reduz custos com estratégia

A redução de custos é uma meta perseguida por todas as empresas contemporâneas. Ocorre que cortar gastos é uma tarefa complexa, já que pode desencadear uma queda na produtividade, segurança e eficiência do negócio.

A boa notícia é que a gestão automática de contratos é uma forma estratégica de reduzir custos com papel, impressões e armazenagem. Você deixa de gastar sem afetar o funcionamento da empresa.

6. Contribui para um mercado mais sustentável

Uma das principais características do consumidor contemporâneo é que ele valoriza as marcas que se preocupam com o meio ambiente e fazem a sua parte na busca por um mundo mais sustentável e saudável.

Ao inserir tecnologia na gestão de documentos, sua empresa conseguirá eliminar o uso de papel, o que é uma grande e importante contribuição para a causa.

Os primeiros passos para incorporar essa prática ao seu cotidiano

Gostou das vantagens apresentadas e quer modernizar a gestão de contratos em sua empresa? Então é hora de planejar e começar a dar os primeiros passos para incorporar essa prática ao seu cotidiano. Confira quais são eles!

Trabalhe com contratos eletrônicos

É hora de abandonar de vez o papel. Você deve trabalhar com contratos eletrônicos, que são mais rápidos para serem assinados e mais seguros que um documento físico.

Assine seus documentos online

Assinar seus documentos online permite que todo o processo seja concluído pela internet, desde a criação do contrato, até a finalização das assinaturas e guarda do arquivo. No Brasil, existem dois tipos de assinatura online que são autorizadas pelo Governo: Assinatura Digital e Eletrônica.

Invista em gestão eletrônica de documentos (GED)

A gestão eletrônica de documentos (GED) é um processo que visa assegurar acesso aos contratos de sua empresa com agilidade e segurança, fazendo com que a tomada de decisões seja mais eficiente.

Na prática, ela garante que a informação esteja disponível no lugar certo, na hora certa e para as pessoas que precisam dela, tudo isso com o menor custo possível.

Como é possível concluir, a gestão manual de contratos é uma técnica ultrapassada e que pode expor a empresa a diversos riscos. Diante da rápida e constante evolução tecnológica, é importante que os negócios se adaptem e passem a administrar seus contratos e documentos de maneira automatizada. Essa, sem dúvidas, é a decisão mais estratégica e contribui para o desenvolvimento saudável e duradouro da organização.

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6 motivos para abandonar de vez a gestão manual de contratos
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