Dicas de Gestão

6 dicas para garantir uma boa qualidade do atendimento ao cliente

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No atual cenário de alta competitividade encontrado em diversos mercados, ter um diferencial é a peça-chave para um bom funcionamento da sua empresa. Entre os principais pilares de sucesso e de excelência estão a qualidade no atendimento ao cliente, afinal, não adianta ter um produto ou serviço inovador e uma empresa perfeita, se o atendimento for de péssima qualidade.

Além disso, é fundamental que os gestores saibam que o cliente é o principal fornecedor de lucro de um negócio. Nesse sentido, é necessário que a satisfação do cliente com produtos ou serviços esteja em primeiro lugar, sem que, para tanto, perca-se a credibilidade e a produtividade da organização.

Por isso, no post de hoje, trazemos 6 dicas imperdíveis para manter o atendimento ao cliente com excelência, abordando questões como a importância de uma boa qualidade no atendimento  e como é possível melhorar esse aspecto na empresa. Continue a leitura e confira!

1. Dê atenção ao cliente

Primeiramente, para alcançar seu objetivo, é preciso desenvolver uma cultura organizacional centrada no cliente. Isso significa oferecer uma ótima experiência, desde o estágio de conquista até o pós-atendimento.

Um bom atendimento é sinônimo de satisfação imediata do usuário e garantia de um bom reconhecimento para sua empresa. Quando o consumidor tem uma experiência ruim de atendimento, a tendência é que ele não retorne à empresa ou não consuma mais seu produto, devido à imagem negativa transmitida.

Por isso, em primeiro lugar, é importante conhecer melhor a necessidade do cliente. Isso pode ser feito por meio de um mapeamento de expectativas e de uma análise de informações que podem ser obtidas a partir de conversas, de questionários ou de pesquisas.

Nesse processo, para garantir a qualidade no atendimento, valores como gentileza, agilidade, sinceridade, competência, empatia, clareza, humildade e comprometimento são primordiais, e cabe aos profissionais buscá-los continuamente

2. Tenha um eficiente sistema de gestão de processos

Utilizando um modelo de gestão de processos, você garante a padronização e a evolução dos procedimentos, melhorando a qualidade do atendimento a partir da integração e da organização dos processos envolvidos.

Esse sistema permite um melhor aproveitamento do tempo, mais agilidade nas atividades, maior flexibilidade no direcionamento de demandas e um monitoramento mais efetivo dos indicadores. Consequentemente, a otimização desses processos traz benefícios à empresa e aumenta a qualidade do atendimento ao cliente.

Além do mais, a agilidade deve ser a marca de um bom atendimento. Ninguém gosta de esperar horas para receber assistência. Portanto, é necessário que sejam definidos prazos reais e que eles sejam respeitados, para que o cliente não se decepcione. Para que isso se torne possível, a empresa precisará utilizar metodologias que ajudem a estabelecer processos mais ágeis e eficazes.

3. Meça a satisfação do cliente

Uma maneira de saber se o cliente está satisfeito é avaliando e mantendo um contato contínuo com ele. A pesquisa de satisfação apresenta-se como uma ferramenta de grande importância para esse fim, e, normalmente, é feita ao final do atendimento, por meio de uma ferramenta que auxilia na comunicação. Entre os exemplos, podemos destacar a coleta de respostas em questionários para análise futura, o monitoramento das operações online e pelo call center, e o envio de mensagens via e-mail e SMS.

4. Invista em tecnologia

Em um mundo globalizado, a demanda por serviços instantâneos e eficientes tornou-se frequente. Sistemas lentos e falhos, que dificultam o contato e a resolubilidade das solicitações do cliente, prejudicam o andamento dos processos e podem causar ansiedade e impaciência ao usuário.

Além disso, ter um programa de software que padronize os procedimentos de atendimento e organize as informações minimiza os riscos e garante a centralização, a melhora e a fiscalização das ações.

Como bons exemplos disso, temos as ferramentas para organização, para assinatura digital e para envio de documentos com validade jurídica. Por meio delas, além de garantir autenticidade com as assinaturas digitais, a empresa também passa a organizar os documentos de forma prática e fácil.

Outro aspecto importante diz respeito ao marketing digital e às redes sociais, que, diariamente, atraem inúmeros clientes. A divulgação da empresa nesses canais possibilita que seus consumidores espalhem conteúdo produzido por ela e conheçam mais sobre a companhia.

5. Tenha ética

Respeito e ética são valores que não podem, em nenhuma hipótese, ser negligenciados. Reclamar na frente do cliente, fazer críticas, forçar intimidade, dar falsas promessas, atender com má vontade são alguns dos pecados que alguns atendentes cometem ao fazer o atendimento.

Na prática, ética é um conjunto de regras e valores que governam o comportamento das pessoas e das organizações. O processo de atendimento deve ser, acima de tudo, ético e humanizado, pois, quando aplicados no atendimento ao cliente, esses aspectos se tornam valiosos instrumentos de atração, permanência, propaganda e crescimento da empresa.

6. Mantenha a equipe bem treinada

A equipe de atendimento, sobretudo a que está em contato direto, deve ser responsável pela fidelização do cliente. Padronizar e centralizar todo o histórico de atendimento são pontos importantes para garantir a melhoria no acolhimento, afinal, a equipe de atendimento é a responsável por apresentar todos os benefícios e vantagens dos produtos e dos serviços e oferecer soluções para o cliente.

A linguagem utilizada deve ser adequada, com vocabulário simples e objetivo. Defina alguns termos para os atendentes e oriente-os quanto ao uso de uma forma exclusiva de linguagem, específica para o público que a empresa pretende atingir. Para isso, o time deve ser bem treinado pelo setor de gestão de pessoas. Seus colaboradores podem ajudar a buscar melhorias e falhas nos processos. Por isso, é preciso que a gestão dê liberdade para eles reportarem os problemas existentes.

Haja vista as considerações feitas acima, percebe-se que o mal atendimento prestado aos clientes faz com que eles passem a utilizar os serviços dos concorrentes. No entanto, seguindo essas dicas, você pode manter um atendimento com padrão de excelência. Como resultado, terá a garantia de clientes satisfeitos e fidelizados, gerando cada vez mais lucros para seu negócio.

Pensando nisso, a Certisign, ao disponibilizar uma ferramenta de Gestão e Assinatura Online de Documentos, oferece à sua empresa, a possibilidade de proporcionar maior confiança, segurança e agilidade aos seus clientes. Você pode gerenciar seus documentos em uma plataforma prática e automatizar o processo de assinaturas de contratos e outros documentos.

Então, entendeu todas as dicas que garantem uma boa qualidade no atendimento ao cliente? Aproveite, deixe um comentário neste post e compartilhe com a gente, e com os nossos demais leitores, a sua opinião e as suas ideias sobre o assunto!

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