Dicas de Gestão

4 práticas para um controle de contratos eficiente na sua empresa

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Em muitas empresas, a prática do controle de contratos é o mesmo que guardá-los no arquivo. Enquanto nos Estados Unidos essa gestão representa um fator crítico para o sucesso do negócio — possuindo até mesmo um profissional especializado por ela, o “contract manager” —, por aqui, o assunto é pouco discutido.

Em termos práticos, uma empresa que subestima a gestão de contratos pode acabar deixando de renovar aquela parceria com um fornecedor-chave, resultando em desabastecimento na linha de produção. Ela pode, ainda nessa situação, não efetuar o pagamento de algum supplier em determinado mês, culminando no corte de algum serviço básico.

Isso sem falar que os termos acordados em um contrato podem se revelar impraticáveis, em virtude de algum fator externo, posterior ao acordo. Será necessário, nesses casos, fazer um ajuste chamado de equilíbrio econômico-financeiro.

Por fim, vamos lembrar que o tempo extenso para fechamento de contratos — advindo de situações burocráticas, como assinaturas manuscritas e reconhecimentos cartorários — pode fazer a sua empresa perder alguma grande oportunidade.

Será que não vale a pena pensar em controle de contratos como ponto-chave na organização e evitar todos os problemas mencionados? Hoje você vai conhecer 4 práticas para uma gestão eficiente nessa área. Confira!

1. Implemente um sistema de gestão de contratos automatizado

O sistema tributário brasileiro, com sua infinidade de normas jurídicas e obrigações acessórias, torna impossível, atualmente, organizar um setor contábil sem o auxílio de um bom sistema de gestão.

Da mesma forma, a imensa quantidade de processos controlados nos escritórios contábeis, bem como a sua vastidão de peças jurídicas, também faz ser impensável manter um escritório de portas abertas sem usar sistemas eletrônicos integrados ao Processo Judicial eletrônico (PJe).

Reflita: se para todas as áreas, os sistemas computacionais são fundamentais para garantir controle, celeridade e organização, por que justamente no segmento de contratos, que é o nascimento da relação jurídica entre duas empresas, não seria preciso ter um software especializado?

Como já dissemos, de nada adianta falar em redução de custos se a empresa perde prazos e arca com multas contratuais por não gerenciar bem os seus acordos. Da mesma forma, não adianta discursar sobre produtividade, se o setor produtivo fica parado porque alguém no jurídico “se esqueceu” de fazer um aditamento junto a um fornecedor.

Nesse sentido, para aprimorar a rotina nos escritórios, inserem-se os sistemas especializados em controle de contratos automatizados, capazes de:

  • centralizar todos os dados de seus contratos, emitindo relatórios e gráficos com indicadores de custos, aumento de receitas e análise de retorno sobre investimento (ROI), por exemplo;
  • disparar alertas semanas antes do fim de um contrato;
  • emitir boletos bancários automaticamente;
  • elaborar uma matriz de análise de riscos em cada contrato;
  • pré-programar a emissão de aditivos.

E aí, você ainda acha que é mais econômico ocupar um ou mais funcionários fazendo esse tipo de tarefa em planilhas do Excel?

2. Trabalhe com análise de dados para definir a dimensão do fornecimento do objeto contratual

Como prever, no início do ano, qual o volume de matéria-prima que você precisa para o setor produtivo? Como saber qual o plano de suporte de incidentes críticos que é mais adequado para a sua empresa ao recorrer ao outsourcing de tecnologia da informação (TI)? Difícil, não?

O resultado dessa imprevisibilidade costuma ser a existência de contratos em configurações maiores que a empresa realmente necessita, gastando recursos desnecessariamente. Tão ruim quanto isso, é subestimar suas reais demandas e deixar os insumos caírem abaixo do estoque de segurança.

Contudo, você pode evitar esses problemas fortalecendo o departamento de suprimentos com um software capaz de mensurar, com base em Big Data, variáveis como Ponto de Pedido, Rotatividade dos Estoques e Curva ABC.

Veja que estamos falando de questões que interferem diretamente em um bom controle de contratos e que, por isso, devem fazer parte de um plano estratégico na área. Afinal, quando os objetos contratuais são ajustados no ponto ideal, torna-se mais fácil acompanhar o ciclo de vida do contrato e alinhar suas disposições à realidade da execução.

3. Contrate um gestor de contratos

Todas as relações comerciais se iniciam com um bom contrato. Dessa forma, ter um profissional com expertise em direito, finanças e suprimentos, além de estar disponível para execução contratual até o fim, é imprescindível para reduzir custos e tornar a empresa mais eficiente na gestão de recursos. Esse profissional é responsável por:

  • negociar os termos contratuais da forma mais adequada aos interesses da empresa;
  • diagnosticar eventuais desvios ou não cumprimento das disposições acordadas;
  • indicar a viabilidade de aplicação das penalidades contratuais em caso de descumprimento de cláusulas;
  • negociar a rescisão contratual;
  • acompanhar todo o ciclo de vida do contrato;
  • repactuar cláusulas, tendo em vista o reequilíbrio econômico-financeiro, desalinhado em virtude de força maior ou caso fortuito;
  • registrar todos os eventos na relação empresa-fornecedor para fins de auditoria e compliance;
  • fazer análises críticas e propor aprimoramentos ou modificações sempre que julgar necessário.

4. Dê mais velocidade e segurança na consolidação de contratos com a assinatura digital

Um contrato assinado de forma tradicional — em papel — traz uma série de problemas às organizações, a começar pelo risco de fraude. Afinal, não são poucos os casos de estelionato na formalização de negócios entre empresas. Essa é uma vulnerabilidade inerente à assinatura à caneta.

Outro problema é o risco de danos ao documento, uma vez que mesmo que o contrato seja digitalizado, o valor jurídico do acordo só tem forma com a apresentação da via original. Basta um simples extravio e sua empresa estará desprotegida juridicamente.

O maior problema desse formato, no entanto, é o imenso lapso de tempo necessário para deixar um contrato pronto — vigente —, além dos altos custos envolvidos. Há gastos com papel, impressões, tintas, reconhecimentos de firmas, envio de vias por SEDEX, além de outras dezenas de pequenas despesas. Tudo isso para ter um fluxo de trabalho mais lento e que prejudica toda a produtividade de sua empresa.

Isso porque primeiramente é preciso elaborar a minuta. Depois, ela deve passar pelo gestor da organização que, após aprová-la, remete-a ao fornecedor. Em caso de sugestões de alteração, as vias retornam — por e-mail ou pelo Correio — e todo o processo se reinicia. Uma tragédia em termos de controle de contratos.

Após a concordância mútua, é preciso colher as assinaturas, que se forem físicas, vão implicar em custos adicionais com motoboys para levar as vias aos interessados. Como tudo se faz em um único documento físico, esse fluxo pode demorar até 15 dias. Por fim, ainda há a necessidade de levar tudo a um cartório para reconhecer as firmas de cada um e, finalmente, entregar cada via já com validade jurídica.

Isso faz algum sentido no mundo de hoje? Muitas empresas já abandonaram de vez esse tipo de procedimento de décadas atrás. Tudo em nome da assinatura digital, que tem validade jurídica para todos os efeitos, não necessita de autenticações cartorárias, reduz custos, mas, principalmente, diminui o tempo de fechamento de um contrato. Fundamental na era dos negócios digitais.

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