Dicas de Gestão

5 dicas práticas de organização empresarial

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Você já se perguntou quanto custa deixar sua empresa desorganizada? Quanto do potencial de negócios é sacrificado pelo simples fato de a rotina de operações não estar devidamente alinhada, com as finanças registradas, os processos bem estruturados e com seus dados acessíveis? Saiba que esses são questionamentos extremamente relevantes para a boa condução do empreendimento — como veremos adiante.

Uma empresa organizada, cujos processos seguem uma lógica estratégica e fluida, que privilegiam a circulação das informações pelos setores corretos e no momento ideal, indiscutivelmente tem muito mais chances de atingir a excelência operacional.

Por isso, neste post listamos 5 dicas de organização empresarial que podem melhorar — e muito — os resultados da sua empresa. Então, ficou interessado? Continue a leitura e confira!

1. Mantenha os dados sempre acessíveis

Atualmente, com a digitalização dos mais diversos serviços e expedientes, a manipulação de dados e informações por sistemas virtuais tornou-se rotina em empresas de todos os portes. Neste contexto, os dados assumiram uma posição de destaque na gestão empresarial, servindo de apoio para as decisões, ajustes e otimizações nos processos de modo geral.

Por isso, hoje, é essencial cuidar para que os dados da sua empresa estejam seguros, organizados e, sobretudo, acessíveis sempre que necessário. Afinal, como dito, eles são elementos indispensáveis para análises internas, decisões, melhorias e, ainda, servem de norte para o alinhamento com as tendências do mercado.

Uma boa organização de dados, sem dúvida, demanda algumas soluções tecnológicas. Por exemplo, a computação em nuvem é tendência forte nesse cenário, pois fornece alternativas robustas e financeiramente acessíveis para que as empresas consigam armazenar todas as suas informações de maneira segura, podendo acessá-las remotamente por meio de uma conexão com a internet.

Vale destacar que hoje é muito comum a utilização de ferramentas como ERP na nuvem, sistemas de gestão e entre outras que operam com base em cloud computing. A dica, então, é seguir por esse caminho, investindo em novos recursos tecnológicos para a empresa que sejam capazes de aprimorar a maneira como o negócio se relaciona com a informação e a transforma em ativo valioso para o crescimento.

2. Tenha uma rotina de backups

Toda empresa, independentemente do porte, também necessita implementar expedientes para garantir a integridade dos seus dados. Registros financeiros, cadastro de clientes, estatísticas de negócios, entre outras informações estratégicas e sensíveis devem ser alvo de backups constantes.

Nesse ponto, a dica é estabelecer um cronograma de backups para todos esses dados, salvando cópias de segurança em pelo menos dois locais diferentes. Mais uma vez, a computação em nuvem pode ser uma alternativa para essa necessidade.

Atualmente, prestadores de serviços em nuvem oferecem diferentes soluções automatizadas para o backup de dados, tecnologia que pode garantir toda a estabilidade, segurança e integridade que a sua empresa precisa para lidar com informações sigilosas, por exemplo.

Cabe mencionar, ainda, que empresas especializadas em cloud, em regra, são dotadas da infraestrutura e pessoal qualificados para promover essa tarefa sem nenhum tipo de risco.

3. Controle as finanças com precisão

Dentro do contexto da organização empresarial, um dos braços mais importantes do negócio é a organização financeira. Afinal, o sucesso de um empreendimento é diretamente proporcional à qualidade dos processos que envolvem esse assunto.

Sabendo disso, a recomendação é automatizar tanto quanto possível a gestão financeira da sua empresa. Softwares de gestão, por exemplo, podem oferecer todo o nível de controle e organização necessário para melhorar a gestão das finanças.

Assim, em vez de perder horas com preenchimento de planilhas, elaboração de estatísticas etc., e correr mais riscos com erros e inconsistências, tudo pode ser automatizado por meio de softwares, que se encarregarão de integrar e cruzar todo tipo de dado considerado útil para a empresa. A exemplo, os seguintes pontos podem ser otimizados:

  • controle do volume de vendas —  à vista ou a prazo;
  • fluxo de caixa;
  • acompanhamento contínuo das despesas realizadas no período;
  • auxílio na elaboração de documentos importantes, como a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE);
  • balanços patrimoniais e muito mais.

4. Padronize processos

Uma das regras mais básicas de organização empresarial é garantir que todos os membros da empresa realizem suas funções de maneira homogênea, isto é, padronizada.

Esse tipo de postura não só facilita a comunicação interna como também a criação de metodologias e linguagens que otimizam o entendimento dos processos, mesmo que por colaboradores de outros setores, por exemplo.

Desse modo, invista na padronização. Para isso, dedique esforços e recursos em itens como:

  • sistemas de gestão empresarial — que centralizam a gestão da informação da empresa em um único local, permitindo que gestores e colaboradores de qualquer setor acessem e entendam, de forma sistêmica, as atividades do negócio;
  • comunicação mais assertiva — é preciso garantir que toda a empresa fale a mesma língua, ou seja, é necessário fazer com que setores se integrem uns aos outros e entendam como podem otimizar o trabalho reciprocamente;
  • treinamento de pessoal — treinar as equipes constantemente, especialmente os novos colaboradores, é imprescindível para que cada membro entenda a cultura da empresa, os valores mais importantes e também a maneira como o trabalho é executado para se atingir os objetivos almejados.

A padronização, então, é mais do que utilizar os mesmos sistemas. Na verdade, é alinhar todas as equipes com os objetivos centrais da organização.

5. Mantenha o ambiente de trabalho sempre organizado

Por último, mas igualmente relevante, é essencial cuidar para que o ambiente da empresa esteja o mais organizado possível. Afinal, é inegável o quanto instalações desorganizadas, sujas, mal ventiladas e iluminadas prejudicam o rendimento das pessoas que ali trabalham.

Por isso, investir na limpeza frequente do ambiente, pensar em todos os detalhes de disposição dos móveis e também em elementos como a climatização e iluminação é, sem dúvida, um cuidado que reflete diretamente na produtividade dos funcionários.

Trabalhar em um local bem arejado, agradável e limpo é muito mais motivador e recompensador e traz ganhos expressivos na qualidade dos processos e na rentabilidade da empresa.

Portanto, a conclusão a que se chega é que adotar algumas medidas para tornar a sua empresa mais coesa e eficiente é medida de ordem para melhorar os seus resultados. Para isso, seguir essas dicas de organização empresarial que listamos pode otimizar bastante o dia a dia da sua empresa, evitando erros nos trabalhos, desmotivação e desperdício de tempo e potencial para gerar lucro.

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