Dicas de Gestão

6 boas práticas de gestão de projetos que você precisa conhecer

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Para muitos, gerenciar um projeto pode ser assustador. No atual cenário de complexidade de negócios em escala mundial, buscar a eficácia é fundamental para alcançar os resultados esperados. Como resultado, surgiram os princípios da gerência de projetos. Mas, afinal, o que é gestão de projetos?

Gestão de projetos é a aplicação de técnicas, conhecimentos e habilidades para garantir que um novo negócio obtenha sucesso. Envolve desde iniciá-lo até finalizá-lo, passando pelas etapas de desenvolvimento, execução, monitoramento e controle das atividades.

Seja qual for o seu planejamento, percebe-se a necessidade de utilizar técnicas de gerenciamento para ajudá-lo a ter sucesso. Por isso, no post de hoje, vamos explicar a importância da gestão de projetos e apresentar 6 boas práticas que você pode adotar para ser bem-sucedido na hora de gerenciá-los. Continue a leitura e confira!

Qual a importância do gerenciamento de projetos?

É importante ter um processo claro e documentado de gerenciamento. Quando técnicas são aplicadas, aumenta-se a possibilidade de seu projeto atingir o objetivo final, dentro do prazo estipulado e com baixo custo. Além disso, é possível antecipar problemas, solucionar incertezas e melhorar a gestão do seu negócio.

É possível gerenciar um projeto utilizando apenas bom senso e experiências alheias. No entanto, utilizar metodologias adequadas em cada etapa pode gerar resultados compensatórios.

Inúmeros benefícios podem ser percebidos com a utilização dessas técnicas. Dentre eles, podemos destacar:

  • melhor utilização dos recursos;
  • melhor aproveitamento do tempo;
  • mais agilidade nas atividades;
  • maior flexibilidade no direcionamento das demandas;
  • monitoramento mais efetivo dos indicadores;
  • maior satisfação das pessoas envolvidas.

Conheça agora as 6 boas práticas de gestão de projetos eficiente que trouxemos para você!

1. Defina bem o escopo e os objetivos

A gestão de escopos trata-se do conjunto de processos necessários para concluir o projeto. O escopo é o ponto de partida do projeto.

A fase do planejamento e definição do objetivo constitui-se como a mais importante do projeto, e deve estar em primeiro lugar. A determinação dos objetivos vai ajudar a planejar o projeto e conduzir melhor as atividades. Já o escopo, define o limite do projeto.

A determinação dos objetivos e o controle do escopo será de responsabilidade do gerente, cabe a ele avaliar o impacto, os riscos e as possíveis alterações futuras, além de identificar os responsáveis por cada uma das etapas.

Uma vez definidos o escopo e os objetivos, é necessário apresentá-los à equipe para que ela os aprove. Negligenciar essa etapa pode refletir em desastres no andamento do projeto. Por isso, vale a pena ficar atento!

Importante ressaltar que, para que isso se torne possível, a empresa precisará utilizar metodologias. A definição dessas metodologias e utilização de ferramentas facilitam o desenvolvimento do projeto, tornando-o mais ágil, organizado e eficaz.

2. Crie um cronograma

Além de ajudar no gerenciamento do tempo, o cronograma permite que os profissionais envolvidos se organizem e programem o andamento das atividades por meio do planejamento e definição de etapas para cumprimento do escopo. Seu principal objetivo é garantir que cada etapa seja entregue dentro do prazo acordado.

Lembre-se: envolva a equipe do projeto para estimar o tempo que as atividades levarão. Quando a equipe deixa de acompanhar o cronograma, o que ocorre, na maioria das vezes, é o atraso na entrega final.

Portanto, é necessário que sejam definidos prazos reais e que eles sejam respeitados para que os usuários do serviço ou produto não se decepcionem.

3. Avalie os riscos

Os riscos são eventos que podem afetar negativamente o desenvolvimento do projeto. Gerir riscos envolve a identificação, a classificação e a priorização dessas eventuais ameaças. Isso inclui maximizar a probabilidade de eventos positivos e minimizas as consequências que os efeitos adversos podem trazer.

Por isso, é importante, logo no início, conhecer as áreas deficientes do projeto e buscar potencializar ações que serão benéficas para a empresa.

A avaliação de riscos pode ser feita por meio da utilização de ferramentas que priorizem a segurança, autenticidade e praticidade. Como exemplo disso, temos as ferramentas para organização, para assinatura digital e para envio de documentos com validade jurídica.

4. Invista em comunicação

O principal objetivo de uma comunicação é a troca de informações. Todo o planejamento será desnecessário se não houver uma comunicação efetiva entre a equipe. Desse modo, certifique-se de que a informação repassada tenha sido recebida, sem interferências no processo.

A comunicação com todas as partes interessadas do projeto desde o início é essencial. Todos os membros envolvidos precisam conhecer suas responsabilidades.

Uma comunicação eficaz abrange:

  • mensagem clara e focada no objetivo do projeto;
  • assegurar-se de que a mensagem foi recebida e entendida;
  • utilizar uma linguagem adequada;
  • saber ouvir;
  • manter postura adequada;
  • mostrar interesse no assunto.

5. Tenha uma boa equipe

Uma equipe de alto desempenho contribui de diversas formas para o crescimento da empresa. Profissionais responsáveis, engajados e bem capacitados para o cumprimento do objetivo é um dos segredos de sucesso da gestão de projetos.

Portanto, recrute bons profissionais, delegue funções interessantes, crie metas inteligentes, aperfeiçoe a comunicação interna, mantenha a equipe treinada e avalie constantemente os resultados.

Seus colaboradores podem ajudar a buscar melhorias e falhas nos processos. Por isso, é preciso que o gerente dê liberdade para eles reportarem os problemas existentes.

6. Tenha o controle sobre o progresso do processo

Uma vez que seu projeto está em andamento, você deve monitorar seu progresso. A ausência de mecanismos de monitoramento torna o projeto frágil.

Essa prática trata-se de acompanhar e controlar aquilo que está sendo executado, de maneira que apresente ações corretivas e preventivas quando constatar anormalidades. O ideal é determinar uma periodicidade de execução.

Manter o controle do gerenciamento do projeto é importante para intervir e minimizar os efeitos que pode vir a acontecer, já que imprevisto e falhas fazem parte do dia a dia do trabalho de gestão.

Por fim, para que o gerente alcance uma gestão de projetos eficiente, será necessário muita dedicação e comprometimento. Para facilitar os procedimentos e atingir os resultados, muitos projetos buscam auxilio de empresas que fornecem metodologias inovadoras e que tenham grande impacto na qualidade dos projetos.

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