5 principais erros na transformação digital cometidos pelas empresas

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Muitas empresas já entenderam as necessidades de acompanhar essa tendência do mercado. No entanto, ainda cometem muitos erros na transformação digital.

De fato, a jornada é longa e envolve um profundo processo de mudança, que pode ser turbulento para muitas organizações. Compatibilidade de sistemas, integração entre as áreas, erros de conceito, resistência dos funcionários e mudança de cultura são alguns dos desafios encontrados.

No afã de não perder o bonde dessa corrida digital, muitas empresas iniciam a sua transformação digital de forma não estruturada, permanecendo estagnadas nos estágios iniciais de maturidade digital, sem conseguir progredir no sentido de uma mudança mais efetiva.

Mas, afinal, quais são os principais erros cometidos por essas instituições? Confira agora, neste post!

1. Falta de integração da equipe de TI com o restante da empresa

A era digital colocou a tecnologia como parte da estratégia do negócio, dando protagonismo à área de TI dentro das empresas. Se antes ela era incorporada ao organograma, permeando a estrutura organizacional, hoje ela deve estar no centro, deixando de ter um papel operacional para se tornar estratégica.

Nesse sentido, em uma empresa que busca a transformação digital, a equipe de TI deve trabalhar integrada ao restante da organização, tanto aos setores de tomada de decisão quanto aos usuários das ferramentas tecnológicas. Aquela ideia de suporte ficou para trás.

Não se tratam de algumas ações que envolvem a tecnologia, mas sim de um processo amplo que afeta toda a estrutura da instituição, por meio de um progresso tecnológico. Entretanto, é preciso compreender que a transformação digital não é apenas a digitalização do negócio, mas sim a mudança dele usando tecnologias. Por isso, as duas áreas — TI e gestão — devem caminhar juntas.

2. Processos realizados de forma manual

Qualquer processo manual, por mais simples que seja, está suscetível a falhas humanas. O mesmo acontece quando nos referimos ao controle desses processos. Quando não é automático, pequenos erros podem levar à interpretação incorreta dos dados, confundindo os gestores na tomada de decisão.

Imagine uma empresa que não iniciou a digitalização e ainda trabalha com papéis. Além de todo o trabalho para arquivar os documentos — manuseio, seleção, indexação, espaço —, a gestão documental e a análise dos dados se torna um desafio, deixando de oferecer o suporte adequado às diretrizes do negócio.

Nesse caso, contar com um Gestor de Transações Digitais é uma vantagem. O Portal de Assinaturas é uma ferramenta para assinar documentos digitalmente, mas, além disso, oferece ferramentas para uma gestão muito mais prática e eficiente, podendo ser integrada a outros sistemas.

A transformação digital envolve a integração dos processos, buscando a melhora do desempenho, do alcance e dos resultados. Manter, em qualquer nível, mecanismos de gestão e controle realizados de forma manual é um erro que pode levar essa jornada ao fracasso.

3. Contratos com fornecedores sem metas bem definidas

Embora o processo de transformação vá além disso, ele ocorre por meio da adoção de inovações tecnológicas como ferramentas de trabalho. Para isso, grande parte das empresas precisa contratar instituições que forneçam essas soluções digitais.

O problema é quando os contratos que regem essa relação não incluem metas bem definidas — contratos fixos que não estabelecem um nível de serviço (SLA — Service Level Agreement). Para que atue em função do negócio, é importante que uma ferramenta tenha os seus resultados corretamente mensurados e controlados.

Dessa maneira, a organização deve classificar os incidentes, além de contratar e pagar os seus parceiros de acordo com o esforço operacional envolvido e com o resultado de suas entregas.

Por outro lado, é importante escolher fornecedores que entendam as especificidades do negócio, bem como possam implementar as soluções sem afetar a rotina da empresa ou, pelo menos, minimizando os impactos.

4. Baixo investimento em qualificação profissional

Outro erro comum é priorizar o investimento em ferramentas caras, esquecendo de capacitar a equipe que vai utilizá-las.

Grande parte dos sistemas tecnológicos implementados são complexos e sofisticados. Por isso, o cuidado deve ser tomado tanto no que diz respeito ao fornecedor contratado quanto aos funcionários envolvidos em sua operação — quem desenvolve, implanta e usa.

Além disso, o treinamento deve englobar desde a importância da mudança ao uso adequado do sistema. É um equívoco acreditar que a transformação possa ocorrer sem o engajamento da equipe. O desejo isolado de gestores e TI não é suficiente. Ela só acontece quando está no mindset de toda a instituição.

Afinal, o maior valor de uma empresa é o capital humano, ou seja, a mão de obra qualificada. A tecnologia é um agente potencializador, possibilitando que as pessoas cumpram as suas tarefas com mais eficiência.

5. Erro ao não analisar o negócio como um todo

Mais uma vez, vale lembrar que estamos falando de uma profunda jornada de mudança, que não acontece do dia para a noite, e deve envolver toda a empresa. Acreditar que a transformação se restringe à implementação de novas tecnologias é um erro.

Ela deve permear os pilares do negócio, tocando na cultura, nos valores, na missão e na forma como o trabalho é executado, mexendo com a estrutura organizacional. Enfim, uma mudança geral na empresa.

Mais do que investir em inovações tecnológicas, é preciso voltar um passo atrás e olhar o negócio, traçar um planejamento estratégico, para, a partir dele, enxergar as demandas e os desafios que a tecnologia pode, agora, otimizar e solucionar.

De nada adianta digitalizar a sua empresa, se o foco dessa mudança não for o benefício final, ou seja, o cliente. Ferramentas que visam apenas aprimorar processos internos, embora possam reduzir custos, não serão suficientes para uma transformação eficaz se não agregarem valor à experiência do usuário final.

Como vimos, muitos erros na transformação digital decorrem da visão equivocada de que ela começa pela tecnologia, quando, na verdade, esse é o meio pelo qual ela ocorre. Antes de mais nada, é preciso que a mudança seja estruturada e pensada com base no negócio, e organizada de forma a cumprir todas as etapas do caminho e garantir o crescimento saudável da empresa.

Agora que você já sabe o que não fazer nesse processo, que tal conhecer um pouco mais sobre a Transformação Digital e os seus impactos no mercado?

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