Dicas de Gestão

6 estratégias para uma gestão de tempo eficiente

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Atualmente, uma boa gestão de tempo tem se tornado indispensável para a vida dos gestores: com rotinas cada vez mais atribuladas e nenhum espaço na agenda, muitos empreendedores se perdem ao organizar suas tarefas, comprometendo, muitas vezes, sua produtividade dentro da empresa.

Por se tratar de um recurso valioso para os profissionais, o tempo e as maneiras de gerenciá-lo ganharam atenção no mercado: existem estratégias e ferramentas que buscam facilitar sua administração.

Precisa gerenciar melhor o seu tempo para garantir maior produtividade? Não deixe de acompanhar este post para descobrir as principais estratégias!

1. Conheça as vantagens de ter uma gestão de tempo eficiente

A gestão de tempo nada mais é do que a organização e planejamento do tempo gasto com as mais diversas atividades que são realizadas por uma pessoa dentro de uma rotina, sejam elas pessoais ou profissionais.

Um gerenciamento de tempo eficiente diz respeito ao uso correto do tempo que se tem disponível — o gestor passa a ser muito mais produtivo. Isso requer foco tanto nas atividades, quanto nos resultados.

Ao ter suas atividades organizadas e bem planejadas, o profissional, consequentemente, não se sente sobrecarregado, o que o ajuda a incentivar o desempenho da equipe, além de poder acompanhar os processos organizacionais mais de perto. Uma gestão mais participativa ajuda a entender os principais desafios dos colaboradores e contribui para qualidade do trabalho executado.

Além disso, graças a uma boa administração desse recurso, consegue-se equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.

Realizar um gerenciamento de tempo adequado oferece algumas vantagens, conheça as principais:

Maior produtividade

Com uma organização e gestão eficiente, há um melhor aproveitamento do tempo para realizar o trabalho organizacional. O cumprimento de prazos e a realização das tarefas fluem de uma maneira mais assertiva, o que contribui para elevar o nível de produtividade.

Mais eficiência

A boa gestão do tempo permite que o gestor planeje e organize melhor suas tarefas e estratégias, o que garante eficiência operacional. Ao fazer isso, ele contribui para que todas as atividades sejam pensadas antes de serem executadas, o que diminui a quantidade de erros e, consequentemente, o retrabalho.

Melhor qualidade de vida

A organização do tempo permite o controle de todas as atividades a serem desempenhadas. Dessa forma, o profissional fica livre de sentimentos negativos, como ansiedade ou nervosismo. Além disso, por elevar os níveis de produtividade, o gerenciamento eficiente do tempo permite que se dê espaço para as atividades de lazer.

Melhor reputação no mercado

Uma vez que se tenha uma gestão de tempo eficiente, todas as datas e prazos estabelecidos para projetos são obedecidos, criando credibilidade frente o mercado e as organizações com que se estabelece vínculo.

2. Defina as prioridades do dia

É interessante estabelecer e ter claro quais são as prioridades do dia. Devem-se definir aquelas tarefas que precisam de atenção imediata: ao focar no trabalho mais importante, garante-se que todos os prazos serão cumpridos.

Após fazer o levantamento das obrigações devidas, um planejamento diário — com listas de tarefas para organizar os itens por categorias e datas de entrega — pode ser muito útil nessa etapa.

É recomendado, ainda, terminar um trabalho antes de iniciar outro. Com as atividades urgentes executadas, é possível dar início a outros projetos, ou, até mesmo, dispor do tempo livre para o lazer.

3. Aprenda a delegar tarefas

Delegar tarefas nem sempre é uma tarefa fácil para um gestor, principalmente para aqueles acostumados a acumular para si diversas atividades — os chamados multitarefas. No entanto, esta é uma habilidade que precisa ser desenvolvida.

É necessário compartilhar as responsabilidades com a equipe de trabalho, contribuindo para que todos os projetos sejam executados.

Quando a equipe ganha autonomia para trabalhar na empresa, o gestor, consequentemente, passa a dispor de mais tempo para se dedicar a outras pendências que ainda o aguardam.

4. Saiba dizer NÃO

Saber dizer “não” é uma grande qualidade de um profissional: evidencia o conhecimento que ele tem de si mesmo e das responsabilidades de trabalho que ele pode administrar. Essa também é uma dificuldade de muitos gestores.

É preciso que se tenha em mente que os resultados qualitativos são tão importantes quanto os quantitativos — ou até mais. Produzir mais não significa produzir com qualidade.

Portanto, ainda que o gestor seja pressionado a assumir mais responsabilidades, deve deixar claro sua capacidade produtiva no momento, de modo que assumir mais um novo trabalho não comprometa os demais.

Quando alguém trabalha sobrecarregado, pode ser muito prejudicial para saúde da empresa e do profissional em si.

5. Organize sua agenda

A agenda é um instrumento fundamental quando se fala em gestão eficiente do tempo. Ela serve para organização de tarefas e contribui para uma rotina bem administrada.

A princípio, utilizar essa ferramenta pode parecer complicado, mas, na verdade, é apenas uma questão de hábito.

Com a agenda pode-se controlar e registrar tarefas e prazos, lembrar-se de compromissos e anotar contatos importantes. Além disso, por meio dela é possível planejar determinado período de tempo — dia, semana, etc. — e criar listas de atividades.

6. Use a tecnologia a seu favor

Graças à inteligência do homem e aos avanços da tecnologia, já existem diversos recursos capazes de auxiliar a gestão do tempo. Dentre softwares a aplicativos de celulares, saiba de alguns que podem ajudar nesse processo:

Google agenda

É um software que permite dividir tarefas por categorias, identificando cada uma por cores distintas. Possui uma tecnologia de armazenamento virtual, o que significa que, contanto que se tenha um dispositivo com acesso a internet, seu acesso pode se dar em qualquer lugar.

Trello

Ferramenta, com acesso disponível em site e aplicativo, que funciona como um gerenciador de tarefas, permitindo acompanhar o desenvolvimento de projetos e suas fases. Além disso, pode ser utilizado para organizar e planejar atividades.

Evernote

Este aplicativo funciona como um caderno digital de rascunhos. Por meio dele é possível criar e salvar anotações dos mais diferentes formatos — áudios, textos, PDFs, entre outros. Há ainda a opção de gerar listas de tarefas, permitindo um controle eficiente das atividades a serem realizadas.

Como vimos, em tempos atuais, a gestão de tempo eficiente é, efetivamente, uma necessidade do profissional. Para isso, existe uma série de estratégias que podem ser adotadas na busca por uma boa gestão desse recurso. Instrumentos tradicionais, como agendas, podem ser utilizados para essa finalidade, mas já existem recursos tecnológicos com a promessa de auxiliar esse gerenciamento.

Gostou de saber sobre as estratégias de gestão de tempo eficiente? Então, não deixe de ler nosso artigo sobre as cinco dicas práticas de organização empresarial e aprenda mais sobre como otimizar o seu tempo!

6 estratégias para uma gestão de tempo eficiente
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